
[เคล็ดลับ] สร้าง Smart Office ที่ดีเพื่อองค์กรของคุณ
- 20/12/22
ตั้งแต่เกิดโรคระบาดโควิด-19 มา ทำให้หลายองค์กรต่างต้องปรับตัว ทั้งรูปแบบการทำงาน รวมไปถึงออฟฟิศที่ต้องหันมาใส่ใจกับการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมที่โรคระบาดทิ้งร่องรอยไว้ให้
หนึ่งในวิธีการออกแบบออฟฟิศที่ได้รับการพูดถึงเพื่อช่วยให้การทำงานยุคหลังโควิด-19 สะดวกสบายขึ้น ก็คือ Smart Office หรือออฟฟิศอัจฉริยะ ที่เน้นการทำงานของมนุษย์กับเทคโนโลยีที่จะเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการอำนวยความสะดวกให้กับคนทำงาน และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรให้มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น
ชวนไปดูเคล็ดลับการออกแบบ Smart Office ที่จะกลายเป็นหนึ่งในรูปแบบออฟฟิศแห่งอนาคตกัน
Smart Office คืออะไร
Smart Office คือ ออฟฟิศที่มีการนำเทคโนโลยีมาช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน โดยเทคโนโลยีนี้ไม่ได้เข้ามาแทนที่คนในองค์กร แต่จะช่วยเสริมแรงให้ผลงานที่ออกมานั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังสร้างความสะดวกสบายให้กับคนทำงานมากยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นหนึ่งในสวัสดิการที่ช่วยทุ่นแรงคนทำงานได้อีกด้วย
เทคโนโลยีที่ว่านั้นยิ่งได้รับความสำคัญในยุคโควิด-19 ที่พนักงานต้อง work from home ไม่ว่าจะเป็นการทำงานที่สามารถเชื่อมต่อได้ทุกหนทุกแห่งไม่ว่าจะทำงานที่บ้าน หรือที่ออฟฟิศ การประชุมงานทางไกล หรือแม้แต่ระบบประชุมงานต่าง ๆ
Smart Office นี้เองที่จะเข้ามาเป็นตัวแปรสำคัญของการทำงานในโลกอนาคต เมื่อทุกคนสามารถเชื่อมต่อกันได้ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่ออฟฟิศหรือไม่
3 ปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิด Smart Office
แน่นอนว่า Smart Office ไม่ได้หมายถึงเพียงแค่เทคโนโลยีที่ใช้ในการทำงานเท่านั้น แต่ยังมีปัจจัยอื่น ๆ ที่สำคัญ นั่นก็คือ
1. ผู้คน : พนักงานหรือคนในองค์กรเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้เกิด Smart Office เพราะการทำงานยังคงมี ‘มนุษย์’ เป็นหัวใจสำคัญขององค์กร โดยคนเหล่านี้ต้องได้รับความเตรียมพร้อมหรือมีทัศนคติพร้อมเปลี่ยนแปลงและเปิดรับรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ เพื่อให้สอดรับกับเทคโนโลยีที่จะเข้ามาเติมเต็ม
2. เทคโนโลยี : เทคโนโลยีคือเครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกให้เกิด Smart Office ได้ง่ายขึ้น โดยอาศัยความอัจฉริยะของเทคโนโลยีในการจัดการสิ่งต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานลื่นไหลและมีประสิทธิภาพไปพร้อมกัน
