
HRIS คืออะไร ทำไมถึงจำเป็นกับการบริหารทรัพยากรบุคคล
- 25/10/22
ในยุคปัจจุบัน เทคโนโลยีการสื่อสารต่าง ๆ ได้เข้ามามีบทบาทกับชีวิตประจำวันของมนุษย์มากยิ่งขึ้น อันเป็นเหตุให้องค์กรแต่ละแห่งนั้นต้องปรับตัวนำเทคโนโลยีมาใช้ในการทำงานมากกว่าเดิม และรวมไปถึงแผนก HR ที่ได้มีการนำระบบซึ่งเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ให้มีความสมบูรณ์มากขึ้นกว่าเดิมมาใช้งาน หรือก็คือระบบ HRIS นั่นเอง
HRIS ระบบสารสนเทศที่สำคัญสำหรับ HR
ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System) หรือ HRIS คือระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน, การพัฒนาและการฝึกอบรม, ค่าจ้างเงินเดือน และการดำเนินการทางวินัย ซึ่งช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ จากการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้กับงานของ HR รวมไปถึง ยังช่วยตอบสนองความต้องการขององค์กรที่อาจเปลี่ยนแปลงไปได้ตลอดเวลาได้ง่าย และรวดเร็วยิ่งขึ้น
ซึ่ง HRIS ที่ดีของแต่ละองค์กรนั้นจะแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของแต่ละองค์กร โดยจำเป็นจะต้องเลือกให้อย่างเหมาะสม เพื่อช่วยให้องค์กรก้าวสู่เป้าหมายได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพนั่นเอง
ข้อมูลต่าง ๆ ที่ควรมีในระบบ HRIS มีอะไรบ้าง
– ข้อมูลสารสนเทศบุคคล
มักประกอบด้วยชื่อ, ที่อยู่, หมายเลขโทรศัพท์, อายุ และคู่สมรส หรือข้อมูลติดต่อในกรณีฉุกเฉิน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ HR ในการสืบค้น
– ข้อมูลสารสนเทศด้านการแพทย์
ประกอบด้วยข้อบกพร่องทางกายภาพที่สังเกตได้ เช่น แขน, ขา, การได้ยิน, การพูด หรือสภาพร่างกาย เพื่อความมุ่งหวังด้านความสามารถในการทำงาน
– ประวัติอาชีพ / ค่าจ้าง
ทั้งบันทึกงานต่าง ๆ ของพนักงาน, การฝึกอบรมฅ ตำแหน่งงาน, ประวัติเงินเดือน, เหตุผลการลา, การเลื่อน, ตำแหน่ง ฯลฯ ซึ่งใช้เพื่อวิเคราะห์การคำนวณค่าจ้างในองค์กร
– ข้อมูลคุณวุฒิ
รวบรวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวกับการศึกษา และอบรมของพนักงานแต่ละคน ซึ่งจะช่วยให้องค์กรพัฒนาแผนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงานในองค์กร
– ข้อมูลการประเมินค่าการปฏิบัติงาน
เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดระยะเวลาการจ้าง ซึ่งเกณฑ์ที่ใช้เพื่อวัดผลการปฏิบัติงาน และเพื่อวิเคราะห์ความก้าวหน้าในอาชีพ
– ข้อมูลการขาดงาน
เช่น บันทึกจำนวนวันทำงาน, การลาป่วย, วันลาพักผ่อน, วันหยุด หรือการลาโดยไม่รับเงินเดือน ซึ่งมีประโยชน์ในการระบุแนวโน้มการขาดงานในอนาคต
– ข้อมูลการร้องทุกข์
เป็นสารสนเทศเกี่ยวกับเรื่องราวร้องทุกข์ของพนักงาน เช่น สาเหตุของการร้องเรียน, วันที่ร้องเรียน, ประเภท, บุคคลหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ เพื่อแก้ไขและป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้น
– ข้อมูลการสำรวจปัญหางานและข้อมูลทัศนคติ
เช่น การวัดความพอใจในการทำงาน, แรงจูงใจ, ความเครียด, ความคาดหวัง และรางวัล ฯลฯ เพื่อปรับปรุงองค์กรให้เหมาะสมกับพนักงานต่อไป
ประโยชน์ของการนำ HRIS มาใช้งาน
1. ระบบสร้างขึ้นเพื่อสนับสนุนงานของ HR
