
กิจกรรม 5ส คืออะไร (เข้าใจง่ายๆ ใน 5 นาที)
- 28/10/22
กิจกรรม 5ส คืออีกหนึ่งกิจกรรมที่เราพบได้เห็นบ่อย ๆ ในองค์กรต่าง ๆ ในประเทศไทย เป็นหลักการคุ้นเคยที่ทุกองค์กรนำมาประยุกต์ใช้เป็นเรื่องปกติ ซึ่งเป็นกิจกรรมที่เป็นเครื่องมือสร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อยในองค์กร แต่ทว่า กิจกรรมเหล่านี้คืออะไร ทำไมมันถึงถูกนำมาปรับใช้ในองค์กรต่าง ๆ อย่างแพร่หลายแบบนี้กัน มาทำความเข้าใจไปด้วยกันเถอะ
กิจกรรม 5ส เครื่องในการจัดระเบียบองค์กรที่แพร่หลาย
5ส หรือ 5S คือเครื่องมือสร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อยภายในองค์กร และใช้พื้นที่ในองค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุดด้วยหลักตามแบบญี่ปุ่น ที่ประกอบไปด้วย
1. สะสาง (Seiri / Sort)
เริ่มต้นแยกสิ่งที่ต้องการจัดระเบียบ โดยต้องชัดเจนระหว่าง “สิ่งที่จำเป็น” และ “สิ่งที่ไม่จำเป็น” หรือแยกสิ่งต่าง ๆ ให้อยู่เป็นหมวดหมู่ชัดเจนว่าเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหรือไม่
2. สะดวก (Seiton / Set in Order)
นำสิ่งที่สะสางมาจัดให้เป็นระเบียบ โดยคำนึงถึงกระบวนการใช้งานและความปลอดภัย
3. สะอาด (Seiso / Shine)
เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานให้น่ารื่นรมย์และน่าทำงาน ซึ่งสิ่งนี้มีผลอย่างมากต่อจิตใจพนักงานในความรู้สึกดีกับการทำงาน
4. สุขลักษณะ (Seiketsu / Standardize)
ปรึกษาหารือว่าอะไรคือมาตรฐานสุขลักษณะที่พนักงานต้องการ เพื่อที่ว่า ทุกคนจะได้ปฏิบัติรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยตามมาตรฐานนั้น ๆ
5. สร้างนิสัย (Shitsuke / Sustain)
นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากและยากที่สุด เพราะคำว่า “นิสัย” ไม่ได้ขึ้นเกิดแค่การทำเพียงครั้งเดียว แต่เกิดจากการหมั่นปฏิบัติซ้ำ ๆ เป็นประจำจนกลายเป็นเรื่องปกติ
โดยกิจกรรมนี้ มีวัตถุประสงค์หลัก ๆ เพื่อลดต้นทุน และการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานภายในองค์กรอย่างถ้วนหน้า ซึ่งสมัยก่อน นิยมใช้ในวงการอุตสาหกรรมกันเป็นหลัก ก่อนที่จะขยับขยายมาใช้ในทุกประเภทของธุรกิจ เพราะเป็นแนวทางที่เป็นระบบ เหมาะสำหรับการนำมาเพื่อปรับปรุงแก้ไขการทำงาน และรักษาสิ่งแวดล้อมในสถานที่ทำงานนั่นเอง
และยังมีคนเคยเปรียบเทียบอีกว่า กิจกรรมนี้เปรียบเสมือนรากต้นไม้ที่เป็นพื้นฐานสำคัญ ของแนวคิดการพัฒนาองค์กรตามหลักการอื่น ๆ เช่น LEAN, ISO, TPM, QCC, Six Sigma, PDCA หรือ Kaizen ฯลฯ จึงกล่าวได้ว่า มันเป็นพื้นฐานของหลักการพัฒนาองค์กรทุกระบบก็ว่าได้
ฉะนั้นถ้าหากองค์กรมีรากฐานที่แข็งแรงแล้ว ก็จะสามารถเติบโตได้อย่างมั่นคงต่อไป
ประโยชน์ของกิจกรรม 5ส ที่เกิดขึ้นกับองค์กร
– พนักงานทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
– เกิดความร่วมมือร่วมใจภายในองค์กร
– พนักงานมีระเบียบวินัยมากขึ้น
– การปฎิบัติตามกฎระเบียบ และคู่มือการปฎิบัติงาน จะทำให้ความผิดพลาด และความเสี่ยงต่าง ๆ ลดน้อยลงไป
– มีจิตสำนึกของการปรับปรุงตัว ซึ่งจะนำไปสู่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน
