Performance Management คืออะไร ทำไมองค์กรควรให้ความสำคัญ

ในปัจจุบัน การวัดผลการปฏิบัติงาน หรือ Performance Measurement อาจไม่เพียงพออีกต่อไป โดยเฉพาะกับองค์กรที่มีขนาดใหญ่ทั้งหลายที่การสื่อสารต่าง ๆ จากฝ่ายบริหารไม่ได้ครอบคลุมไปในทุกภาคส่วน การสร้างระบบที่สามารถทำหน้าที่ควบคุม หรือชี้แนะให้พนักงานทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้นจึงเป็นสิ่งจำเป็น หรือนั่นก็คือ Performance Management นั่นเอง

Performance Management คืออะไร

การบริหารผลการปฏิบัติงาน หรือ Performance Management คือ เครื่องมือสำหรับการวางแผนร่วมกันภายในทีมเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติงานของพวกเขา รวมถึงเป็นการกำหนดเป้าหมาย, การวัดผล และความคาดหวังเกี่ยวกับมาตรฐานในการปฏิบัติงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของทีมหรือองค์กร

Performance Management ที่ดี ควรมีอะไรบ้าง

1. การตั้งเป้าหมาย (Goal Setting)

เป็นการตกลงและวางจุดประสงค์ภายในระยะเวลาที่กำหนดกันเอาไว้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยจะสามารถวัดได้ด้วยเกณฑ์ที่กำหนดร่วมกัน ซึ่งพนักงานแต่ละคนจะมีเป้าหมายที่เหมือนหรือต่างกันก็ได้ แต่ควรจะต้องสอดคล้องไปกับเป้าหมายของทีมและบริษัท

ตัวอย่างรูปแบบของเป้าหมายที่มักพบเห็นได้บ่อยในองค์กรต่าง ๆ

– Job Description Goals : เป้าหมายตามหน้าที่, ขอบเขตหลัก และตำแหน่งของพนักงาน

– Project Goals : เป้าหมายที่ตั้งขึ้นตามแต่ละโปรเจค ซึ่งอาจเปลี่ยนไปในทุก ๆ ไตรมาส, ครึ่งปี หรือหนึ่งปี

– Behavioral Goals : เป้าหมายที่ตั้งขึ้นเกี่ยวกับพฤติกรรม หรือวิธีการที่จะทำให้เป้าหมายสำเร็จผล โดยส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่ต้องการความต่อเนื่องในระยะยาว เช่น การสร้างวัฒนธรรมในองค์กร เป็นต้น

– Stretch Goals : เป้าหมายที่ตั้งขึ้นเพื่อให้เกิดความท้าทายต่อตัวพนักงานเอง เป็นการขยายความรับผิดชอบ, เพิ่มเติมความรู้, ทักษะ และความชำนาญ ซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาบุคลากรภายในองค์กร

2. การวัดความคืบหน้าของการปฏิบัติงาน (Performance Monitoring)

เป็นการวัดความคืบหน้าและผลลัพธ์เป็นระยะ ๆ อย่างสม่ำเสมอหลังจากที่ตั้งเป้าหมายเรียบร้อยแล้ว ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญเป็นอย่างมากในการทบทวนถึงเป้าหมาย และวิธีการที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมในปัจจุบัน เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายในระยะยาว

ตัวอย่างหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับการวัดความคืบหน้าของการปฏิบัติงาน

– การให้ Feedback อย่างมีประสิทธิภาพและสม่ำเสมอ เพื่อให้พนักงานรู้ถึงสิ่งที่ทำได้ดี และสิ่งที่ยังสามารถพัฒนาขึ้นไปได้อีก รวมถึงความคาดหวังของหัวหน้างานว่า อยากให้พัฒนาไปอย่างไร

– การทำ Coaching กับพนักงาน หรือการทำ OJT (On-the-Job Training) เพื่อสอนงานในส่วนที่พนักงานยังมีประสบการณ์น้อย หรือยังทำได้ไม่ดีนัก

– การพิจารณาและทบทวนถึงความเป็นไปได้ของเป้าหมาย รวมถึงทรัพยากรที่ต้องใช้ในการดำเนินงานอย่างเหมาะสม

3. การทบทวนผลการปฏิบัติงาน (Performance Review)

เป็นการตรวจวัดผลลัพธ์ของเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด องค์กรอาจกำหนดความถี่ของการประชุม Performance Review หรือ Appraisal Meeting ทุก ๆ เดือน, ไตรมาส, ครึ่งปี หรือหนึ่งปี ตามแต่ความเหมาะสมของแต่ละธุรกิจ

ซึ่งนอกจากจะช่วยให้หัวหน้างานตรวจสอบประสิทธิภาพในการทำงาน และผลลัพธ์ของพนักงานแต่ละคนได้แล้ว ขั้นตอนนี้ยังสามารถสะท้อนจุดแข็งและจุดอ่อนของพนักงานแต่ละคน เพื่อวางแผนในการพัฒนาได้อย่างเหมาะสมอีกด้วย

ตัวอย่างหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับการทบทวนผลการปฏิบัติงาน

– การรับฟังอย่างเปิดใจ (Active Listening) เปิดโอกาสให้พนักงานพูดและอธิบายถึงผลลัพธ์ของเป้าหมาย รวมถึงสอบถามถึงอุปสรรคในระหว่างการปฏิบัติงาน

– การให้ Feedback อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงสิ่งที่หัวหน้างานสังเกตเห็นว่า เป็นจุดแข็งของพนักงาน และความคาดหวังอย่างละเอียด ถึงสิ่งที่อยากจะให้พนักงานพัฒนา หรือทำให้ดียิ่งขึ้น โดยอาจเสนอเป็นการฝึกอบรมถึงหัวข้อที่จำเป็นสำหรับการทำงานในอนาคต

– วางแผนถึงการพัฒนาและขจัดอุปสรรคให้ได้มากที่สุด โดยการตกลงร่วมกันถึงวิธีการในการปฏิบัติในอนาคตให้ดียิ่งขึ้น และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

ความแตกต่างระหว่าง Performance Measurement และ Performance Management คือ

การบริหารผลการปฏิบัติงาน หรือ Performance Management คือแนวคิดที่ค่อนข้างใหม่ในหมู่ HR และผู้บริหาร จึงมักเกิดคำถามขึ้นมาว่า Performance Measurement (การวัดผลการปฏิบัติงาน) ที่เป็นแนวคิดเดิมนั้น มีความแตกต่างจาก Performance Management (การบริหารผลการปฏิบัติงาน) อย่างไรกันแน่ เพื่อให้เห็นภาพได้ชัดเจนมากขึ้น จึงจะเทียบกันเป็นตาราง ดังนี้