งานของ HR คือการบริหารดูแลทรัพยากรภายในองค์กรไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรอย่างกระดาษ, อุปกรณ์การทำงานต่าง ๆ และทรัพยากรบุคคล ซึ่งเป็นงานสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรดังนั้น ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล จึงได้รับการออกแบบให้สามารถสนับสนุนงานของ HR ให้ง่ายมากขึ้นไม่ว่าจะเป็นระบบการคำนวณเงินเดือน ระบบการคำนวณเวลาการทำงานหรือระบบการเดินเอกสารต่าง ๆ ซึ่งนอกจากจะช่วยให้งานของ HR ง่ายขึ้นแล้ว ยังทำให้การประสานงานภายในองค์กรราบรื่นมากขึ้นด้วย
2. ข้อมูลที่จัดเก็บมีความปลอดภัยมากขึ้น
จากการทำงานแบบแมนนวลโดยให้แรงงานบุคคลเป็นหลัก ในการดำเนินการดูแลรักษา และจัดเก็บข้อมูล เมื่อมีระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล เข้ามาช่วยจัดการแล้ว การดำเนินการเหล่านี้จะทำงานอย่างเป็นระบบมากขึ้น ทั้งยังสามารถเลือกระบบที่มีมาตรฐานการดูแลความปลอดภัยของข้อมูลได้ เพราะเอกสารและงานหลายอย่างที่ดำเนินในฝ่าย HR นับเป็นความลับขององค์กร หรือบริษัทที่ส่งผลต่อผลประโยชน์ขององค์กร การดูแลข้อมูลความลับทางบริษัทจึงสำคัญมากทีเดียว ซึ่งระบบเหล่านี้นั้นสามารถช่วยเหลือด้านนี้ได้อย่างดีเยี่ยม โดยสามารถกำหนดการเข้าถึงข้อมูลได้ทุกระดับ
3. บริหารข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การใช้งานระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล ยังสามารถช่วยเก็บข้อมูลบางอย่างที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้ เช่น การเก็บข้อมูลพนักงาน, การเก็บข้อมูลช่วงเวลาการเข้างาน หรือข้อมูลอื่น ๆ แล้วทำเป็นสถิติโดยไม่ต้องเสียเวลาแปลงข้อมูลเอง ทำให้สามารถบริหารใช้งานได้ทันที ซึ่งเป็นระบบที่เรียกว่าลดระยะเวลาการทำงานลงได้อย่างมาก และข้อมูลที่ได้ก็สามารถนำมาพัฒนาองค์กรได้เป็นอย่างดี เพราะในความเป็นจริงแล้ว HR เป็นฝ่ายที่มีข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทมากทีเดียว
โดยแอปพลิเคชัน SAKID เองก็สามารถช่วยที่จะจัดเก็บข้อมูลของบุคลากรทั้ง 4 มิติ รวมไปถึง ฟีเจอร์ Personal Coach อย่างระบบแดชบอร์ดสรุปพฤติกรรมสุขภาพพนักงาน ซึ่งครอบคลุมในการจัดการข้อมูลเบื้องต้นในด้านสุขภาพของพนักงานภายในองค์กร และยังสามารถเรียกดูได้โดยง่ายเนื่องจากเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้ลดพื้นที่การจัดเก็บ เพิ่มขีดความสามารถในการดูแลพนักงานให้สูงขึ้นได้อีกด้วย
4. ลดต้นทุนในการบริหารงาน
ผู้ประกอบการหรือเจ้าของกิจการหลายคน ย่อมมีความต้องการในการลดต้นทุนค่าใช้จ่ายบางอย่างที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อเพิ่มต้นทุนในส่วนที่สามารถพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้ามากขึ้น ซึ่งระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลสามารถช่วยเหลือในเรื่องนี้ได้เป็นอย่างดี ไม่ใช่เพียงแค่กระดาษหรืออุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ แต่สำหรับในบริษัทขนาดเล็กที่มีการจ้างงาน การมีระบบดังกล่าว ยังช่วยให้ไม่จำเป็นต้องใช้บุคคลากรในฝ่ายบุคคลมากมายนัก แต่เป็นการใช้ระบบเข้ามาช่วยดูแลเรื่องต่าง ๆ ของพนักงานแทน ซึ่งนับว่าช่วยลดต้นทุนได้มากทีเดียว
