EAP คือ ? รู้จักกับเครื่องมือสำคัญในการช่วยเหลือสุขภาพใจพนักงานให้ดียิ่งขึ้น

อิทธิพลจากความเครียดนั้นสร้างภาระให้แก่สุขภาพจิตของพนักงานเป็นอย่างมาก ทั้งความเครียดจากในที่ทำงาน และความเครียดจากปัจจัยภายนอกต่าง ๆ จนกลายเป็นบ่อเกิดของประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง การมีเครื่องที่สามารถช่วยเหลือสุขภาพจิตให้กับพนักงานได้อย่าง EAP จึงเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ผู้บริหารต้องตระหนัก แต่ EAP คืออะไรกันล่ะ ? เรามาหาคำตอบกัน

ทำความรู้จักกับ EAP โปรแกรมช่วยเหลือพนักงานที่สำคัญยิ่งในยุคปัจจุบัน

Employee Assistance Program หรือ EAP คือ โปรแกรมให้คำปรึกษาแก่พนักงาน ที่ออกแบบมาเพื่อการดูแลด้านสุขภาพจิตใจแก่พนักงานภายในองค์กร โดยใช้นักจิตวิทยาให้คำปรึกษามืออาชีพมาคอยกำกับดูแล ตัวโปรแกรมนี้มีหลายรูปแบบ ที่ได้รับการออกแบบให้เหมาะสมตามความต้องการขององค์กร หรือบริษัทแต่ละแห่ง ซึ่งในแต่ละรูปแบบนั้นจะมีบริการทั้งภายในและภายนอกบริษัท ขึ้นอยู่กับผู้ใช้บริการว่าอยากจะเลือกใช้แบบใด

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ EAP คืออะไรบ้าง

จะใช้ EAP เมื่อใด

ควรใช้ EAP ตั้งแต่ต้น เพราะองค์กรนั้น ไม่ควรปล่อยให้ความเป็นไปได้ในการแก้ไขความขัดแย้งในระยะแรกหลุดมือไป ซึ่งจะช่วยลดสถานการณ์ที่ตึงเครียดของพนักงาน และเพิ่มประสิทธิภาพกับความพึงพอใจให้กับพวกเขาได้ ในขณะเดียวกัน ต้นทุนการดําเนินงานอย่างต้นทุนการหยุดทํางาน ฯลฯ ก็จะลดลงไปด้วย

เพราะ EAP มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อป้องกันสุขภาพ และเริ่มต้นการจัดการก่อนที่จะมีความขัดแย้งเกิดขึ้น ความต้องการหรือปัญหาที่มากเกินไปนําไปสู่ความเครียดทางจิตใจ และทําให้เกิดต้นทุนการหยุดทํางานสําหรับองค์กร 

นอกจากนั้น EAP ยังมีประสิทธิภาพในวิกฤติ และกรณีเฉียบพลัน ซึ่งจะช่วยทำให้พนักงานได้รับการสนับสนุนอย่างรวดเร็ว และบรรเทาได้อย่างทันท่วงที

EAP ช่วยใครได้บ้าง

EAP จะเข้ามาช่วยดูแลในด้านสุขภาพจิตใจให้แก่พนักงานในองค์กร ทั้งยังมีการส่งเสริมแนวคิดเชิงป้องกันและยกระดับสภาพการทำงานของพวกเขา รวมไปถึงสร้างความพึงพอใจให้แก่พนักงานในระยะยาว ซึ่งจะช่วยปรับคุณภาพการทำงานให้เหมาะสม และลดอัตราการขาดงานลงได้อีกด้วย

ใครสามารถใช้ EAP ได้บ้าง

ทุก ๆ คนสามารถใช้งาน EAP ได้ไม่ว่าจะเป็นใครในองค์กร เพื่อส่งเสริมสุขภาพในสถานที่ทํางาน และการขอคำแนะนำเองก็ยังเป็นความลับที่นอกจากตัวพนักงานแล้ว ก็จะไม่มีใครทราบเรื่อง แม้ว่าจะเป็นหัวหน้างานก็ตาม

EAP เป็นความลับแค่ไหน

เนื่องจากหัวหน้างานไม่ทราบว่าพนักงานมาปรึกษาหรือไม่ และปรึกษาในหัวข้อใด EAP จึงได้รับการยอมรับว่ามีการรักษาความลับให้แก่พนักงานที่มาปรึกษาได้เป็นอย่างดี และการรายงานผลการดําเนินงานจะเป็นแค่ข้อมูลเชิงคุณภาพ ซึ่งจะช่วยให้องค์กรเห็นภาพรวมของมาตรการที่ใช้ และสามารถระบุพื้นที่ที่มีปัญหาภายในองค์กรได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น