– เป็นการยืดอายุการใช้งานของเครื่องจักร, อุปกรณ์ และเครื่องมือต่าง ๆ
– การไหลเวียนของวัสดุ และกระบวนการทำงานจะราบรื่นขึ้น
– พื้นที่ทำงานมีระเบียบและสะอาดตา สามารถสังเกตสิ่งผิดปกติต่าง ๆ ได้ง่าย
– ต้นทุนขององค์กรลดลง แต่ได้ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น
ขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรม 5ส ให้เห็นผล
การจะดำเนินกิจกรรมหรือโครงการใด ๆ ให้เห็นผล จำเป็นจะต้องมีขั้นตอนการดำเนินงานที่ชัดเจนและแน่นอน โดยสำหรับกิจกรรม 5ส นั้น จะมี 3 ขั้นตอน ดังนี้
– ขั้นเตรียมการ (Perparation)
เมื่อเริ่มต้นนำกิจกรรมมาใช้งาน สิ่งแรกที่จะต้องดำเนินการคือ การทำความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง และจัดเตรียมแผนการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ นำไปเสนอให้เห็นผลโดยรวม
– ขั้นเริ่มดำเนินการ (Kick off Project)
วางแผนจัดกิจกรรมให้ชัดเจนว่าจะทำสิ่งใดและเริ่มวันไหน โดยกิจกรรมนี้ มีความสำคัญและต้องเตรียมการอย่างละเอียดรอบคอบ รวมถึงมีการประชุมเตรียมการต่าง ๆ และแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน
– ขั้นตอนดำเนินการ (Implementation)
เมื่อเริ่มดำเนินการ ทุกพื้นที่จะต้องกำหนดแผนปฎิบัติการ และหัวข้อต่าง ๆ ที่ควรมีอยู่ในการดำเนินกิจกรรม เช่น รายละเอียดกิจกรรม, ระยะเวลาดำเนินการ, ผู้รับผิดชอบ และการรายงานความคืบหน้าต่าง ๆ เป็นต้น เพื่อให้กิจกรรมดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิผล
สาเหตุที่กิจกรรม 5ส ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายเป็นวงกว้าง
กิจกรรม 5ส ถือว่าเป็นเทคนิคที่ทุกคนสามารถเข้าใจแนวทางการปฏิบัติได้ง่าย และใช้งบประมาณที่ต่ำ โดยผู้ทำกิจกรรมก็จะได้เรียนรู้การทำงานเป็นทีม จากการที่ตัวกิจกรรมต้องปฏิบัติร่วมกันเป็นกลุ่มพื้นที่ ซึ่งสมาชิกในพื้นที่จะได้ร่วมกันวางแผน และลงมือปรับปรุงพื้นที่ปฏิบัติงานของตนเองให้เหมาสมกับพวกเขา และกลุ่มกิจกรรมนี้ยังช่วยเสริมสร้างทักษะการเป็นผู้นำให้แก่หัวหน้าพื้นที่อีกด้วย
จากการที่เห็นผลที่เป็นรูปธรรมนี้เอง พื้นที่ที่ได้รับการพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้น จะมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย และมีการจัดเก็บสิ่งของที่เป็นระเบียบมากขึ้น ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาของหรือเอกสาร ซึ่งการปรับปรุงที่เกิดขึ้นนั้น เป็นสิ่งที่มองเห็นได้และเป็นรูปธรรม ทั้งยังช่วยส่งเสริมการสร้างนิสัย และการมีวินัยในองค์กร
โดยการปฏิบัติกิจกรรมอย่างสม่ำเสมอ จนกลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวัน จะช่วยเสริมสร้างลักษณะนิสัยและความเป็นระเบียบวินัยให้แก่ผู้ปฏิบัติกิจกรรม สิ่งของในที่ทำงานมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย และจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ทำให้การทำงาน มีประสิทธิภาพสูงยิ่ง ๆ ขึ้นไปอีกนั่นเอง
อยากเพิ่มประสิทธิภาพ 5ส ต้องทำเช่นไรดีนะ ?