5. เชื่อมต่อและใช้งานได้ง่ายสำหรับทุกคนในองค์กร
สิ่งสำคัญของระบบ HRIS คือความสะดวกสบายในการใช้งาน เพราะเป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้บริษัท หรือองค์กรสามารถก้าวไปข้าวหน้าได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ จึงออกแบบให้สามารถใช้งานได้ง่าย ซึ่งสามารถเลือกใช้ให้เหมาะสมตามวัฒนธรรมขององค์กรได้เลย
นอกจากนี้ในความสะดวกสบายเหล่านี้ยังเน้นให้พนักงานสามารถตรวจสอบ และดูแลรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นช่วงเวลาการเข้างาน, การลาหยุด หรือการอนุมัติต่าง ๆ พนักงานสามารถเข้าดูในส่วนที่เกี่ยวกับตนเองได้เลย ไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ใด ในเวลาใดก็ตาม
เริ่มต้นที่จะทำ HRIS ทั้งที ควรทำอะไรบ้าง
1. การวางแผนระบบ (System Planning)
นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในกระบวนการจัดการทรัพยากรมนุษย์ โดยผู้วางแผนระบบจะต้องมีความเข้าใจในการดำเนินธุรกิจ และสถานการณ์ขององค์กร เข้าใจเงื่อนไขต่าง ๆ รวมไปถึงสภาพแวดล้อมที่เกิดขึ้น เพื่อก่อให้เกิดการวางแผนที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร
2. การออกแบบระบบ (System Design)
เป็นขั้นตอนการเตรียมข้อมูลต่าง ๆ เช่น ข้อมูลของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ เพื่อตัดสินใจในการดำเนินการหรือซื้อซอฟต์แวร์ที่ต้องการ โดยจะต้องพิจารณาถึงซอฟต์แวร์ความต้องการในการวางแผนอย่างเพียงพอ เข้าใจในระบบปัจจุบันและเข้าใจความต้องการระบบใหม่ จึงจะออกแบบระบบที่สามารถตอบสนองความต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. การเลือกผู้ให้บริการระบบ (Vender Selection)
เนื่องจากมีผู้ให้บริการ HRIS ในท้องตลาดมากมาย จึงต้องมีการประเมินราคา รวมไปถึงการพัฒนาของการสร้างระบบตามโครงร่างความต้องการ (Request for Proposal: RFP) ที่ครอบคลุมความต้องการทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ โดยในขั้นตอนนี้ผู้ขายซอฟต์สามารถยื่นประมูลตามระบบ และฝ่ายบริหารก็มีหน้าที่ในการตัดสินใจ และทำสัญญากับผู้ขายที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรมากที่สุด
4. การนำระบบมาปฏิบัติงาน (System Implementation)
คือการนำระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์สู่การปฏิบัติงานจริง ระบบจะต้องมีการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์กลาง รวมทั้งการติดตั้งซอฟต์แวร์ นอกจากนี้สิ่งที่สำคัญคือการฝึกอบรมพนักงานที่รับผิดชอบให้เตรียมพร้อมกับการใช้งานจริง
5. การรักษาระบบและประเมินผล (System Maintenance and Evaluation)
เป็นขั้นตอนที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลาในทุกกระบวนการ โดยการบำรุงรักษามักจะมุ่งไปที่ซอฟต์แวร์มากกว่าฮาร์ดแวร์ เนื่องจากผู้ใช้งานมักประสบปัญหาเกี่ยวกับการใช้งานของโปรแกรม ที่ยังไม่เหมาะสมกับการใช้งานจริง ส่วนในการประเมินผล ควรจะต้องทบทวนขั้นตอนทั้งหมด รวมไปถึงการประเมินค่าใช้จ่ายเมื่อเทียบกับผลที่ได้รับด้วยว่าคุ้มค่าหรือไม่
อยากใช้งาน HRIS ให้มีประสิทธิภาพ ต้องทำอย่างไรกันนะ ?
