URL Copied!

[เคล็ดลับ] สร้าง Smart Office ที่ดีเพื่อองค์กรของคุณ

ตั้งแต่เกิดโรคระบาดโควิด-19 มา ทำให้หลายองค์กรต่างต้องปรับตัว ทั้งรูปแบบการทำงาน รวมไปถึงออฟฟิศที่ต้องหันมาใส่ใจกับการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมที่โรคระบาดทิ้งร่องรอยไว้ให้

 

หนึ่งในวิธีการออกแบบออฟฟิศที่ได้รับการพูดถึงเพื่อช่วยให้การทำงานยุคหลังโควิด-19 สะดวกสบายขึ้น ก็คือ Smart Office หรือออฟฟิศอัจฉริยะ ที่เน้นการทำงานของมนุษย์กับเทคโนโลยีที่จะเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการอำนวยความสะดวกให้กับคนทำงาน และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรให้มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น

 

ชวนไปดูเคล็ดลับการออกแบบ Smart Office ที่จะกลายเป็นหนึ่งในรูปแบบออฟฟิศแห่งอนาคตกัน

 

Smart Office คืออะไร

 

Smart Office คือ ออฟฟิศที่มีการนำเทคโนโลยีมาช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน โดยเทคโนโลยีนี้ไม่ได้เข้ามาแทนที่คนในองค์กร แต่จะช่วยเสริมแรงให้ผลงานที่ออกมานั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังสร้างความสะดวกสบายให้กับคนทำงานมากยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นหนึ่งในสวัสดิการที่ช่วยทุ่นแรงคนทำงานได้อีกด้วย

 

เทคโนโลยีที่ว่านั้นยิ่งได้รับความสำคัญในยุคโควิด-19 ที่พนักงานต้อง work from home ไม่ว่าจะเป็นการทำงานที่สามารถเชื่อมต่อได้ทุกหนทุกแห่งไม่ว่าจะทำงานที่บ้าน หรือที่ออฟฟิศ การประชุมงานทางไกล หรือแม้แต่ระบบประชุมงานต่าง ๆ 

 

Smart Office นี้เองที่จะเข้ามาเป็นตัวแปรสำคัญของการทำงานในโลกอนาคต เมื่อทุกคนสามารถเชื่อมต่อกันได้ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่ออฟฟิศหรือไม่

 

3 ปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิด Smart Office

 

แน่นอนว่า Smart Office ไม่ได้หมายถึงเพียงแค่เทคโนโลยีที่ใช้ในการทำงานเท่านั้น แต่ยังมีปัจจัยอื่น ๆ ที่สำคัญ นั่นก็คือ

 

1. ผู้คน : พนักงานหรือคนในองค์กรเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้เกิด Smart Office เพราะการทำงานยังคงมี ‘มนุษย์’ เป็นหัวใจสำคัญขององค์กร โดยคนเหล่านี้ต้องได้รับความเตรียมพร้อมหรือมีทัศนคติพร้อมเปลี่ยนแปลงและเปิดรับรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ เพื่อให้สอดรับกับเทคโนโลยีที่จะเข้ามาเติมเต็ม

 

2. เทคโนโลยี : เทคโนโลยีคือเครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกให้เกิด Smart Office ได้ง่ายขึ้น โดยอาศัยความอัจฉริยะของเทคโนโลยีในการจัดการสิ่งต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานลื่นไหลและมีประสิทธิภาพไปพร้อมกัน

 

3. สถานที่ : แม้ว่า Smart Office จะสามารถเชื่อมโยงคนทำงานได้ทุกที่ แต่สถานที่ทำงานหรือออฟฟิศก็ยังเป็นสถานที่สำคัญต่อการทำงานหรือการจัดการต่าง ๆ แต่อาจมีการปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับโลกยุคใหม่มากขึ้นนั่นเอง

 

 

เทคโนโลยีสำคัญที่ทำให้เกิด Smart Office

 

แม้ว่าบนโลกนี้จะมีเทคโนโลยีมากมายให้ได้เลือกใช้ แต่สำหรับพื้นฐานของ Smart Office นั้นมีเทคโนโลยีสำคัญที่หากใครอยากสร้างออฟฟิศอัจฉริยะต้องทำความรู้จักและนำมาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกสบายอย่างรอบด้าน

