
[เคล็ดลับ] สร้าง Smart Office ที่ดีเพื่อองค์กรของคุณ
- 20/12/22
ตั้งแต่เกิดโรคระบาดโควิด-19 มา ทำให้หลายองค์กรต่างต้องปรับตัว ทั้งรูปแบบการทำงาน รวมไปถึงออฟฟิศที่ต้องหันมาใส่ใจกับการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมที่โรคระบาดทิ้งร่องรอยไว้ให้
หนึ่งในวิธีการออกแบบออฟฟิศที่ได้รับการพูดถึงเพื่อช่วยให้การทำงานยุคหลังโควิด-19 สะดวกสบายขึ้น ก็คือ Smart Office หรือออฟฟิศอัจฉริยะ ที่เน้นการทำงานของมนุษย์กับเทคโนโลยีที่จะเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการอำนวยความสะดวกให้กับคนทำงาน และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรให้มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น
ชวนไปดูเคล็ดลับการออกแบบ Smart Office ที่จะกลายเป็นหนึ่งในรูปแบบออฟฟิศแห่งอนาคตกัน
Smart Office คืออะไร
Smart Office คือ ออฟฟิศที่มีการนำเทคโนโลยีมาช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน โดยเทคโนโลยีนี้ไม่ได้เข้ามาแทนที่คนในองค์กร แต่จะช่วยเสริมแรงให้ผลงานที่ออกมานั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังสร้างความสะดวกสบายให้กับคนทำงานมากยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นหนึ่งในสวัสดิการที่ช่วยทุ่นแรงคนทำงานได้อีกด้วย
เทคโนโลยีที่ว่านั้นยิ่งได้รับความสำคัญในยุคโควิด-19 ที่พนักงานต้อง work from home ไม่ว่าจะเป็นการทำงานที่สามารถเชื่อมต่อได้ทุกหนทุกแห่งไม่ว่าจะทำงานที่บ้าน หรือที่ออฟฟิศ การประชุมงานทางไกล หรือแม้แต่ระบบประชุมงานต่าง ๆ
Smart Office นี้เองที่จะเข้ามาเป็นตัวแปรสำคัญของการทำงานในโลกอนาคต เมื่อทุกคนสามารถเชื่อมต่อกันได้ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่ออฟฟิศหรือไม่
3 ปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิด Smart Office
แน่นอนว่า Smart Office ไม่ได้หมายถึงเพียงแค่เทคโนโลยีที่ใช้ในการทำงานเท่านั้น แต่ยังมีปัจจัยอื่น ๆ ที่สำคัญ นั่นก็คือ
1. ผู้คน : พนักงานหรือคนในองค์กรเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้เกิด Smart Office เพราะการทำงานยังคงมี ‘มนุษย์’ เป็นหัวใจสำคัญขององค์กร โดยคนเหล่านี้ต้องได้รับความเตรียมพร้อมหรือมีทัศนคติพร้อมเปลี่ยนแปลงและเปิดรับรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ เพื่อให้สอดรับกับเทคโนโลยีที่จะเข้ามาเติมเต็ม
2. เทคโนโลยี : เทคโนโลยีคือเครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกให้เกิด Smart Office ได้ง่ายขึ้น โดยอาศัยความอัจฉริยะของเทคโนโลยีในการจัดการสิ่งต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานลื่นไหลและมีประสิทธิภาพไปพร้อมกัน