ลักษณะการให้บริการของ EAP ณ ปัจจุบัน

1. Internal EAP

คือ ลักษณะของบริการ EAP ที่จัดตั้งขึ้นโดยองค์กร ผู้ให้บริการจะเป็นพนักงานประจำขององค์กรที่จ้างมาทำหน้าที่ดังกล่าวเป็นการเฉพาะ ซึ่งการจัดตั้งหน่วยงานหรือแผนกที่ให้บริการ EAP ขึ้นมาในองค์กรเองในลักษณะนี้ นิยมทำในองค์กรขนาดใหญ่ หรือองค์กรที่มีลักษณะเป็นเครือข่ายธุรกิจ ที่มีพนักงานภายในองค์กรเป็นจำนวนมาก หรือองค์กรของภาครัฐ 

ข้อเสียของการจัดบริการ EAP ในรูปแบบนี้คือมีความยุ่งยาก และมักมีค่าใช้จ่ายตั้งต้นที่สูง เนื่องจากต้องจ้างพนักงานประจำที่เป็นผู้เชี่ยวชาญทางด้านจิตวิทยามาให้บริการ แต่มีข้อดี คือ ผู้ให้บริการก็มักจะมีความเข้าอกเข้าใจคนทำงานได้อย่างดี เนื่องจากเป็นพนักงานภายในองค์กรเช่นเดียวกัน 

ทำให้จะคุ้มค่าก็ต่อเมื่อทำในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก รวมถึงมีการเก็บข้อมูลการใช้บริการที่ครบถ้วนไม่สูญหาย และสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ดี เนื่องจากรู้ปัญหาสภาพภายในองค์กรเป็นอย่างดี 

และสำหรับองค์กรที่มีสหภาพแรงงาน บางครั้งการจัดบริการ EAP จะเป็นโครงการร่วมระหว่างฝ่ายบริหารกับฝ่ายสหภาพ เพื่อหวังให้เป็นความร่วมใจกันระหว่างทั้งสองฝ่าย และเพื่อให้ทางสหภาพช่วยกระตุ้นให้คนทำงานที่มีปัญหามาเข้าใช้บริการ EAP อีกด้วย

2. External EAP

เป็นบริการ EAP อีกรูปแบบหนึ่งที่พบได้ทั่วไป คือ จะเป็นการให้บริการโดยผู้ให้บริการจากภายนอก (Outsourcing service provider) ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญทางด้านจิตวิทยา และส่วนใหญ่เป็นผู้ให้บริการเอกชน โดยอาจจะอยู่ในรูปแบบผู้เชี่ยวชาญอิสระ บริษัท หรือสถานพยาบาลก็ได้ 

ผู้ให้บริการจะเข้ามาให้คำปรึกษาภายในองค์กรหรือภายนอกองค์กร หรือให้คำปรึกษาผ่านทางโทรศัพท์เป็นครั้ง ๆ ไป ยังรวมไปถึงการให้บริการแบบออนไลน์ ทั้งในแบบแอปพลิเคชัน, เว็บไซต์ หรือช่องทางการติดต่อทางออนไลน์อื่น ๆ อีกด้วย ซึ่งผู้ให้บริการเหล่านี้จะสามารถให้การบริการกับองค์กรหลาย ๆ แห่งร่วมกันได้ ทำให้มีแนวโน้มที่ค่าใช้จ่ายในการจัดบริการจะถูกลงกว่าการจัดตั้งบริการ EAP ขึ้นมาเองภายในตัวองค์กร

บริการ EAP ที่มีรูปแบบเป็นผู้ให้บริการจากภายนอกนี้ จึงเหมาะสำหรับองค์กรขนาดกลางและขนาดเล็กที่มีงบประมาณไม่มากนัก หรือองค์กรขนาดใหญ่ที่ไม่อยากรับภาระ หรือไม่มีความเชี่ยวชาญในการบริหารจัดการหน่วยงานทางด้านสุขภาพ และจิตวิทยา 

ข้อดีอีกอย่างหนึ่งของการรับบริการแบบผู้ให้บริการจากภายนอก คือ หากไม่พอใจสามารถเปลี่ยนผู้ให้บริการได้ง่าย เนื่องจากมักเป็นการทำสัญญาระหว่างองค์กรกับผู้ให้บริการในระยะสั้น เช่น ต่อสัญญารายปี หรือทุก 2-3 ปี นั่นเอง