เพราะกิจกรรม 5ส ไม่ใช่แค่เรื่องของการทำความสะอาด แต่เป้าหมายที่แท้จริงของมันคือการเพิ่มศักยภาพของพื้นที่ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ในที่นี้จึงจะกล่าวถึงปัจจัยที่จะช่วยให้การประยุกต์ใช้กิจกรรมดังกล่าวให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น ได้แก่
– ความรับผิดชอบ
ทุกคนจะต้องเชื่อมั่นและทำตามหลักการนี้ด้วยใจจริง ไม่ใช่ว่าทำครั้งเดียวหรือทำไปเพราะคนอื่นสั่งให้ทำ ยิ่งถ้าหากร่วมมือร่วมใจกันทุกคนแล้วล่ะก็ การสร้างวินัยก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
– การแข่งขัน
เป็นการเพิ่มความท้าทายและความตื่นเต้นแก่พนักงาน ทำให้หลาย ๆ องค์กรจึงมักมีการประกวดกิจกรรมนี้เป็นประจำทุกปี
หรืออย่างแอปพลิเคชันของ SAKID ที่มีฟีเจอร์ Health Challenge ที่นอกจากจะช่วยวิเคราะห์สุขภาพ, การกินอาหาร, การออกกำลังกายและความสุขส่วนบุคคลแล้ว ยังมีภารกิจสะกิดสุขภาพพร้อมเคล็ดลับรายบุคคล รวมไปถึงการแข่งขันกับเพื่อนในทีมด้วย ระบบสะกิดแก๊งอีกด้วย
– การปรับปรุง
ความยั่งยืนจะเกิดขึ้นถ้าเราปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แนะนำว่าอาจใช้หลักการวงจร PDCA (Plan – Do – Check – Action) มาร่วมด้วยก็ได้ เพราะจะทำให้องค์เติบโตได้อย่างมั่นคงต่อไป
สรุป
กิจกรรม 5ส ถือเป็นอีกเครื่องมือดี ๆ ที่แพร่หลายเป็นอย่างมาก เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ที่ใช้พื้นที่ในองค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้เป็นอย่างดี ในการช่วยการจัดระเบียบขององค์กรของตน และนำไปสู่การสร้างวัฒนธรรมองค์กรได้อย่างง่าย ๆ จึงเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่น่าสนใจ ในการนำไปปรับใช้กับองค์กรที่ต้องการสร้างระบบระเบียบต่าง ๆ นั่นเอง
บทความที่น่าสนใจ

CSR กับ SAKID พนักงานได้ออกกำลังกายและช่วยเหลือสังคมได้ด้วย
การจัดกิจกรรมส่งเสริมสุขภาพให้กับพนักงานโดยการนำ CSR มารวมกันด้วย เป็นหนึ่งในไอเดียในการทำกิจกรรมส่งเสริมสุขภาพพนักงานในบริษัทและยังมีกิจกรรมในการทำสิ่งที่มีประโยชน์คืนสู่สังคมอีกด้วย เป็นกิจกรรมที่ได้ประโยชน์เป็นอย่างมากนอกจากสุขภาพพนักงานดีขึ้นด้วยกิจกรรมส่งเสริม Productivity และยังมีกิจกรรมที่มีประโยชน์ต่อสังคม