3. สถานที่ : แม้ว่า Smart Office จะสามารถเชื่อมโยงคนทำงานได้ทุกที่ แต่สถานที่ทำงานหรือออฟฟิศก็ยังเป็นสถานที่สำคัญต่อการทำงานหรือการจัดการต่าง ๆ แต่อาจมีการปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับโลกยุคใหม่มากขึ้นนั่นเอง
เทคโนโลยีสำคัญที่ทำให้เกิด Smart Office
แม้ว่าบนโลกนี้จะมีเทคโนโลยีมากมายให้ได้เลือกใช้ แต่สำหรับพื้นฐานของ Smart Office นั้นมีเทคโนโลยีสำคัญที่หากใครอยากสร้างออฟฟิศอัจฉริยะต้องทำความรู้จักและนำมาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกสบายอย่างรอบด้าน
– Internet of things (IoT)
Internet of things (IoT) หรือ อินเทอร์เน็ตในทุกสิ่ง คือการที่อุปกรณ์เทคโนโลยีต่าง ๆ ถูกเชื่อมต่อถึงกันด้วยอินเทอร์เน็ต ทำให้คนทำงานสามารถเข้าถึงอุปกรณ์ต่าง ๆ ผ่านอินเทอร์เน็ตได้อย่างสะดวกสบายขึ้น แม้จะไม่ได้อยู่ในพื้นที่นั้น ๆ เช่น การเปิด-ปิดเครื่องใช้ไฟฟ้าด้วยการสั่งการผ่านแอปโทรศัพท์ ซึ่งช่วยอำนวยให้ Smart Office นั้นง่ายขึ้น
– Machine learning
หากใครคุ้นเคยกับ AI หรือการสุ่มเพลงของ Spotify นั่นคือการอาศัย Machine learning ในการทำงาน โดย Machine learning นั้นเป็นการให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถเรียนรู้ด้วยตัวเองผ่านข้อมูลที่เราป้อนให้ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานของคนเราง่ายขึ้น เพราะการประมวลผลของระบบคอมพิวเตอร์นั้นอาจแม่นยำกว่ามนุษย์ และส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงาน จึงจำเป็นอย่างยิ่งต่อ Smart Office
เคล็ดลับการทำ Smart Office
– สอบถามความเห็นพนักงาน และให้โอกาสพนักงานได้เลือกสิ่งที่ต้องการ เพื่อให้เกิดการใช้งานได้ร่วมกันอย่างสูงสุด
– วิเคราะห์พฤติกรรมการใช้งานออฟฟิศของพนักงาน เพื่อนำไปวิเคราะห์และออกแบบ Smart Office ได้อย่างตรงจุด
– ปรับเปลี่ยนและลดพื้นที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และลงทุนกับเทคโนโลยีที่มีศักยภาพแทน
– เลือกใช้เทคโนโลยีที่จำเป็นก่อน แล้วค่อย ๆ เพิ่มเติมส่วนอื่น ๆ ที่ต้องการ เพื่อให้พนักงานได้ค่อย ๆ ปรับตัว
– วิเคราะห์และประเมินผลความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เพื่อนำไปวิเคราะห์ความคุ้มทุนของการทำ Smart Office
ตัวอย่างเทคโนโลยีที่ใช้ใน Smart Office
– Interactive Floor Plans: ระบบเช็กความเคลื่อนไหวภายในออฟฟิศ
– Environment Access control: ระบบที่ช่วยปรับสภาพแวดล้อมให้เหมาะสมไม่ว่าจะเป็นการควบคุมแสงหรืออุณหภูมิห้อง เช่น Toppan