 

– Internet of things (IoT)

 

Internet of things (IoT) หรือ อินเทอร์เน็ตในทุกสิ่ง คือการที่อุปกรณ์เทคโนโลยีต่าง ๆ ถูกเชื่อมต่อถึงกันด้วยอินเทอร์เน็ต ทำให้คนทำงานสามารถเข้าถึงอุปกรณ์ต่าง ๆ ผ่านอินเทอร์เน็ตได้อย่างสะดวกสบายขึ้น แม้จะไม่ได้อยู่ในพื้นที่นั้น ๆ เช่น การเปิด-ปิดเครื่องใช้ไฟฟ้าด้วยการสั่งการผ่านแอปโทรศัพท์ ซึ่งช่วยอำนวยให้ Smart Office นั้นง่ายขึ้น

 

– Machine learning

 

หากใครคุ้นเคยกับ AI หรือการสุ่มเพลงของ Spotify นั่นคือการอาศัย  Machine learning ในการทำงาน โดย Machine learning นั้นเป็นการให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถเรียนรู้ด้วยตัวเองผ่านข้อมูลที่เราป้อนให้ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานของคนเราง่ายขึ้น เพราะการประมวลผลของระบบคอมพิวเตอร์นั้นอาจแม่นยำกว่ามนุษย์ และส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงาน จึงจำเป็นอย่างยิ่งต่อ Smart Office

 

เคล็ดลับการทำ Smart Office

 

– สอบถามความเห็นพนักงาน และให้โอกาสพนักงานได้เลือกสิ่งที่ต้องการ เพื่อให้เกิดการใช้งานได้ร่วมกันอย่างสูงสุด

 

– วิเคราะห์พฤติกรรมการใช้งานออฟฟิศของพนักงาน เพื่อนำไปวิเคราะห์และออกแบบ Smart Office ได้อย่างตรงจุด

 

– ปรับเปลี่ยนและลดพื้นที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และลงทุนกับเทคโนโลยีที่มีศักยภาพแทน

 

– เลือกใช้เทคโนโลยีที่จำเป็นก่อน แล้วค่อย ๆ เพิ่มเติมส่วนอื่น ๆ ที่ต้องการ เพื่อให้พนักงานได้ค่อย ๆ ปรับตัว

 

– วิเคราะห์และประเมินผลความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เพื่อนำไปวิเคราะห์ความคุ้มทุนของการทำ Smart Office

 

 

ตัวอย่างเทคโนโลยีที่ใช้ใน Smart Office

 

– Interactive Floor Plans: ระบบเช็กความเคลื่อนไหวภายในออฟฟิศ

 

– Environment Access control: ระบบที่ช่วยปรับสภาพแวดล้อมให้เหมาะสมไม่ว่าจะเป็นการควบคุมแสงหรืออุณหภูมิห้อง เช่น Toppan

 

– Visitor management: เทคโนโลยีที่ช่วยบันทึกข้อมูลผู้เข้ามาติดต่อ เช่น W+ Visitar

 

– Desk Booking Software: โปรแกรมจองโต๊ะทำงาน เช่น Roomminister

 

– Meeting Room Management Software: โปรแกรมจัดการ/จองห้องประชุม เช่น KTNBS

 

– Fault reporting and support request streamlining: เทคโนโลยีที่คอยรายงานความผิดปกติในออฟฟิศ

 

– Workplace Analytics: เทคโนโลยีวิเคราะห์การทำงานในองค์กรเพื่ออำนวยความสะดวกคนทำงาน เช่น Microsoft

 

–  โปรแกรมวิเคราะห์สุขภาพพนักงาน: โปรแกรมที่ช่วยดูแลสุขภาพคนทำงานรายบุคคล และนำไปประเมินเพื่อดูแลพนักงานได้อย่างรอบด้านทั้งสุขภาพกายและใจ เช่น SAKID

 

ประโยชน์ของการทำ Smart Office ในยุคหลังโควิด

 

– เพิ่มความโปรดักทีฟให้คนทำงาน เนื่องจากมีเทคโนโลยีที่เอื้อให้ทำงานได้สนุกและท้าทายขึ้น