3. สถานที่ : แม้ว่า Smart Office จะสามารถเชื่อมโยงคนทำงานได้ทุกที่ แต่สถานที่ทำงานหรือออฟฟิศก็ยังเป็นสถานที่สำคัญต่อการทำงานหรือการจัดการต่าง ๆ แต่อาจมีการปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับโลกยุคใหม่มากขึ้นนั่นเอง
เทคโนโลยีสำคัญที่ทำให้เกิด Smart Office
แม้ว่าบนโลกนี้จะมีเทคโนโลยีมากมายให้ได้เลือกใช้ แต่สำหรับพื้นฐานของ Smart Office นั้นมีเทคโนโลยีสำคัญที่หากใครอยากสร้างออฟฟิศอัจฉริยะต้องทำความรู้จักและนำมาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกสบายอย่างรอบด้าน
– Internet of things (IoT)
Internet of things (IoT) หรือ อินเทอร์เน็ตในทุกสิ่ง คือการที่อุปกรณ์เทคโนโลยีต่าง ๆ ถูกเชื่อมต่อถึงกันด้วยอินเทอร์เน็ต ทำให้คนทำงานสามารถเข้าถึงอุปกรณ์ต่าง ๆ ผ่านอินเทอร์เน็ตได้อย่างสะดวกสบายขึ้น แม้จะไม่ได้อยู่ในพื้นที่นั้น ๆ เช่น การเปิด-ปิดเครื่องใช้ไฟฟ้าด้วยการสั่งการผ่านแอปโทรศัพท์ ซึ่งช่วยอำนวยให้ Smart Office นั้นง่ายขึ้น
– Machine learning
หากใครคุ้นเคยกับ AI หรือการสุ่มเพลงของ Spotify นั่นคือการอาศัย Machine learning ในการทำงาน โดย Machine learning นั้นเป็นการให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถเรียนรู้ด้วยตัวเองผ่านข้อมูลที่เราป้อนให้ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานของคนเราง่ายขึ้น เพราะการประมวลผลของระบบคอมพิวเตอร์นั้นอาจแม่นยำกว่ามนุษย์ และส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงาน จึงจำเป็นอย่างยิ่งต่อ Smart Office
เคล็ดลับการทำ Smart Office
– สอบถามความเห็นพนักงาน และให้โอกาสพนักงานได้เลือกสิ่งที่ต้องการ เพื่อให้เกิดการใช้งานได้ร่วมกันอย่างสูงสุด
– วิเคราะห์พฤติกรรมการใช้งานออฟฟิศของพนักงาน เพื่อนำไปวิเคราะห์และออกแบบ Smart Office ได้อย่างตรงจุด
– ปรับเปลี่ยนและลดพื้นที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และลงทุนกับเทคโนโลยีที่มีศักยภาพแทน
– เลือกใช้เทคโนโลยีที่จำเป็นก่อน แล้วค่อย ๆ เพิ่มเติมส่วนอื่น ๆ ที่ต้องการ เพื่อให้พนักงานได้ค่อย ๆ ปรับตัว
– วิเคราะห์และประเมินผลความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เพื่อนำไปวิเคราะห์ความคุ้มทุนของการทำ Smart Office
ตัวอย่างเทคโนโลยีที่ใช้ใน Smart Office
– Interactive Floor Plans: ระบบเช็กความเคลื่อนไหวภายในออฟฟิศ
– Environment Access control: ระบบที่ช่วยปรับสภาพแวดล้อมให้เหมาะสมไม่ว่าจะเป็นการควบคุมแสงหรืออุณหภูมิห้อง เช่น Toppan