– Visitor management: เทคโนโลยีที่ช่วยบันทึกข้อมูลผู้เข้ามาติดต่อ เช่น W+ Visitar
– Desk Booking Software: โปรแกรมจองโต๊ะทำงาน เช่น Roomminister
– Meeting Room Management Software: โปรแกรมจัดการ/จองห้องประชุม เช่น KTNBS
– Fault reporting and support request streamlining: เทคโนโลยีที่คอยรายงานความผิดปกติในออฟฟิศ
– Workplace Analytics: เทคโนโลยีวิเคราะห์การทำงานในองค์กรเพื่ออำนวยความสะดวกคนทำงาน เช่น Microsoft
– โปรแกรมวิเคราะห์สุขภาพพนักงาน: โปรแกรมที่ช่วยดูแลสุขภาพคนทำงานรายบุคคล และนำไปประเมินเพื่อดูแลพนักงานได้อย่างรอบด้านทั้งสุขภาพกายและใจ เช่น SAKID
ประโยชน์ของการทำ Smart Office ในยุคหลังโควิด
– เพิ่มความโปรดักทีฟให้คนทำงาน เนื่องจากมีเทคโนโลยีที่เอื้อให้ทำงานได้สนุกและท้าทายขึ้น
– ส่งเสริมคุณภาพชีวิตที่ดีให้กับพนักงาน เพราะพนักงานจะใช้เวลากับงานที่ไม่จำเป็นน้อยลง
– สร้างประสบการณ์การทำงานที่ดีให้กับพนักงาน เพราะมีตัวช่วยอำนวยความสะดวก ทำให้ลดปริมาณงานที่ไม่จำเป็นลง
– ผู้บริหารมีข้อมูลในการวางกลยุทธ์จากข้อมูลที่ได้รับจากอุปกรณ์หรือเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่นำมาใช้ และสามารถออกแบบนโยบายที่เหมาะสมต่อไปได้ เพราะมีการจัดการข้อมูลอย่างเป็นรูปธรรมจากเทคโนโลยี
– เพิ่มความปลอดภัยด้านสุขอนามัยให้กับออฟฟิศ เพราะ Smart Office ส่งเสริมให้คนสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ยิ่งในยุคโรคระบาด ยิ่งช่วยให้สามารถทำงานจากที่บ้านโดยไม่มีอุปสรรคด้านการสื่อสาร
– ลดค่าใช้จ่ายพื้นที่ออฟฟิศ เนื่องจาก Smart Office เข้ามาเป็นตัวกลางเชื่อมทุกคนจากทุกมุมโลก ทำให้ออฟฟิศอาจไม่จำเป็นต้องรองรับคนจำนวนมาก แต่ออกแบบให้เหมาะสมกับการใช้งานแทนได้
– Smart Office จะช่วยดึงดูดพนักงานใหม่ ๆ ด้วยความทันสมัยและการเป้นหนึ่งในสวัสดิการที่อำนวยความสะดวกให้คนทำงานมากยิ่งขึ้น
สรุป
ในยุคหลังโรคระบาดที่ผู้คนต่างคุ้นชินกับการทำงานจากบ้าน ทำให้ออฟฟิศหลาย ๆ แห่งต่างต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับพฤติกรรมของคนทำงาน ซึ่ง Smart Office เป็นหนึ่งในรูปแบบการทำงานที่อาจช่วยตอบโจทย์นี้ได้เป็นอย่างดี
แม้บางเทคโนโลยีจะยังอยู่ดูไกลตัว แต่ในไทยเองก็มีเทคโนโลยี Smart Office ที่เข้าถึงได้มากมาย เช่น โปรแกรมดูแลสุขภาพอย่าง SAKID ที่คอยวิเคราะห์และประเมินสุขภาพพนักงาน พร้อมทั้งเชื่อมต่อกันและกันได้ตลอดเวลาผ่านแอปพลิเคชันที่ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ช่วยดูแลทั้งสุขภาพกายและใจ อีกทั้งยังเชื่อมคนทำงานกับโค้ชสุขภาพส่วนตัวที่จะอำนวยความสะดวกให้พนักงานได้เข้าถึงคุณภาพชีวิตที่ดียิ่งขึ้น
