HRIS คืออะไร ทำไมถึงจำเป็นกับการบริหารทรัพยากรบุคคล

ในยุคปัจจุบัน เทคโนโลยีการสื่อสารต่าง ๆ ได้เข้ามามีบทบาทกับชีวิตประจำวันของมนุษย์มากยิ่งขึ้น อันเป็นเหตุให้องค์กรแต่ละแห่งนั้นต้องปรับตัวนำเทคโนโลยีมาใช้ในการทำงานมากกว่าเดิม และรวมไปถึงแผนก HR ที่ได้มีการนำระบบซึ่งเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ให้มีความสมบูรณ์มากขึ้นกว่าเดิมมาใช้งาน หรือก็คือระบบ HRIS นั่นเอง

HRIS ระบบสารสนเทศที่สำคัญสำหรับ HR

ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System) หรือ HRIS คือระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน, การพัฒนาและการฝึกอบรม, ค่าจ้างเงินเดือน และการดำเนินการทางวินัย ซึ่งช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ จากการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้กับงานของ HR รวมไปถึง ยังช่วยตอบสนองความต้องการขององค์กรที่อาจเปลี่ยนแปลงไปได้ตลอดเวลาได้ง่าย และรวดเร็วยิ่งขึ้น

ซึ่ง HRIS ที่ดีของแต่ละองค์กรนั้นจะแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของแต่ละองค์กร โดยจำเป็นจะต้องเลือกให้อย่างเหมาะสม เพื่อช่วยให้องค์กรก้าวสู่เป้าหมายได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพนั่นเอง 

ข้อมูลต่าง ๆ ที่ควรมีในระบบ HRIS มีอะไรบ้าง

– ข้อมูลสารสนเทศบุคคล

มักประกอบด้วยชื่อ, ที่อยู่, หมายเลขโทรศัพท์, อายุ และคู่สมรส หรือข้อมูลติดต่อในกรณีฉุกเฉิน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ HR ในการสืบค้น

– ข้อมูลสารสนเทศด้านการแพทย์

ประกอบด้วยข้อบกพร่องทางกายภาพที่สังเกตได้ เช่น แขน, ขา, การได้ยิน, การพูด หรือสภาพร่างกาย เพื่อความมุ่งหวังด้านความสามารถในการทำงาน

– ประวัติอาชีพ / ค่าจ้าง

ทั้งบันทึกงานต่าง ๆ ของพนักงาน, การฝึกอบรมฅ ตำแหน่งงาน, ประวัติเงินเดือน, เหตุผลการลา, การเลื่อน, ตำแหน่ง ฯลฯ ซึ่งใช้เพื่อวิเคราะห์การคำนวณค่าจ้างในองค์กร

– ข้อมูลคุณวุฒิ

รวบรวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวกับการศึกษา และอบรมของพนักงานแต่ละคน ซึ่งจะช่วยให้องค์กรพัฒนาแผนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงานในองค์กร

– ข้อมูลการประเมินค่าการปฏิบัติงาน

เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดระยะเวลาการจ้าง ซึ่งเกณฑ์ที่ใช้เพื่อวัดผลการปฏิบัติงาน และเพื่อวิเคราะห์ความก้าวหน้าในอาชีพ

– ข้อมูลการขาดงาน

เช่น บันทึกจำนวนวันทำงาน, การลาป่วย, วันลาพักผ่อน, วันหยุด หรือการลาโดยไม่รับเงินเดือน ซึ่งมีประโยชน์ในการระบุแนวโน้มการขาดงานในอนาคต

– ข้อมูลการร้องทุกข์

เป็นสารสนเทศเกี่ยวกับเรื่องราวร้องทุกข์ของพนักงาน เช่น สาเหตุของการร้องเรียน, วันที่ร้องเรียน, ประเภท, บุคคลหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ เพื่อแก้ไขและป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้น

– ข้อมูลการสำรวจปัญหางานและข้อมูลทัศนคติ

เช่น การวัดความพอใจในการทำงาน, แรงจูงใจ, ความเครียด, ความคาดหวัง และรางวัล ฯลฯ เพื่อปรับปรุงองค์กรให้เหมาะสมกับพนักงานต่อไป

ประโยชน์ของการนำ HRIS มาใช้งาน

1. ระบบสร้างขึ้นเพื่อสนับสนุนงานของ HR

งานของ HR คือการบริหารดูแลทรัพยากรภายในองค์กรไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรอย่างกระดาษ, อุปกรณ์การทำงานต่าง ๆ และทรัพยากรบุคคล ซึ่งเป็นงานสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรดังนั้น ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล จึงได้รับการออกแบบให้สามารถสนับสนุนงานของ HR ให้ง่ายมากขึ้นไม่ว่าจะเป็นระบบการคำนวณเงินเดือน ระบบการคำนวณเวลาการทำงานหรือระบบการเดินเอกสารต่าง ๆ ซึ่งนอกจากจะช่วยให้งานของ HR ง่ายขึ้นแล้ว ยังทำให้การประสานงานภายในองค์กรราบรื่นมากขึ้นด้วย