จัดการอย่างไรเมื่อเกิดความขัดแย้งในองค์กร
ที่ไหนมีคนอยู่ร่วมกัน ปัญหาความขัดแย้งย่อมเกิดขึ้นที่นั่น และยิ่งคนเยอะเท่าไหร่ ความขัดแย้งยิ่งมีความซับซ้อนหลายระดับ ทั้งแบบเก็บงำเป็นความไม่ชอบส่วนตัว จนถึงการแสดงความก้าวร้าวทางวาจา หรือรังแกอีกฝ่ายในแบบต่างๆ บางครั้งความขัดแย้งระหว่างบุคคลอาจขยายตัวมากขึ้นทำให้คนอื่นเข้ามามีส่วนร่วมจนเป็นเหตุให้คนในองค์กรต้องแบ่งพรรคแบ่งพวก สร้างบรรยากาศที่ไม่ไว้วางใจกัน และไม่เคารพซึ่งกันและกันในองค์กร เหตุการณ์ต่างๆ ยิ่งเลวร้ายลงเพราะหัวหน้างานอาจยังไม่ทราบเรื่อง

เข้าใจ “ออฟฟิศซินโดรม” พร้อมวิธีป้องกันเบื้องต้นที่ทุกคนควรรู้
ออฟฟิศซินโดรม คืออะไร อาการ สาเหตุและพฤติกรรมเสี่ยง วิธีปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและวิธีป้องกันออฟฟิศซินโดรมเบื้องต้น ที่คนทำงานและบริษัทต้องรู้

7 สัญญาณพนักงานไม่แฮปปี้ที่ไม่ควรมองข้าม
ความสุขในที่ทำงานเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพและความสำเร็จขององค์กร แต่เมื่อพนักงานเริ่มขาดรอยยิ้มในการทำงาน ผลกระทบด้านลบที่ตามมาอาจสร้างความเสียหายให้กับผลการดำเนินงานได้อย่างมหาศาล บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับ 7 สัญญาณอันตรายที่บ่งบอกถึงความไม่แฮปปี้ของพนักงานในองค์กร ซึ่งเป็นสัญญาณเตือนที่ไม่ควรมองข้าม พร้อมแนะนำวิธีการช่วยเหลือและจัดการกับปัญหาเหล่านี้ เพื่อส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปี่ยมไปด้วยความสุข และนำพาองค์กรสู่ความสำเร็จที่ยั่งยืน

SMART GOAL ตั้งเป้าหมายอย่างไร ให้สำเร็จ
รู้จักหลักการตั้งเป้าหมายแบบ SMART GOAL “ชัด วัดได้ ใกล้ ใช่ และมีละอ้างอิงเวลา”
เริ่มต้นเรื่องสุขภาพ หลายคนอาจมีเป้าหมายว่า อยากลดน้ำหนัก แต่ตั้งไว้แค่นั้น หากไม่ระบุรายละเอียดเพิ่มเติม ก็จะทำให้เป้าหมายมีโอกาสสำเร็จได้น้อยลงมาได้ ดังนั้น เราสามารถตั้งเป้าหมายโดยใช้หลัก SMART GOAL ได้นั่นเลย

WORKSHOP ONLINE กินเป็นลืมป่วย กับ นักกำหนดอาหาร
กิจกรรม “กินเป็นลืมป่วย”
เมื่อวันที่ 25 เมษายน 2566 SAKID ได้จัดกิจกรรม Workshop online “กินเป็นลืมป่วย” ให้กับบริษัทเอสพี อินเตอร์แมค โดยนักกำหนดอาหารวิชาชีพได้ให้ความรู้เรื่องการจัดเก็บอาหารและของสด การเลือกอาหารที่เสริมสร้างสุขภาพ ไม่ให้เจ็บป่วย