– ทำความเข้าใจและใช้งานให้มากที่สุด
โดยมากแล้วระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล มักจะมาพร้อมกับฟีเจอร์มากมาย และส่วนมากจะแยกฟีเจอร์ออกจากกันไม่ได้ ในเมื่อคุณจ่ายเงินสำหรับระบบมาทั้งระบบแล้ว สิ่งสำคัญคือการทำความเข้าใจกับฟีเจอร์ที่มีอยู่ และจะสามารถเอามาใช้ในงานเราได้อย่างไรบ้าง แน่นอนว่าอาจจะเสียเวลาในการวางแผนการใช้งานในช่วงแรกบ้าง แต่ผลลัพธ์ที่ได้จะช่วยให้คุณขึ้นระบบใช้งานได้อย่างยอดเยี่ยม
– ทำให้แน่ใจว่าทุกคนใช้งานมัน
หากคุณมีระบบระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลแล้ว แต่ยังมีการอนุโลมให้พนักงานบางส่วน สามารถทำรายการบางอย่างผ่านทางการทำเอกสารได้ สุดท้ายแล้ว แทนที่ระบบดังกล่าวจะมาช่วยลดเวลาทำงานให้กับคุณ แต่จะกลายมาเป็นภาระยิ่งกว่าเดิม จึงควรหาวิธีที่จะทำให้ทุกคนอยากใช้งานระบบ ยกตัวอย่างเช่น ในตอนที่คุณตัดสินใจระบบ HRIS สักตัว ลองพิจารณาในเรื่องระบบที่พนักงานเรียนรู้ใช้งานได้ง่ายดูด้วย
– ปรึกษาผู้ให้บริการเมื่อเจอปัญหา
ผู้ให้บริการนอกจากจะขายสินค้าแล้ว แต่ยังควรเป็นคนคอยดูแลระบบให้กับเราในระยะยาวด้วย ซึ่งอย่าลืมสอบถามทางผู้ให้บริการว่าระบบที่ให้ใช้งานมีการดูแลที่ดีแค่ไหน มีคู่มือที่เราสามารถศึกษาเองได้ไหม หรือมีพนักงานคอยแก้ปัญหาให้เราหรือเปล่า
สรุป
Human Resource Information System (HRIS) หรือระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลนั้นมีประโยชน์ต่อองค์กรเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะในด้านการจัดเก็บข้อมูลบุคลากรต่าง ๆ ภายในองค์กร ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารทรัพยากรมนุษย์มีความสมบูรณ์ยิ่ง ๆ ขึ้น ทำให้ง่ายต่อการนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้งาน
บทความที่น่าสนใจ

WORKSHOP ONLINE Supermarket tour กับ นักกำหนดอาหาร
กิจกรรม “Supermarket Tour”
เมื่อวันที่ 13 มีนาคม 2566 SAKID ได้จัดกิจกรรม Workshop “Supermarket Tour” ให้กับบริษัทเอสพี อินเตอร์แมค โดย นักกำหนดอาหารได้ให้ทิคการอ่านฉลากแบบง่าย การเลือกซื้อวัตถุดิบ และอาหารสด จากตลาด ร้านค้าทั่วไป และ ร้านสะดวกซื้อ

ตรวจสุขภาพประจำปี พนักงาน สร้างกิจกรรม