2. ข้อมูลที่จัดเก็บมีความปลอดภัยมากขึ้น

จากการทำงานแบบแมนนวลโดยให้แรงงานบุคคลเป็นหลัก ในการดำเนินการดูแลรักษา และจัดเก็บข้อมูล เมื่อมีระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล เข้ามาช่วยจัดการแล้ว การดำเนินการเหล่านี้จะทำงานอย่างเป็นระบบมากขึ้น ทั้งยังสามารถเลือกระบบที่มีมาตรฐานการดูแลความปลอดภัยของข้อมูลได้ เพราะเอกสารและงานหลายอย่างที่ดำเนินในฝ่าย HR นับเป็นความลับขององค์กร หรือบริษัทที่ส่งผลต่อผลประโยชน์ขององค์กร การดูแลข้อมูลความลับทางบริษัทจึงสำคัญมากทีเดียว ซึ่งระบบเหล่านี้นั้นสามารถช่วยเหลือด้านนี้ได้อย่างดีเยี่ยม โดยสามารถกำหนดการเข้าถึงข้อมูลได้ทุกระดับ

3. บริหารข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การใช้งานระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล ยังสามารถช่วยเก็บข้อมูลบางอย่างที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้ เช่น การเก็บข้อมูลพนักงาน, การเก็บข้อมูลช่วงเวลาการเข้างาน หรือข้อมูลอื่น ๆ แล้วทำเป็นสถิติโดยไม่ต้องเสียเวลาแปลงข้อมูลเอง ทำให้สามารถบริหารใช้งานได้ทันที ซึ่งเป็นระบบที่เรียกว่าลดระยะเวลาการทำงานลงได้อย่างมาก และข้อมูลที่ได้ก็สามารถนำมาพัฒนาองค์กรได้เป็นอย่างดี เพราะในความเป็นจริงแล้ว HR เป็นฝ่ายที่มีข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทมากทีเดียว

โดยแอปพลิเคชัน SAKID เองก็สามารถช่วยที่จะจัดเก็บข้อมูลของบุคลากรทั้ง 4 มิติ รวมไปถึง ฟีเจอร์ Personal Coach อย่างระบบแดชบอร์ดสรุปพฤติกรรมสุขภาพพนักงาน ซึ่งครอบคลุมในการจัดการข้อมูลเบื้องต้นในด้านสุขภาพของพนักงานภายในองค์กร และยังสามารถเรียกดูได้โดยง่ายเนื่องจากเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้ลดพื้นที่การจัดเก็บ เพิ่มขีดความสามารถในการดูแลพนักงานให้สูงขึ้นได้อีกด้วย

4. ลดต้นทุนในการบริหารงาน

ผู้ประกอบการหรือเจ้าของกิจการหลายคน ย่อมมีความต้องการในการลดต้นทุนค่าใช้จ่ายบางอย่างที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อเพิ่มต้นทุนในส่วนที่สามารถพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้ามากขึ้น ซึ่งระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลสามารถช่วยเหลือในเรื่องนี้ได้เป็นอย่างดี ไม่ใช่เพียงแค่กระดาษหรืออุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ แต่สำหรับในบริษัทขนาดเล็กที่มีการจ้างงาน การมีระบบดังกล่าว ยังช่วยให้ไม่จำเป็นต้องใช้บุคคลากรในฝ่ายบุคคลมากมายนัก แต่เป็นการใช้ระบบเข้ามาช่วยดูแลเรื่องต่าง ๆ ของพนักงานแทน ซึ่งนับว่าช่วยลดต้นทุนได้มากทีเดียว

5. เชื่อมต่อและใช้งานได้ง่ายสำหรับทุกคนในองค์กร

สิ่งสำคัญของระบบ HRIS คือความสะดวกสบายในการใช้งาน เพราะเป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้บริษัท หรือองค์กรสามารถก้าวไปข้าวหน้าได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ จึงออกแบบให้สามารถใช้งานได้ง่าย ซึ่งสามารถเลือกใช้ให้เหมาะสมตามวัฒนธรรมขององค์กรได้เลย

นอกจากนี้ในความสะดวกสบายเหล่านี้ยังเน้นให้พนักงานสามารถตรวจสอบ และดูแลรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นช่วงเวลาการเข้างาน, การลาหยุด หรือการอนุมัติต่าง ๆ พนักงานสามารถเข้าดูในส่วนที่เกี่ยวกับตนเองได้เลย ไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ใด ในเวลาใดก็ตาม

เริ่มต้นที่จะทำ HRIS ทั้งที ควรทำอะไรบ้าง

1. การวางแผนระบบ (System Planning)

นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในกระบวนการจัดการทรัพยากรมนุษย์ โดยผู้วางแผนระบบจะต้องมีความเข้าใจในการดำเนินธุรกิจ และสถานการณ์ขององค์กร เข้าใจเงื่อนไขต่าง ๆ รวมไปถึงสภาพแวดล้อมที่เกิดขึ้น เพื่อก่อให้เกิดการวางแผนที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร

