PDCA คืออะไร รู้จักหลักการที่ทำให้งานของคุณมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ใครบ้างที่เคยเจอปัญหาทำงานไปเรื่อย ๆ แล้วก็เจอแต่ปัญหาซ้ำ ๆ จนเหนื่อยใจ รู้สึกทำงานไปเท่าไหร่ก็ไม่มีประสิทธิภาพเสียที คุณอาจไม่ได้เจอปัญหานั้นอยู่คนเดียวนะ

เพราะปัญหาในที่ทำงานถือเป็นเรื่องใหญ่เพราะส่งผลให้เกิดอุปสรรคต่าง ๆ จนองค์กรอาจไปไม่ถึงเป้าหมาย ทุกวันนี้เลยมีเครื่องมือมากมายที่ช่วยให้คนทำงานรวมถึงผู้บริหารได้ลองเอาไปใช้ โดยมีทั้ง เครื่องมือ Performance Management หรือเครื่องมือที่สร้างมาเพื่อแก้ปัญหาอย่างตรงจุด ซึ่งเครื่องมือที่เป็นที่นิยมอย่างมากก็คือ PDCA

PDCA คืออะไร?

หลายคนอาจเคยได้ยินผ่าน ๆ กับเครื่องมือช่วยแก้ปัญหาในองค์กรอย่าง PDCA แต่อาจจะยังสงสัยกันว่าเจ้าตัวอักษรเหล่านี้แปลว่าอะไรบ้าง วันนี้เราชวนมาหาคำตอบกัน

PDCA คือวงจรที่ช่วยให้การบริหารงานมีคุณภาพยิ่งขึ้น ช่วยแก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด ผ่านองค์ประกอบ 4 ขั้นตอนได้แก่ Plan Do Check Act ซึ่งเครื่องมือนี้เป็นกระบวนการที่จะทำให้การปรับปรุงการทำงานขององค์กรมีระบบยิ่งขึ้น เพื่อเป้าหมายสำคัญคือการแก้ปัญหาอย่างยั่งยืน และเกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

เราลองไปดูเคสตัวอย่างจากแบรนด์ดังที่เคยใช้ PDCA ในการแก้ปัญหาและพัฒนาองค์กรกัน

– NIKE

ไนกี้ แบรนด์รองเท้ากีฬาชื่อดังได้ทดลองใช้ PDCA ในการเพิ่มประสิทธิภาพของฝ่ายผลิต โดยต้องการจะตามหาเงื่อนไขที่ทำให้งานด้อยคุณภาพ ทางผู้บริหารไนกี้จึงได้ลองใช้เครื่องมือในการกระตุ้นคนทำงาน และได้ลองใช้คะแนนการทำงาน ซึ่งหากฝ่ายใดมีคะแนนสูงก็จะเข้าถึงเครื่องอำนวยความสะดวกในการทำงานมากยิ่งขึ้น ซึ่งพวกเขาก็ได้ลองวางแผน ทำ เช็ก และตั้งเป็นนโยบายจริงจัง จนเห็นผลสำเร็จ ด้วยผลประกอบการที่เพิ่มขึ้นจากในปี ค.ศ. 2015 ที่พวกเขามียอดขายกว่า 1 ล้านล้านล้านดอลลาร์สหรัฐฯ แต่ในปี ค.ศ.2021 พวกเขาเพิ่มยอดขายได้ถึง 2 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐฯ

– Nestlé

เนสต์เล่ บริษัทที่สร้างสินค้าอุปโภคบริโภคหลากหลายชนิดที่เราคุ้นเคยกับยี่ห้อน้ำดื่มนั้น ปัจจุบันพวกเขามีแนวทางในการลดขยะ พวกเขาจึงได้ทดลองใช้แนวคิดไคเซ็น (Kaizen) ซึ่งเป็นกลยุทธ์การบริหารงานเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพแบบญี่ปุ่นโดยเน้นการมีส่วนร่วมของทุกคนในองค์กร โดยมี PDCA เป็นแรงเสริมที่จะช่วยกำหนดรายละเอียดการทำงานที่ลึกลงไปและทำให้การปรับปรุงนั้นมีความน่าเชื่อถือขึ้น ซึ่งทำให้พวกเขาค้นพบวิธีการจัดการกับการปิดปากขวดที่มักมีปัญหาให้ได้ผลลัพท์ที่ดีและไม่เกิดขยะจากผลิตภัณฑ์ชำรุดนั่นเอง

