แจกแจง “กิจกรรม 5 ส มีอะไรบ้าง” เพื่อการทำงานในองค์กรที่ดียิ่งขึ้น

เคยรู้สึกเหนื่อยล้าขึ้นมาเฉย ๆ ไม่อยากตื่นเช้าไปทำงาน ไม่รู้ว่าทำงานไปเพื่ออะไร หรือไม่สนุกกับงานแล้วหรือเปล่า หรือคุณอาจกำลังเจอกับภาวะเบิร์นเอาต์หรือหมดไฟในการทำงานอยู่

ในโลกการทำงานปัจจุบัน หลายคนคงอาจได้ยินภาวะเบิร์นเอาต์ หมดไฟ หมดกำลังใจ ไม่มีแพสชั่นในการทำงานมากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งเรื่องเหล่านี้เกิดขึ้นได้ในองค์กรที่ทำงานหนักเกินไป หรืออยู่ในภาวะกดดันตลอดเวลา หรือฝืนทำงานที่ตัวเองไม่ชอบ และหากปล่อยเอาไว้ อาจนำไปสู่โรคทางจิตใจอื่น ๆ ที่จะยิ่งแก้ไขได้ยากขึ้นเรื่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นโรคซึมเศร้า หรือโรควิตกกังวล

องค์กรรุ่นใหม่หลาย ๆ องค์กรได้เริ่มตระหนักถึงปัญหาเหล่านี้มากขึ้นเรื่อย ๆ นำไปสู่นโยบายอันหลากหลายที่ต้องการพัฒนาคุณภาพชีวิตคนทำงานให้ดียิ่งขึ้น ผ่านการลดจำนวนวันในการทำงานลงเพื่อให้คนได้มีเวลาเป็นของตัวเองขึ้น การเลิกใช้ระบบวัดผลที่แข็งตัวเพราะเป็นการกดดันคนทำงาน รวมไปถึงการปรับสภาพแวดล้อมในที่ทำงานให้เหมาะสมกับพนักงาน ซึ่งสิ่งแวดล้อมนั้นมีอิทธิพลกับผู้คนอย่างเหลือเชื่อ

ซึ่งมีแนวคิดหนึ่งที่หลาย ๆ องค์กรมักเลือกใช่คือ แนวคิด 5 ส. หรือภาษาอังกฤษจะใช้ว่า 5S นั่นเอง 

5 ส. เริ่มต้นมาจากไหน?

5 ส. เป็นแนวคิดการดูแลปละสร้างสภาพแวดล้อมให้เอื้อต่อคนทำงาน ซึ่งที่มาที่ไปของแนวคิดนี้อาจไม่ได้มีจุดเริ่มต้นอย่างชัดเจน แต่ประเทศที่ทำให้เกิดกระแสของแนวคิดนี้คือประเทศที่ขึ้นชื่อเรื่องการมีสภาพแวดล้อมที่ดีและเป็นระเบียบมากที่สุด นั่นก็คือประเทศญี่ปุ่น

โดยแนวคิดนี้เริ่มเป็นที่แพร่หลายในวงกว้างช่วงหลังสงครามโลกครั้งที่ 2 บริษัทรถยนต์ที่เราคุ้นเคยอย่างโตโยต้า โดยพวกเขาเชื่อว่าการสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้

5S ในภาษาอังกฤษนั้น แท้จริงแล้วจึงเป็น S ที่ถอดเสียงจากคำภาษาญี่ปุ่นมา โดยทั้ง 5 ข้อนั่นก็คือ

1. สะสาง หรือ Seri

2.สะดวก หรือ Seiton

3. สะอาด หรือ Seiso

4. สุขลักษณะ หรือ Seiketsu

5. สร้างนิสัย หรือ Shitsuke

ทำไมต้อง 5 ส.?