2. การออกแบบระบบ (System Design)

เป็นขั้นตอนการเตรียมข้อมูลต่าง ๆ เช่น ข้อมูลของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ เพื่อตัดสินใจในการดำเนินการหรือซื้อซอฟต์แวร์ที่ต้องการ โดยจะต้องพิจารณาถึงซอฟต์แวร์ความต้องการในการวางแผนอย่างเพียงพอ เข้าใจในระบบปัจจุบันและเข้าใจความต้องการระบบใหม่ จึงจะออกแบบระบบที่สามารถตอบสนองความต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. การเลือกผู้ให้บริการระบบ (Vender Selection)

เนื่องจากมีผู้ให้บริการ HRIS ในท้องตลาดมากมาย จึงต้องมีการประเมินราคา รวมไปถึงการพัฒนาของการสร้างระบบตามโครงร่างความต้องการ (Request for Proposal: RFP) ที่ครอบคลุมความต้องการทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ โดยในขั้นตอนนี้ผู้ขายซอฟต์สามารถยื่นประมูลตามระบบ และฝ่ายบริหารก็มีหน้าที่ในการตัดสินใจ และทำสัญญากับผู้ขายที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรมากที่สุด

4. การนำระบบมาปฏิบัติงาน (System Implementation)

คือการนำระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์สู่การปฏิบัติงานจริง ระบบจะต้องมีการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์กลาง รวมทั้งการติดตั้งซอฟต์แวร์ นอกจากนี้สิ่งที่สำคัญคือการฝึกอบรมพนักงานที่รับผิดชอบให้เตรียมพร้อมกับการใช้งานจริง

5. การรักษาระบบและประเมินผล (System Maintenance and Evaluation)

เป็นขั้นตอนที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลาในทุกกระบวนการ โดยการบำรุงรักษามักจะมุ่งไปที่ซอฟต์แวร์มากกว่าฮาร์ดแวร์ เนื่องจากผู้ใช้งานมักประสบปัญหาเกี่ยวกับการใช้งานของโปรแกรม ที่ยังไม่เหมาะสมกับการใช้งานจริง ส่วนในการประเมินผล ควรจะต้องทบทวนขั้นตอนทั้งหมด รวมไปถึงการประเมินค่าใช้จ่ายเมื่อเทียบกับผลที่ได้รับด้วยว่าคุ้มค่าหรือไม่

อยากใช้งาน HRIS ให้มีประสิทธิภาพ ต้องทำอย่างไรกันนะ ?

– ทำความเข้าใจและใช้งานให้มากที่สุด

โดยมากแล้วระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล มักจะมาพร้อมกับฟีเจอร์มากมาย และส่วนมากจะแยกฟีเจอร์ออกจากกันไม่ได้ ในเมื่อคุณจ่ายเงินสำหรับระบบมาทั้งระบบแล้ว สิ่งสำคัญคือการทำความเข้าใจกับฟีเจอร์ที่มีอยู่ และจะสามารถเอามาใช้ในงานเราได้อย่างไรบ้าง แน่นอนว่าอาจจะเสียเวลาในการวางแผนการใช้งานในช่วงแรกบ้าง แต่ผลลัพธ์ที่ได้จะช่วยให้คุณขึ้นระบบใช้งานได้อย่างยอดเยี่ยม

– ทำให้แน่ใจว่าทุกคนใช้งานมัน 

หากคุณมีระบบระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลแล้ว แต่ยังมีการอนุโลมให้พนักงานบางส่วน สามารถทำรายการบางอย่างผ่านทางการทำเอกสารได้ สุดท้ายแล้ว แทนที่ระบบดังกล่าวจะมาช่วยลดเวลาทำงานให้กับคุณ แต่จะกลายมาเป็นภาระยิ่งกว่าเดิม จึงควรหาวิธีที่จะทำให้ทุกคนอยากใช้งานระบบ ยกตัวอย่างเช่น ในตอนที่คุณตัดสินใจระบบ HRIS สักตัว ลองพิจารณาในเรื่องระบบที่พนักงานเรียนรู้ใช้งานได้ง่ายดูด้วย

– ปรึกษาผู้ให้บริการเมื่อเจอปัญหา 

ผู้ให้บริการนอกจากจะขายสินค้าแล้ว แต่ยังควรเป็นคนคอยดูแลระบบให้กับเราในระยะยาวด้วย ซึ่งอย่าลืมสอบถามทางผู้ให้บริการว่าระบบที่ให้ใช้งานมีการดูแลที่ดีแค่ไหน มีคู่มือที่เราสามารถศึกษาเองได้ไหม หรือมีพนักงานคอยแก้ปัญหาให้เราหรือเปล่า

สรุป

Human Resource Information System (HRIS) หรือระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลนั้นมีประโยชน์ต่อองค์กรเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะในด้านการจัดเก็บข้อมูลบุคลากรต่าง ๆ ภายในองค์กร ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารทรัพยากรมนุษย์มีความสมบูรณ์ยิ่ง ๆ ขึ้น ทำให้ง่ายต่อการนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้งาน