 

– ส่งเสริมคุณภาพชีวิตที่ดีให้กับพนักงาน เพราะพนักงานจะใช้เวลากับงานที่ไม่จำเป็นน้อยลง

 

– สร้างประสบการณ์การทำงานที่ดีให้กับพนักงาน เพราะมีตัวช่วยอำนวยความสะดวก ทำให้ลดปริมาณงานที่ไม่จำเป็นลง

 

– ผู้บริหารมีข้อมูลในการวางกลยุทธ์จากข้อมูลที่ได้รับจากอุปกรณ์หรือเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่นำมาใช้ และสามารถออกแบบนโยบายที่เหมาะสมต่อไปได้ เพราะมีการจัดการข้อมูลอย่างเป็นรูปธรรมจากเทคโนโลยี

 

– เพิ่มความปลอดภัยด้านสุขอนามัยให้กับออฟฟิศ เพราะ Smart Office ส่งเสริมให้คนสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ยิ่งในยุคโรคระบาด ยิ่งช่วยให้สามารถทำงานจากที่บ้านโดยไม่มีอุปสรรคด้านการสื่อสาร

 

– ลดค่าใช้จ่ายพื้นที่ออฟฟิศ เนื่องจาก Smart Office เข้ามาเป็นตัวกลางเชื่อมทุกคนจากทุกมุมโลก ทำให้ออฟฟิศอาจไม่จำเป็นต้องรองรับคนจำนวนมาก แต่ออกแบบให้เหมาะสมกับการใช้งานแทนได้

 

– Smart Office จะช่วยดึงดูดพนักงานใหม่ ๆ ด้วยความทันสมัยและการเป้นหนึ่งในสวัสดิการที่อำนวยความสะดวกให้คนทำงานมากยิ่งขึ้น 

 

สรุป

 

ในยุคหลังโรคระบาดที่ผู้คนต่างคุ้นชินกับการทำงานจากบ้าน ทำให้ออฟฟิศหลาย ๆ แห่งต่างต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับพฤติกรรมของคนทำงาน ซึ่ง Smart Office เป็นหนึ่งในรูปแบบการทำงานที่อาจช่วยตอบโจทย์นี้ได้เป็นอย่างดี

 

แม้บางเทคโนโลยีจะยังอยู่ดูไกลตัว แต่ในไทยเองก็มีเทคโนโลยี Smart Office ที่เข้าถึงได้มากมาย เช่น โปรแกรมดูแลสุขภาพอย่าง SAKID ที่คอยวิเคราะห์และประเมินสุขภาพพนักงาน พร้อมทั้งเชื่อมต่อกันและกันได้ตลอดเวลาผ่านแอปพลิเคชันที่ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ช่วยดูแลทั้งสุขภาพกายและใจ อีกทั้งยังเชื่อมคนทำงานกับโค้ชสุขภาพส่วนตัวที่จะอำนวยความสะดวกให้พนักงานได้เข้าถึงคุณภาพชีวิตที่ดียิ่งขึ้น

 

Smart Office จึงไม่ใช่แค่การนำเทคโนโลยีมาใช้ประกอบการทำงาน แต่เป็นการยกระดับคุณภาพชีวิตของคนทำงานให้เติบโตไปพร้อมกัน

บทความที่น่าสนใจ

Sakid thumbnail-หมด Passion ในการทำงาน

เมื่อพนักงานสูญเสีย Passion ในงาน: วิธีจุดประกายแรงบันดาลใจในที่ทำงานอีกครั้ง

โดยทั่วไปหมายถึงแรงผลักดันอย่างแรงกล้าที่ทำให้เรามุ่งมั่นและเต็มใจอุทิศตนให้กับกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งอย่างต่อเนื่องและทำอย่างเต็มกำลังความสามารถ (Vallerand, 2015) โดย  Passion ในการทำงาน (Work passion) คือ สภาวะทางจิตใจที่บุคคลรู้สึกกระตือรือร้น ยินดี และเต็มใจที่จะอุทิศเวลา พลังกาย พลังใจ ให้กับการทำงาน จนรู้สึกว่างานเป็นส่วนหนึ่งที่มีคุณค่าในชีวิต (Vallerand et al., 2003) และในทางจิตวิทยาอุตสาหกรรมและองค์การแบ่ง passion ออกเป็น 2 ประเภท คือ harmonious passion และ obsessive passion