– Visitor management: เทคโนโลยีที่ช่วยบันทึกข้อมูลผู้เข้ามาติดต่อ เช่น W+ Visitar
– Desk Booking Software: โปรแกรมจองโต๊ะทำงาน เช่น Roomminister
– Meeting Room Management Software: โปรแกรมจัดการ/จองห้องประชุม เช่น KTNBS
– Fault reporting and support request streamlining: เทคโนโลยีที่คอยรายงานความผิดปกติในออฟฟิศ
– Workplace Analytics: เทคโนโลยีวิเคราะห์การทำงานในองค์กรเพื่ออำนวยความสะดวกคนทำงาน เช่น Microsoft
– โปรแกรมวิเคราะห์สุขภาพพนักงาน: โปรแกรมที่ช่วยดูแลสุขภาพคนทำงานรายบุคคล และนำไปประเมินเพื่อดูแลพนักงานได้อย่างรอบด้านทั้งสุขภาพกายและใจ เช่น SAKID
ประโยชน์ของการทำ Smart Office ในยุคหลังโควิด
– เพิ่มความโปรดักทีฟให้คนทำงาน เนื่องจากมีเทคโนโลยีที่เอื้อให้ทำงานได้สนุกและท้าทายขึ้น
– ส่งเสริมคุณภาพชีวิตที่ดีให้กับพนักงาน เพราะพนักงานจะใช้เวลากับงานที่ไม่จำเป็นน้อยลง
– สร้างประสบการณ์การทำงานที่ดีให้กับพนักงาน เพราะมีตัวช่วยอำนวยความสะดวก ทำให้ลดปริมาณงานที่ไม่จำเป็นลง
– ผู้บริหารมีข้อมูลในการวางกลยุทธ์จากข้อมูลที่ได้รับจากอุปกรณ์หรือเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่นำมาใช้ และสามารถออกแบบนโยบายที่เหมาะสมต่อไปได้ เพราะมีการจัดการข้อมูลอย่างเป็นรูปธรรมจากเทคโนโลยี
– เพิ่มความปลอดภัยด้านสุขอนามัยให้กับออฟฟิศ เพราะ Smart Office ส่งเสริมให้คนสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ยิ่งในยุคโรคระบาด ยิ่งช่วยให้สามารถทำงานจากที่บ้านโดยไม่มีอุปสรรคด้านการสื่อสาร
– ลดค่าใช้จ่ายพื้นที่ออฟฟิศ เนื่องจาก Smart Office เข้ามาเป็นตัวกลางเชื่อมทุกคนจากทุกมุมโลก ทำให้ออฟฟิศอาจไม่จำเป็นต้องรองรับคนจำนวนมาก แต่ออกแบบให้เหมาะสมกับการใช้งานแทนได้
– Smart Office จะช่วยดึงดูดพนักงานใหม่ ๆ ด้วยความทันสมัยและการเป้นหนึ่งในสวัสดิการที่อำนวยความสะดวกให้คนทำงานมากยิ่งขึ้น
สรุป
ในยุคหลังโรคระบาดที่ผู้คนต่างคุ้นชินกับการทำงานจากบ้าน ทำให้ออฟฟิศหลาย ๆ แห่งต่างต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับพฤติกรรมของคนทำงาน ซึ่ง Smart Office เป็นหนึ่งในรูปแบบการทำงานที่อาจช่วยตอบโจทย์นี้ได้เป็นอย่างดี
แม้บางเทคโนโลยีจะยังอยู่ดูไกลตัว แต่ในไทยเองก็มีเทคโนโลยี Smart Office ที่เข้าถึงได้มากมาย เช่น โปรแกรมดูแลสุขภาพอย่าง SAKID ที่คอยวิเคราะห์และประเมินสุขภาพพนักงาน พร้อมทั้งเชื่อมต่อกันและกันได้ตลอดเวลาผ่านแอปพลิเคชันที่ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ช่วยดูแลทั้งสุขภาพกายและใจ อีกทั้งยังเชื่อมคนทำงานกับโค้ชสุขภาพส่วนตัวที่จะอำนวยความสะดวกให้พนักงานได้เข้าถึงคุณภาพชีวิตที่ดียิ่งขึ้น