ทุกคนคงจะสงสัยกันว่าทำไมต้องเป็น 5 ส. ด้วย ความจริงแล้วแต่ละข้อล้วนมีความหมายและความจำเป็นในการสร้างสภาพแวดล้อมในองค์กรให้เหมาะกับพนักงาน เราพาลงลึกไปไขความกระจ่างกัน

สะสาง 

การสะสางนี้ก็คือการจัดระเบียบข้าวของในออฟฟิศให้ชัดเจน แยกอย่างเป็นระบบและมีความชัดเจนว่าสิ่งไหนจำเป็นหรือไม่จำเป็นโดยไม่ต้องเสียดายกับสิ่งที่จะถูกทิ้งไป เพราะการจัดระเบียบนี้จะทำให้คนในองค์กรสามารถหยิบใช้ของได้ถูกต้อง ไม่เกิดเหตุการณ์หาของไม่เจอจนเสียเวลา หรือต้องซื้อของมาซ้ำ อีกทั้งยังทำให้การดำเนินการทุกอย่างเป็นไปได้อย่างรวดเร็วมากขึ้นด้วย ไม่ต้องเสียเวลาหงุดหงิดเพื่อค้นหาของ

นอกจากนี้ยังอาจช่วยเพิ่มพื้นที่ในการทำงาน ทำให้ออฟฟิศดูโปร่งโล่ง สะอาดตา น่าทำงาน ซึ่งมีงานวิจัยกล่าวว่าพื้นที่ที่มีข้าวของเยอะหรือรกนั้นจะรบกวนการทำงานของสมองมากกว่าพื้นที่โล่ง ซึ่งทำให้มีสมาธิมากกว่า นอกจากนี้การสะสางของยังทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการทำงานลดลงได้อีกด้วย เพราะทุกอย่างอยู่กันเป็นระเบียบแล้ว

จุดที่ควรสะสางได้แก่โต๊ะทำงานของพนักงาน ตู้เก็บเอกสาร ตู้เก็บของ ชั้นวางของ ห้องเก็บของ หรือแม้แต่มุมอับต่าง  ๆ ทั้งภายในและภายนอกที่ทำงาน ทั้งนี้อาจรวมไปถึงห้องครัวด้วย

สะดวก

เมื่อสะสางแล้ว สิ่งที่ควรทำต่อมาคือการทำให้อุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงานนั้นเข้าถึงได้อย่างสะดวกโดยคำนึงถึงกระบวนการใช้งานและความปลอดภัย ซึ่งอาจเริ่มต้นจากการวางไว้ในมุมที่ทุกคนเข้าถึงได้ สิ่งใดใช้งานบ่อยก็สามารถนำมาวางไว้ใกล้ตัวมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังต้องเน้นย้ำให้เก็บเข้าที่เดิมเพื่อง่ายต่อการจดจำ หากเก็บในกล่องหรือบนชั้นอาจติดป้ายเพื่อบอกได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ไม่ต้องค้นหาให้เสียเวลา 

การสร้างสภาพแวดล้อมให้สะดวกต่อผู้ใช้งานจะช่วยลดเวลาในการค้นหาไปได้มาก ทำให้ไม่ต้องเสียเวลากับสิ่งที่ไม่จำเป็น นอกจากนี้ยังทำให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยลง ลดการเกิดอุบัติเหตุ และทำให้สภาพแวดล้อมดูดีขึ้นไปพร้อมกัน

สะอาด

ความสะอาดเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งในการทำงาน เพราะเมื่อองค์กรเต็มไปด้วยความสกปรก ก็ทำให้ประสาทสัมผัสของคนทำงานถูกรบกวนได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นสายตาที่เห็นแต่ข้างของไม่น่ามอง กลิ่นที่อาจไม่พึงประสงค์ หรือแม้แต่การรับประทานอาหารก็อาจไม่ถูกสุขลักษณะไปด้วย แถมยังส่งผลให้องค์กรดูไม่สดชื่น ห่อเหี่ยว แทนที่จะได้รับพลังใจที่ดีจากสภาพแวดล้อม