ต้นกำเนิดของ PDCA คือ

PDCA หรือ วงจรเดมิง (Deming Cycle) กำเนิดขึ้นโดย เอ็ดเวิร์ด เดมิง (Edwards Deming) วิศวกรและศาสตราจารย์ชาวอเมริกันที่ทำงานอยู่ในประเทศญี่ปุ่น เครื่องมือนี้ยังมีอีกชื่อเรียกคือ วงจรชูฮาร์ต (Shewhart Cycle) ซึ่งเขาได้ตั้งชื่อตาม วอลเตอร์ ชูฮาร์ต (Walter Shewhart) นักสถิติที่ทุกคนต่างยกย่องให้เป็นบิดาแห่งการควบคุมคุณภาพสมัยใหม่ 

PDCA เกิดขึ้นมาในช่วง1950’s โดยในการบรรยายที่แผยแพร่เครื่องมือนี้ครั้งแรก เขาได้อธิบายด้วยวงจรแบบง่าย ๆ อย่าง Plan Do Check Act คนจึงคุ้นชินกับ PDCA เป็นส่วนใหญ่ แต่มีเกร็ดข้อมูลเล็กน้อยที่บอกว่าจริง ๆ ในส่วนของ Check แรกเริ่มเดิมทีเดมิงอยากให้เป็น ‘การศึกษา’ หรือ ‘Study’ เพราะเขาให้ความสำคัญกับการวิเคราะห์หรือศึกษาผลลัพธ์มากกว่าแค่ตรวจสอบเฉย ๆ แต่เมื่อหลาย ๆ คนนำไปประยุกต์ใช้ก็ทำให้ PDCA กลายเป็นที่นิยมไป เพราะสุดท้ายแล้วความตั้งใจของเดมิงก็คืออยากให้วงจรนี้ทำซ้ำได้หลาย ๆ ครั้ง เพื่อคอยเช็กหรือศึกษาปัญหาได้ซ้ำ ๆ นั่นเอง

PDCA หมายความอะไร?

P – Plan : การวางแผน

ก่อนจะแก้ไขปัญหาใด ๆ การวางแผนเป็นเรื่องสำคัญ ขั้นตอนแรกจึงเป็นเรื่องของการวางแผนนั่นเอง ขั้นตอนนี้ป็นขั้นตอนที่ต้องคิดอย่างรอบคอบ วางแผนอย่างครอบคลุมตั้งแต่เริ่มต้นกระบวนการจนสิ้นสุด เช่น ปัญหาคืออะไร ใครเป็นคนรับผิดชอบ จะค้นหาข้อมูลและทดลองแก้ไขอย่างไร ไปจนถึงใช้ตัวชี้วัดใดในการประเมินผล จนกระทั่งปลายทางของขั้นตอนนี้ต้องออกมาเป็นแผนการดำเนินงานหรือ Action Plan ให้ได้

D – DO : การลงมือทำ

หลังจากวางแผนอย่างรัดกุม ต่อมาจึงเป็นการลงมือทำ โดยอาจเริ่มต้นจากการดำเนินการกับทีมน้ำร่อง ในโปรเจ็กต์เล็ก ๆ ก่อน เพื่อป้องกันความผิดพลาดหรือความเสียหาย และเมื่อลงมือทำก็จะต้องทำตามแผนดำเนินการอย่างรอบคอบ คอยสังเกตความเปลี่ยนแปลง หรือปัญหาใหม่ที่อาจเกิดขึ้นได้ ซึ่งเป็นเรื่องปกติ