Smart Office จึงไม่ใช่แค่การนำเทคโนโลยีมาใช้ประกอบการทำงาน แต่เป็นการยกระดับคุณภาพชีวิตของคนทำงานให้เติบโตไปพร้อมกัน
บทความที่น่าสนใจ

ทำประกันกลุ่มให้พนักงานอย่างไรให้คุ้มกับเงินในกระเป๋า
หลายครั้งที่พนักงานในบริษัทมีความเจ็บป่วย อุบัติเหตุ เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน ทำให้ต้องพักรักษาตัว และอาจจะทำงานได้มีประสิทธิภาพลดลง ดังนั้นหลายๆบริษัทมีความจำเป็นต้องมองหาสวัสดิการให้กับพนักงานในองค์กร ดังนั้นเราจึงต้องมาทำความเข้าใจคำว่าประกันกลุ่มคืออะไร

Happinometer เครื่องมือวัดความสุขได้ง่าย ๆ ด้วยตัวคุณเอง
หลายต่อหลายครั้งที่เราทำงานไปเรื่อย ๆ แล้วเกิดความเครียดสะสมโดยไม่รู้ตัว ชวนมาทำแบบประเมินวัดความสุขกับ Happinometer กัน โดยแบบประเมินนี้เหมาะกับคนทำงาน

พนักงานสุขภาพดีได้ในออฟฟิศ กับ กิจกรรมส่งเสริมสุขภาพ
กิจกรรมส่งเสริมสุขภาพในช่วงฝนตก หรือ อากาศร้อน การจะออกไปข้างนอกก็ลำบาก ได้แต่อยู่ในออฟฟิศเราจะมาดูกันว่าในออฟฟิศสามารถสร้างกิจกรรมส่งเสริมสุขภาพอะไรได้บ้าง เพื่อให้สุขภาพพนักงานที่ดีขึ้นโดยไม่ต้องออกไปไหนก็สุขภาพดีได้ ไม่ว่าจะจัดคลาสที่มีวิทยากรให้ความรู้แบบออนไลน์หรือไปจัดกิจกรรมถึงที่ทำงาน การมีอาหารสุขภาพคอยซัพพอร์ต หรือบรรยากาศในการทำงานที่ผ่อนคลาย

รับมือกับ แผ่นดินไหว ฉบับพนักงานออฟฟิศ
เตรียมตัวอย่างไรเมื่อเกิดภัยพิบัติกลางเวลางาน
แม้ว่าแผ่นดินไหวจะไม่ใช่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยในประเทศไทย แต่เมื่อเกิดขึ้นก็สามารถสร้างความเสียหายได้ทั้งต่ออาคารและชีวิตของพนักงานออฟฟิศทุกคน การเตรียมพร้อมรับมืออย่างถูกวิธีจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม บทความนี้จะพาไปดูขั้นตอนง่ายๆ ที่ช่วยให้คุณปลอดภัยมากขึ้นในช่วงเวลาสำคัญนั้น

Well-Being กลยุทธ์สร้างสุขภาวะที่ดีให้กับพนักงาน
ทุกธุรกิจ ทุกองค์กร มีการจัดการคนทำงานในรูปแบบที่แตกต่างกันไป ถ้าวันนี้ลองสังเกตดูว่า พนักงานของเรา ยังมีความสุขในการทำงานหรือไม่ การทำงานของแต่ละคนมีประสิทธิภาพที่ตอบโจทย์องค์กรมากแค่ไหน และคุณภาพชีวิตของพนักงานดีขึ้นทุกด้านรึเปล่า หากผู้นำหรือผู้บริหารสามารถมองจุดนี้ได้ ธุรกิจก็จะสามารถเดินหน้าต่อไปได้อย่างยั่งยืน

WORKSHOP สวนขวดจิ๋ว
กิจกรรม “จัดสวนขวด Terrarium”
เมื่อวันที่ 28 เมษายน 2566 SAKID ได้จัดกิจกรรม Workshop “จัดสวนขวด Terrarium” ให้กับบริษัทเอสพี อินเตอร์แมค โดย Green Terra Station ภายในงานผู้เข้าร่วมได้จัดสวนขวดด้วยตนเอง ได้ทั้งความสนุก และความผ่อนคลาย พร้อมทั้งรับสวนขวดตามแบบฉบับของตนเองกลับไปอีกด้วย