การทำความสะอาดนั้นเริ่มต้นได้ในทุกพื้นที่ของสถานที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นพื้น ผนัง เพดาน บนโต๊ะทำงาน ในมุมอับต่าง ๆ ห้องครัว ห้องน้ำ ห้องขยะ รวมถึงอุปกรณ์การทำงานต่าง ๆ  อาจจะมีการแบ่งฝ่ายช่วยกันดูแลพื้นที่ และมีคนที่คอยตรวจสอบเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐาน ถ้าเป็นโรงงานที่มีเครื่องจักร การดูแลทำความสะอาดเครื่องจักรก็จะช่วยรักษาอายุให้สามาถใช้ต่อได้นาน ๆ ด้วย

เมื่อพื้นที่ทำงานสะอาด จิตใจของคนทำงานก็จะรู้สึกสดชื่นเบิกบานตามไปด้วย เพราะไม่มีกลิ่นหรือมุมมองที่ไม่น่าดูจนทำให้เสียสมาธิได้ง่าย และกลายเป็นการลดศักยภาพการทำงานของคนทำงานลง

สุขลักษณะ

ทั้ง 3 ส. ที่กล่าวไปข้างต้น นำมาสู่เรื่องของ สุขลักษณะซึ่งเป็นเรื่องจำเป็นที่สุด เพราะนี่คือการกำหนดกรอบมาตรฐานของสุขลักษณะที่องค์กรต้องยึดถือเอาไว้ เพื่อให้ที่ทำงานมีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมต่อคนในองค์กร 

โดยสุขลักษณะนี้เป็นทั้งในเรื่องทางกายและทางใจ ไม่ว่าจะเป็นออฟฟิศที่ไม่อับชื้นหรือสกปรกจนก่อให้เกิดโรคทางกาย และไม่กดดันจนก่อให้เกิดความเครียดซึ่งจะกระทบต่อจิตใจในระยะยาว

โดยการทำ 3 ส. ข้างต้นเป็นส่วนช่วยทำให้สุขลักษณะทางกายและใจดีขึ้น แถมเป็นหน้าเป็นตาให้กับองค์กรนั้น ๆ ด้วย แต่นอกจาก 3 ส. การดูแลพนักงานอย่างใกล้ชิดก็สำคัญ

ปัจจุบันมีแอปพลิเคชันที่ช่วยติดตามสุขลักษณะของพนักงาน ได้แก่ SAKID ที่มีบริการโค้ชสุขภาพพนักงานส่วนตัวที่ช่วยให้ดูแลสุขลักษณะของคนทำงานได้ทั่วถึงขึ้น โดยบริการนี้จะช่วยดูแลพนักงานใน 3 มิติจาก นักกำหนดอาหาร นักวิทยาศาสตร์การกีฬา และนักจิตวิทยา มาออกแบบคำแนะนำ และให้คำปรึกษาเจาะลึกรายบุคคล ตามปัญหาด้านสุขภาพที่เกิดขึ้นจริง สามารถตอบคำถามได้ตามความต้องการ ออกแบบแนวทางการปฏิบัติตามรายบุคคล เห็นภาพและเข้าใจง่าย  

ซึ่ง HR ก็สามารถเข้าใจปัญหาหรืออุปสรรคของพนักงานที่อาจเกิดจากสุขลักษณะที่ไม่ถูกต้องในองค์กรด้วย

สร้างนิสัย

สุดท้ายแล้วก็จะทำให้ทั้ง 4 ส. ที่กล่าวมาเกิดขึ้นได้ ก็ต้องเสริมแรงเรื่องการสร้างนิสัยให้กลายเป็นนิสัยติดตัวไป โดยอาจจะมีการกำหนดวันทำกิจกรรม 5 ส.  เป็นประจำทุกวัน เพื่อให้เกิดความคุ้นชิน มีการแบ่งแยกความรับผิดชอบอย่างชัดเจน และคอยติดตามผลลัพท์อยู่เสมอ