ตรวจสุขภาพประจำปี สวัสดิการพนักงานบริษัทที่ทำการตรวจกันทุกปี แล้วพนักงานก็จะได้ผลตรวจสุขภาพรายบุคคนกันไป บางคนผลออกมาปกติดี บางคนก็ประสบปัญหาสุขภาพตามอายุและพฤติกรรมแบบกลุ่มกัน ไม่ว่าจะทางร่างกายและทางจิตใจ ซึ่งพนักงานแต่ละคนก็จะมีวิธีการดูแลตัวเองต่างกันไป ถ้าในบริษัทเจอปัญหาสุขภาพของพนักงานหลายคน หรือเจอปัญหาเสี่ยงโรคสุขภาพแบบกลุ่ม ทำให้มีการ ลาป่วย งานนี้จึงมาตกอยู่ที่ HR ที่จะต้องมาดูแลพนักงานหลายสิบหรือร้อยคน เพื่อให้บริษัทได้มีพนักงานที่สุขภาพร่างกายที่แข็งแรง การมีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางสามารถช่วยให้ความรู้แบบกลุ่ม ซึ่งสามารถประหยัดเวลา และ ให้พนักงานมีความรู้ความเข้าใจการดูแลตัวเองเพิ่มขึ้น

HR tech Thailand 2022
กิจกรรมออกบูธ HR tech Thailand 2022
วันที่ 19-20 ตุลาคม 2565 SAKID ได้ออกบูธประชาสัมพันธ์แอพลิเคชั่น “สะกิด” ในงาน HR Tech เพื่อแนะนำให้รู้จักกับแอพว่าใช้ออกแบบกิจกรรมสุขภาพอย่างไร และเปิดให้ทดลองใช้ ฟรี 7 วัน เพื่อให้คนในองค์กรสามารถเล่นภารกิจสุขภาพดีได้ โดยมีโค้ชนักกำหนดอาหารคอยให้คำปรึกษาในแอพสะกิดตลอด 7วัน

WORKSHOP การทานอาหารอย่างเหมาะสมสำหรับผู้ที่มีปัญหาไขมันในเลือด
กิจกรรม “การทานอาหารอย่างเหมาะสมสำหรับผู้ที่มีปัญหาไขมันในเลือด”
เมื่อวันที่ 9 กรกฎาคม 2566 SAKID ได้จัดกิจกรรม Workshop “การทานอาหารอย่างเหมาะสมสำหรับผู้ที่มีปัญหาไขมันในเลือด” โดยนักกำหนดอาหารที่ให้ความรู้และความเข้าใจเรื่องอาหารที่ควรกินและไม่ควรกิน การเลือกอาหารและปรับพฤติกรรมการกินให้เหมาะสมสำหรับผู้ที่มีปัญหาไขมันในเลือด

รวม 5 หลักการปรับ “ท่านั่งทํางานที่ถูกต้อง” ลดออฟฟิศซินโดรม
ท่านั่งทำงานที่ถูกต้อง ต้องนั่งยังไง? นั่งแบบไหนให้ไกลออฟฟิศซินโดรม? แนะนำ 5 หลักการที่ต้องปรับท่านั่งทำงานที่ถูกต้อง พร้อมวิธีเลือกเก้าอี้และโต๊ะถูกหลัก Ergonomics

WORKSHOP BURN OUT
กิจกรรม “ภาวะหมดไฟ กับสิ่งต่างๆ”
เมื่อวันที่ 18 พฤษภาคม 2566 SAKID ได้จัดกิจกรรม Workshop “Burn Out” ให้กับธนาคาร UOB โดยนักจิตวิทยา ผู้เข้าฟังจะได้ทำการสำรวจตัวเองว่าอาการนี้เรียกว่า หมดไฟ หรือเปล่า และสามารถจัดการกับความรู้สึกได้อย่างไร การจัดการความเครียดจากการทำงานเพื่อไม่ให้กระทบกับสุขภาพใจ