อ่านต่อ »

โลกยุค VUCA เปลี่ยนแปลงรวดเร็ว รับมือทางการเงินอย่างไรดี

ในโลกทุกวันนี้ ท่ามกลางความรวดเร็วในกระแสธารของการแข่งขันเพื่อพัฒนาและก้าวข้ามขีดจำกัดต่าง ๆ ของมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องนวัตกรรมและเทคโนโลยีด้านดิจิทัล ปัญญาประดิษฐ์และหุ่นยนต์ทดแทนแรงงานมนุษย์ ความก้าวหน้าทางการแพทย์และวิศวกรรมแขนงต่าง ๆ หรือแม้กระทั่งการสำรวจแหล่งทรัพยากรใหม่ ๆ นอกโลกใบนี้ ฯลฯ จึงทำให้เกิดความเป็นไปได้ของโลกในอนาคต ในรูปแบบต่าง ๆ ที่ซับซ้อนยากเกินจะคาดเดาและคาดการณ์อย่างมั่นใจได้ว่า การใช้ชีวิตในอนาคตของเรานั้นจะเปลี่ยนไปจากปัจจุบันมากแค่ไหน

อ่านต่อ »
Cover-Burn-out-sakid

WORKSHOP BURN OUT

กิจกรรม “ภาวะหมดไฟ กับสิ่งต่างๆ”

เมื่อวันที่ 18 พฤษภาคม 2566 SAKID  ได้จัดกิจกรรม Workshop  “Burn Out”  ให้กับธนาคาร UOB โดยนักจิตวิทยา ผู้เข้าฟังจะได้ทำการสำรวจตัวเองว่าอาการนี้เรียกว่า หมดไฟ หรือเปล่า และสามารถจัดการกับความรู้สึกได้อย่างไร การจัดการความเครียดจากการทำงานเพื่อไม่ให้กระทบกับสุขภาพใจ

อ่านต่อ »
Sakid thumbnail well-SAKID

Well-Being กลยุทธ์สร้างสุขภาวะที่ดีให้กับพนักงาน

ทุกธุรกิจ ทุกองค์กร มีการจัดการคนทำงานในรูปแบบที่แตกต่างกันไป ถ้าวันนี้ลองสังเกตดูว่า พนักงานของเรา ยังมีความสุขในการทำงานหรือไม่ การทำงานของแต่ละคนมีประสิทธิภาพที่ตอบโจทย์องค์กรมากแค่ไหน และคุณภาพชีวิตของพนักงานดีขึ้นทุกด้านรึเปล่า หากผู้นำหรือผู้บริหารสามารถมองจุดนี้ได้ ธุรกิจก็จะสามารถเดินหน้าต่อไปได้อย่างยั่งยืน

อ่านต่อ »

Workshop ยืด เหยียด ขยับ มาออกกำลังกายกัน #workshop3อ #ออกกำลังกาย

เริ่มต้นดูแลสุขภาพพนักงาน ด้วยการให้ความรู้ ความเข้าใจที่ถูกต้อง ในเรื่องการออกกำลังกายอย่างไร ให้เกิดการเผาผลาญ , คลาสออกกำลังกายในที่ทำงาน โดยนักวิทยาศาสตร์การกีฬา และการขยับตัว ปรับท่านั่ง ท่าทางการเดิน การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงาน ที่ทำให้เกิด office syndrome โดยนักกายภาพผู้ที่มีประสบการณ์

อ่านต่อ »
แพคเกจตรวจสุขภาพ

“แพคเกจตรวจสุขภาพ” เลือกอย่างไรให้เหมาะสมที่สุด

ขอแนะนำวิธีเลือกแพคเกจตรวจสุขภาพที่เหมาะกับแต่ละคน เพราะหนึ่งในการดูแลร่างกายที่คนมักหลงลืมคือการตรวจสุขภาพประจำปี แนะนำวิธีการเลือก และแพคเกจพนักงาน

อ่านต่อ »