ถ้าต้องการนำ EAP ไปใช้ในองค์กร จะต้องทำยังไงบ้าง

1. ตั้งคณะกรรมการ EAP

องค์กรจะต้องทำการจัดตั้งคณะกรรมการ EAP ขึ้นมา เพื่อทำการศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับ EAP ตั้งแต่ EAP คืออะไร จุดประสงค์ของการนำ EAP เข้ามาใช้ภายในองค์กร, ข้อมูลของผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้อง, ผลประโยชน์ที่ได้รับจากการนำ EAP เข้ามาใช้ และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกัน

2. กำหนดรูปแบบ EAP ที่เหมาะสมสำหรับองค์กร

หลังจากที่คณะกรรมการ EAP ศึกษาเกี่ยวกับตัวโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว คณะกรรมการ EAP จะต้องกำหนดรูปแบบของ EAP ที่จะนำมาใช้ในองค์กรของตน ตามความเหมาะสมกับวัฒนธรรมภายในองค์กร

3. สร้างนโยบาย EAP

เมื่อกำหนดรูปแบบของ EAP เสร็จสิ้น ก็จำเป็นที่จะต้องสร้างนโยบายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการ EAP ให้กับพนักงานอย่างครอบคลุม เพื่อที่จะไม่ให้เกิดปัญหาตามมาภายหลังจากการที่ตัวนโยบายเหล่านั้นไม่รองรับ

4. จ้างผู้รับเหมาหรือผู้เชี่ยวชาญ EAP

การหาผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับโปรแกรม EAP ถือเป็นเรื่องสำคัญหลังจากที่วางโครงสร้างต่าง ๆ เบื้องต้นเสร็จสิ้น จำเป็นจะต้องพิจารณาจากหลาย ๆ ปัจจัยว่าผู้เชี่ยวชาญหรือ Outsource ที่จะเลือกมาใช้บริการนั้นเหมาะสมกับรูปแบบ EAP ที่องค์กรต้องการหรือไม่อย่างไร

5. ประกาศ EAP ให้กับพนักงานภายในองค์กร

หลังจากที่เตรียมการทุกอย่างเสร็จสิ้นแล้ว จำเป็นจะต้องประกาศเกี่ยวกับ EAP ให้กับพนักงานทุกคนในองค์กรได้รับทราบ เพื่อที่จะให้พนักงานเหล่านั้นเข้าใจเกี่ยวกับความจำเป็นของ EAP และเข้าร่วมโปรแกรมดังกล่าวที่ทางอค์กรจัดทำขึ้น

6. เทรน HR เกี่ยวกับ EAP

เนื่องจากไม่ใช่พนักงานทุกคนที่จะรู้ว่าตนเองจำเป็นจะต้องใช้ EAP หรือไม่ HR จึงจำเป็นจะต้องเข้าไปมีส่วนร่วมในการกระตุ้นพวกเขาเหล่านั้นให้เข้าใจถึงความจำเป็นและความสำคัญของโปรแกรมดังกล่าว ฉะนั้น การเทรนด์ให้ HR เข้าใจและมองเห็นว่าใครที่จำเป็นจะต้องใช้ EAP จึงเป็นเรื่องสำคัญ

7. ตรวจสอบความคืบหน้าของผลลัพธ์การใช้ EAP ในองค์กรอย่างต่อเนื่อง

เมื่อเริ่มใช้งาน EAP ฝ่ายบริหารและ HR จำเป็นจะต้องติดตามผลัพธ์ของพนักงานหลังเริ่มใช้ EAP เป็นระยะอย่างต่อเนื่อง เพื่อดูแนวโน้มประสิทธิภาพการทำงาน และผลผลิตที่เปลี่ยนไปหลังจากใช้งาน EAP กับพนักงานภายในองค์กร

สรุป

ปัญหาสุขภาพจิตของพนักงาน คืออีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารในองค์กรไม่ควรมองข้าม เพราะมันคือปัญหาหลักที่จะทำให้ผลผลิตขององค์กรลดประสิทธิภาพลง การนำ EAP เข้ามาใช้ภายในองค์กรจึงเป็นอีกหนึ่งสิ่งจำเป็นที่จะช่วยป้องกันสิ่งเหล่านั้นไปได้ในอีกหนึ่งทาง เพราะ EAP คือ เครื่องมือสำคัญในการช่วยเหลือสุขภาพจิตพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เหมือนกับแอปพลิเคชัน SAKID ของเรา ที่เป็นนวัตกรรมดูแลสุขภาพพนักงานแบบองค์รวมครอบคลุม 4 มิติ ได้แก่ อาหาร, ออกกำลังกาย, อารมณ์ และสังคม ที่ครบครันทุกส่วนสำคัญสำหรับดูแลพนักงานในองค์กร ซึ่งช่วยลดปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นกับพนักงาน ที่เป็นหนึ่งในส่วนสำคัญขององค์กรได้เป็นอย่างอย่างมากนั่นเอง