C – Check : การตรวจสอบ

เมื่อปฏิบัติตามแผนมาเรื่อบ ๆ ระหว่างทางการทำตามแผน จะต้องมีการตรวจสอบปัญหา หรือผลกระทบอย่างละเอียด สังเกตสิ่งที่เกิดขึ้นว่าเป็นไปตามตัวชี้วัดหรือไม่ เพื่อให้สามารถแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็วและตรงจุด

A – Act : การปฎิบัติเชิงนโยบาย

หลังจากปฏิบัติตามแผนและตรวจสอบอย่างรัดกุม จนไม่พบปัญหาใด ๆ แล้ว จึงจะไปต่อกับขั้นปฏิบัติให้เป็นแบบแผนหรือเป็นนโยบาย โดยนำแผนนั้นมาประยุกต์ใช้กับคนส่วนใหญ่ในองค์กร อาจจะผ่านการอบรม อีเมล์แจ้งข่าว หรือการประชุมใหญ่ โดยขั้นตอนนี้ต้องการปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดเพื่อให้นโยบายได้ประสิทธิภาพจนเห็นการเปลี่ยนแปลง

ประโยชน์ของการทำ PDCA

– ช่วยตรวจสอบปัญหาได้อย่างตรงจุด

– ทำให้การแก้ไขปัญหาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

– เกิดการปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

– สามารถตรวจสอบและทดลองได้เรื่อย ๆ เพื่อหาวิธีที่ดีที่สุด 

– ลดความเสี่ยงในการจัดการ เนื่องจากสามารถทดลองกับทีมเล็ก ๆ ได้

ข้อจำกัดของ PDCA

– ผู้นำหรือหัวหน้าทีมต้องตัดสินใจอย่างเด็ดขาด เพราะ PDCA คือเครื่องมือที่เป็นวงจรไม่สิ้นสุด

– ใช้ระยะเวลาในการพัฒนานาน ไม่เหมาะกับการตัดสินใจหรือโปรเจ็กต์ที่เร่งด่วน

สรุป

เมื่อองค์กรเกิดปัญหา การวางแผนแก้ไขปัญหา ทดลองลงมือทำ คอยตรวจสอบ และนำไปปรับในระดับนโยบาย จะช่วยให้การบริหารงานในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่ง PDCA ไม่จำเป็นต้องใช้กับปัญหาใหญ่ ๆ เท่านั้น แม้แต่การพัฒนาตัวเองก็สามารถนำเครื่องมือนี้ไปใช้ได้เช่นกัน 

แน่นอนว่าทุกการเปลี่ยนแปลง และระหว่างทางในการแก้ไขปัญหาย่อมพบเจออุปสรรคจนอาจย่อม้อ เสียกำลังใจ หรืออาจทำให้สุขภาพของคนในองค์กรนั้นย่ำแย่ลง การดูแลสุขภาพกายและใจของพนักงานจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ควรทำควบคู่ไปกับการบริหารจัดการ แก้ไขปัญหาเรื่องประสิทธิภาพ

ซึ่งปัจจุบันเรื่องเหล่านี้ไม่ใช่สิ่งยุ่งยากอีกต่อไปเพราะมีเครื่องมือที่ทันสมัยและทีมงานที่พพร้อมเข้าไปดูแลช่วยเหลือองค์กรให้ทุกคนได้ทำงานอย่างมีความสุข เช่น SAKID แพลตฟอร์มที่พร้อมช่วยดูแลสุขภาพของพนักงานและคนในองค์กรด้วยหลากหลายโปรแกรมที่ตอบโจทย์ในหลากหลายมิติ ไม่ว่าจะเป็นอาหารการกิน, การออกกำลังกาย, การจัดการอารมณ์ และการเข้าสังคม ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญในองค์กรยุคใหม่ 

มาพัฒนาองค์กรให้เติบโตไปข้างหน้า พร้อม ๆ กับดูแลสุขภาพกายและใจของคนในองค์กรให้ก้าวไปด้วยกัน