กิจกรรม 5ส คืออะไร (เข้าใจง่ายๆ ใน 5 นาที)

กิจกรรม 5ส คืออีกหนึ่งกิจกรรมที่เราพบได้เห็นบ่อย ๆ ในองค์กรต่าง ๆ ในประเทศไทย เป็นหลักการคุ้นเคยที่ทุกองค์กรนำมาประยุกต์ใช้เป็นเรื่องปกติ ซึ่งเป็นกิจกรรมที่เป็นเครื่องมือสร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อยในองค์กร แต่ทว่า กิจกรรมเหล่านี้คืออะไร ทำไมมันถึงถูกนำมาปรับใช้ในองค์กรต่าง ๆ อย่างแพร่หลายแบบนี้กัน มาทำความเข้าใจไปด้วยกันเถอะ

กิจกรรม 5ส เครื่องในการจัดระเบียบองค์กรที่แพร่หลาย

5ส หรือ 5S คือเครื่องมือสร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อยภายในองค์กร และใช้พื้นที่ในองค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุดด้วยหลักตามแบบญี่ปุ่น ที่ประกอบไปด้วย 

1. สะสาง (Seiri / Sort)

เริ่มต้นแยกสิ่งที่ต้องการจัดระเบียบ โดยต้องชัดเจนระหว่าง “สิ่งที่จำเป็น” และ “สิ่งที่ไม่จำเป็น” หรือแยกสิ่งต่าง ๆ ให้อยู่เป็นหมวดหมู่ชัดเจนว่าเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหรือไม่

2. สะดวก (Seiton / Set in Order)

นำสิ่งที่สะสางมาจัดให้เป็นระเบียบ โดยคำนึงถึงกระบวนการใช้งานและความปลอดภัย

3. สะอาด (Seiso / Shine)

เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานให้น่ารื่นรมย์และน่าทำงาน ซึ่งสิ่งนี้มีผลอย่างมากต่อจิตใจพนักงานในความรู้สึกดีกับการทำงาน

4. สุขลักษณะ (Seiketsu / Standardize) 

ปรึกษาหารือว่าอะไรคือมาตรฐานสุขลักษณะที่พนักงานต้องการ เพื่อที่ว่า ทุกคนจะได้ปฏิบัติรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยตามมาตรฐานนั้น ๆ

5. สร้างนิสัย (Shitsuke / Sustain) 

นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากและยากที่สุด เพราะคำว่า “นิสัย” ไม่ได้ขึ้นเกิดแค่การทำเพียงครั้งเดียว แต่เกิดจากการหมั่นปฏิบัติซ้ำ ๆ เป็นประจำจนกลายเป็นเรื่องปกติ

โดยกิจกรรมนี้ มีวัตถุประสงค์หลัก ๆ เพื่อลดต้นทุน และการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานภายในองค์กรอย่างถ้วนหน้า ซึ่งสมัยก่อน นิยมใช้ในวงการอุตสาหกรรมกันเป็นหลัก ก่อนที่จะขยับขยายมาใช้ในทุกประเภทของธุรกิจ เพราะเป็นแนวทางที่เป็นระบบ เหมาะสำหรับการนำมาเพื่อปรับปรุงแก้ไขการทำงาน และรักษาสิ่งแวดล้อมในสถานที่ทำงานนั่นเอง

และยังมีคนเคยเปรียบเทียบอีกว่า กิจกรรมนี้​เปรียบเสมือนรากต้นไม้ที่เป็นพื้นฐานสำคัญ ของแนวคิดการพัฒนาองค์กรตามหลักการอื่น ๆ เช่น LEAN, ISO, TPM, QCC, Six Sigma, PDCA หรือ Kaizen ฯลฯ จึงกล่าวได้ว่า มันเป็นพื้นฐานของหลักการพัฒนาองค์กรทุกระบบก็ว่าได้

ฉะนั้นถ้าหากองค์กรมีรากฐานที่แข็งแรงแล้ว ก็จะสามารถเติบโตได้อย่างมั่นคงต่อไป

ประโยชน์ของกิจกรรม 5ส ที่เกิดขึ้นกับองค์กร

– พนักงานทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

– เกิดความร่วมมือร่วมใจภายในองค์กร

– พนักงานมีระเบียบวินัยมากขึ้น

– การปฎิบัติตามกฎระเบียบ และคู่มือการปฎิบัติงาน จะทำให้ความผิดพลาด และความเสี่ยงต่าง ๆ ลดน้อยลงไป

– มีจิตสำนึกของการปรับปรุงตัว ซึ่งจะนำไปสู่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน

– เป็นการยืดอายุการใช้งานของเครื่องจักร, อุปกรณ์ และเครื่องมือต่าง ๆ

– การไหลเวียนของวัสดุ และกระบวนการทำงานจะราบรื่นขึ้น

– พื้นที่ทำงานมีระเบียบและสะอาดตา สามารถสังเกตสิ่งผิดปกติต่าง ๆ ได้ง่าย

– ต้นทุนขององค์กรลดลง แต่ได้ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น

ขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรม 5ส ให้เห็นผล

การจะดำเนินกิจกรรมหรือโครงการใด ๆ ให้เห็นผล จำเป็นจะต้องมีขั้นตอนการดำเนินงานที่ชัดเจนและแน่นอน โดยสำหรับกิจกรรม 5ส นั้น จะมี 3 ขั้นตอน ดังนี้

– ขั้นเตรียมการ (Perparation)