Smart Office จึงไม่ใช่แค่การนำเทคโนโลยีมาใช้ประกอบการทำงาน แต่เป็นการยกระดับคุณภาพชีวิตของคนทำงานให้เติบโตไปพร้อมกัน
บทความที่น่าสนใจ

[เคล็ดลับ] สร้าง Smart Office ที่ดีเพื่อองค์กรของคุณ
ในยุคหลังโควิด เกิดการปรับตัวขององค์กรมากมาย หนึ่งในนั้นคือการปรับเปลี่ยนองค์กรให้เป็น Smart Office ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกให้คนทำงานมากขึ้น แนะนำเคล็ดลับ

เก็บออมหรือเพิ่มรายได้ จุดไหนเราควรจะโฟกัส
ในสถานการณ์ประเทศไทยก้าวเข้าสู่สังคมสูงวัยอย่างสมบูรณ์เมื่อปี 2565 ที่มีจำนวนผู้สูงอายุราวร้อยละ 20-30 และไทยจะกลายเป็นสังคมสูงอายุระดับสุดยอดเช่นเดียวกับญี่ปุ่นที่มีประชากรอายุ 60 ปีขึ้นไปร้อยละ 28 ในปี 2574 จึงเป็นส่วนหนึ่งให้คนวัยทำงานเริ่มวางแผนทางการเงิน เพื่อให้พร้อมรับกับวัยเกษียณที่จะมาถึง ซึ่งมีทั้งเก็บออมเงินจากการทำงานในปัจจุบัน หรือเลือกที่จะหาช่องทางเพิ่มรายได้ แล้วแบบไหนที่ควรจะเลือกดี

WFH ในหน้าร้อนอย่างไร สบายกายและกระเป๋า
สภาวะฝุ่นPM 2.5 ซึ่งเป็นสถานการณ์วิกฤติมลพิษทางอากาศที่หลายพื้นที่ในประเทศไทยกำลังเผชิญมาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะจังหวัดเชียงใหม่ที่วัดค่าดัชนีคุณภาพอากาศ (Air Quality Index : AQI) สูงถึง 372 ณ วันที่ 7 เมษายน พ.ศ.2566 ซึ่งถือว่าอยู่ในระดับอันตรายมีผลกระทบต่อสุขภาพ จังหวัดเชียงใหม่จึงกลายเป็นเมืองที่มีอากาศแย่อันดับหนึ่งของโลก จนผู้ว่าฯต้องออกประกาศขอความร่วมมือทุกหน่วยงาน Work from Home

WORKSHOP Healthy Canteen
กิจกรรม “อบรม พ่อครัว แม่ครัว ให้ทำอาหารสุขภาพมากขึ้น”
เมื่อวันที่ 20 กรกฎาคม 2565 SAKID ได้จัดกิจกรรม Workshop “อบรม พ่อครัว แม่ครัว ให้ทำอาหารสุขภาพมากขึ้น”

WORKSHOP คลาสโยคะ
กิจกรรม Workshop “คลาสโยคะ”
ตั้งแต่วันที่ 20 กรกฎาคม 2566 – 21 กันยายน 2566 SAKID ได้จัดกิจกรรม Workshop “คลาสโยคะ ” กันทุกสัปดาห์เป็นสวัสดิการที่เสริมสร้างร่างกายให้แข้งแรง โดยนักวิทยาศาสตร์การกีฬามาเป็นครูสอนโยคะที่จะพาพนักงานบริษัท ROCHE มายืดเหยียดร่างกายให้ผ่อนคลายเมื่อยจากการนั่งทำงานและเสริมสร้างกล้ามเนื้อให้มีความยืดหยุ่นอีกด้วย

บูธประชาสัมพันธ์แอพสะกิด ที่การไฟฟ้านครหลวง เขตยานนาวา
กิจกรรม “Healthy Workshop”
เมื่อวันที่ 2 มิถุนายน 2566 Sakid ได้ออกบูธประชาสัมพันธ์แอพสะกิดให้กับการไฟฟ้านครหลวง เขตยานนาวา ในกิจกรรม Fun for Fit เพื่อแนะนำการเข้าร่วมโครงการ “MEA เบิร์นเกินร้อย” เปิดศึกการแข่งกันระหว่างทีมเพิ่มการเผาผลาญแคลอรี ด้วยการส่งภารกิจสุขภาพผ่านแอพสะกิด ภายในงานได้รับความสนใจจากพนักงานเป็นจำนวนมาก