นอกจากนี้ อาจลองมีการเวิร์กชอปหรือเทรนนิ่งเพื่อให้ได้เรียนรู้เรื่องสุขลักษณะเสมอ ซึ่งปัจจุบันการเข้าถึงเวิร์กช็อปก็ง่ายดายขึ้นผ่านออนไลน์ อย่างเช่นแอปพลิเคชัน SAKID ที่ช่วยประเมินเป้าหมายได้อย่างสะดวกสบายผ่านการใช้ระบบประมวลผลจากข้อมูลสุขภาพและการตอบคำถามบนแอปพลิเคชัน เพื่อจัดเวิร์กช็อปออนไลน์ตรงกับความต้องการของผู้ใช้งาน เพิ่มพูนทักษะที่จำเป็นแก่คนทำงาน วัดผลได้ง่าย ชัดเจน และติดตามผลลัพธ์ได้สะดวก

ซึ่งการเรียนรู้จะช่วยทำให้คนในองค์กรตื่นตัวอยู่เสมอและเป็นการย้ำเตือนสร้างนิสัยที่ดีต่อตนเองและต่อองค์กรไปพร้อม ๆ กัน

ประโยชน์ของการ 5 ส.

หากองค์กรใดที่สามารถสร้าง 5 ส. ได้อย่างจริงจังนั้น ก็จะได้ประโยชน์จากแนวคิดนี้มากมายไม่ว่าเป็น

– ส่งเสริมให้สภาพแวดล้อมเหมาะกับการทำงาน ทำให้คนทำงานมีสมาธิและมีศักยภาพมากขึ้น

– เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน เพราะไม่ต้องเสียเวลากับสิ่งที่ไม่จำเป็น

– ลดอุบัติเหตุและความเสี่ยงในพื้นที่การทำงาน เนื่องจากจัดวางของไว้อย่างเป็นระบบ

– ลดการสูญหายของอุปกรณ์ในที่ทำงาน และทำให้ไม่ต้องเสียรายจ่ายอย่างไม่จำเป็น

– สร้างความรู้สึกร่วมในการเป็นเจ้าขององค์กรกับพนักงาน เพราะนับเป็นการดูแลพื้นที่ร่วมกัน

แจกเครื่องมือที่ชวนทำให้ 5 ส. ง่ายขึ้น

หากใครยังนึกไม่ออกว่าจะเริ่มต้นทำ 5 ส. ในองค์กรอย่างไร เรามีเครื่องมือง่าย ๆ มาแนะนำให้ทุกคนได้ลองใช้ตามกัน

– ป้ายแจกแจงการจัดระเบียบอุปกรณ์ (Shadow Board)

– การขีดเส้นบอกตำแหน่ง (Floor Masking)

– ป้ายแสดงสัญลักษณ์ในแต่ละพื้นที่ (Sign)

– ป้ายสำหรับบอกชื่ออุปกรณ์หรือสิ่งของ (Labeling)

– แอปพลิเคชัน SAKID ที่คอยดูแลและติดตามผลสุขภาวะของพนักงาน

สรุป

เพราะเราต่างใช้ชีวิตในที่ทำงานไม่น้อยไปกว่าการอยู่บ้าน การสร้างสถานที่ทำงานให้น่าอยู่ น่ามอง น่านั่งทำงานจึงเป็นเรื่องสำคัญพอ ๆ กัน และนั่นทำให้ 5 ส. เป็นแนวคิดสำคัญที่หลายองค์สามารถเลือกนำไปใช้เพื่อคนในองค์กรได้ 

ซึ่งนอกจากจะทำให้จิตใจรู้สึกปลอดโปร่งขึ้น ในด้านร่างกายเมื่อมีการดูแลความเรียบร้อย ปรับสภาพแวดล้อมให้เป็นระเบียบ ก็จะช่วยลดอุบัติเหตุได้มากขึ้น นอกจากนี้ปัจจุบันยังมีตัวช่วยที่ทำให้การปฏิบัติตาม 5 ส. เป็นไปได้ง่ายยิ่งขึ้น เช่น แอปพลิเคชัน SAKID ที่เป็นตัวช่วยองค์กรในการวางแผนดูแลสถานที่ทำงานให้พนักงานมีคุณภาพชีวิตที่ดี ที่มีโปรแกรมอย่าง Workplace Wellness Program ซึ่งจะเป็นตัวช่วยให้องค์กรเข้าถึง 5 ส. ได้ง่ายมากขึ้นนั่นเอง