เมื่อเริ่มต้นนำกิจกรรมมาใช้งาน สิ่งแรกที่จะต้องดำเนินการคือ การทำความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง และจัดเตรียมแผนการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ นำไปเสนอให้เห็นผลโดยรวม

– ขั้นเริ่มดำเนินการ (Kick off Project)

วางแผนจัดกิจกรรมให้ชัดเจนว่าจะทำสิ่งใดและเริ่มวันไหน โดยกิจกรรมนี้ มีความสำคัญและต้องเตรียมการอย่างละเอียดรอบคอบ รวมถึงมีการประชุมเตรียมการต่าง ๆ และแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน

– ขั้นตอนดำเนินการ (Implementation)

เมื่อเริ่มดำเนินการ ทุกพื้นที่จะต้องกำหนดแผนปฎิบัติการ และหัวข้อต่าง ๆ ที่ควรมีอยู่ในการดำเนินกิจกรรม เช่น รายละเอียดกิจกรรม, ระยะเวลาดำเนินการ, ผู้รับผิดชอบ และการรายงานความคืบหน้าต่าง ๆ เป็นต้น เพื่อให้กิจกรรมดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิผล

สาเหตุที่กิจกรรม 5ส ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายเป็นวงกว้าง

กิจกรรม 5ส ถือว่าเป็นเทคนิคที่ทุกคนสามารถเข้าใจแนวทางการปฏิบัติได้ง่าย และใช้งบประมาณที่ต่ำ โดยผู้ทำกิจกรรมก็จะได้เรียนรู้การทำงานเป็นทีม จากการที่ตัวกิจกรรมต้องปฏิบัติร่วมกันเป็นกลุ่มพื้นที่ ซึ่งสมาชิกในพื้นที่จะได้ร่วมกันวางแผน และลงมือปรับปรุงพื้นที่ปฏิบัติงานของตนเองให้เหมาสมกับพวกเขา และกลุ่มกิจกรรมนี้ยังช่วยเสริมสร้างทักษะการเป็นผู้นำให้แก่หัวหน้าพื้นที่อีกด้วย

จากการที่เห็นผลที่เป็นรูปธรรมนี้เอง พื้นที่ที่ได้รับการพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้น จะมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย และมีการจัดเก็บสิ่งของที่เป็นระเบียบมากขึ้น ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาของหรือเอกสาร ซึ่งการปรับปรุงที่เกิดขึ้นนั้น เป็นสิ่งที่มองเห็นได้และเป็นรูปธรรม ทั้งยังช่วยส่งเสริมการสร้างนิสัย และการมีวินัยในองค์กร

โดยการปฏิบัติกิจกรรมอย่างสม่ำเสมอ จนกลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวัน จะช่วยเสริมสร้างลักษณะนิสัยและความเป็นระเบียบวินัยให้แก่ผู้ปฏิบัติกิจกรรม สิ่งของในที่ทำงานมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย และจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ทำให้การทำงาน มีประสิทธิภาพสูงยิ่ง ๆ ขึ้นไปอีกนั่นเอง

อยากเพิ่มประสิทธิภาพ 5ส ต้องทำเช่นไรดีนะ ?

เพราะกิจกรรม 5ส ไม่ใช่แค่เรื่องของการทำความสะอาด แต่เป้าหมายที่แท้จริงของมันคือการเพิ่มศักยภาพของพื้นที่ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ในที่นี้จึงจะกล่าวถึงปัจจัยที่จะช่วยให้การประยุกต์ใช้กิจกรรมดังกล่าวให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น ได้แก่

– ความรับผิดชอบ

ทุกคนจะต้องเชื่อมั่นและทำตามหลักการนี้ด้วยใจจริง ไม่ใช่ว่าทำครั้งเดียวหรือทำไปเพราะคนอื่นสั่งให้ทำ ยิ่งถ้าหากร่วมมือร่วมใจกันทุกคนแล้วล่ะก็ การสร้างวินัยก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

– การแข่งขัน 

เป็นการเพิ่มความท้าทายและความตื่นเต้นแก่พนักงาน ทำให้หลาย ๆ องค์กรจึงมักมีการประกวดกิจกรรมนี้เป็นประจำทุกปี

หรืออย่างแอปพลิเคชันของ SAKID ที่มีฟีเจอร์ Health Challenge ที่นอกจากจะช่วยวิเคราะห์สุขภาพ, การกินอาหาร, การออกกำลังกายและความสุขส่วนบุคคลแล้ว ยังมีภารกิจสะกิดสุขภาพพร้อมเคล็ดลับรายบุคคล รวมไปถึงการแข่งขันกับเพื่อนในทีมด้วย ระบบสะกิดแก๊งอีกด้วย

– การปรับปรุง 

ความยั่งยืนจะเกิดขึ้นถ้าเราปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แนะนำว่าอาจใช้หลักการวงจร PDCA (Plan – Do – Check – Action) มาร่วมด้วยก็ได้ เพราะจะทำให้องค์เติบโตได้อย่างมั่นคงต่อไป

สรุป

กิจกรรม 5ส ถือเป็นอีกเครื่องมือดี ๆ ที่แพร่หลายเป็นอย่างมาก เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ที่ใช้พื้นที่ในองค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้เป็นอย่างดี ในการช่วยการจัดระเบียบขององค์กรของตน และนำไปสู่การสร้างวัฒนธรรมองค์กรได้อย่างง่าย ๆ จึงเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่น่าสนใจ ในการนำไปปรับใช้กับองค์กรที่ต้องการสร้างระบบระเบียบต่าง ๆ นั่นเอง