Productivity พื้นฐานของการพัฒนาองค์กรอย่างมีคุณภาพ

คำว่า “Productivity” ในช่วง 2-3 ปี ที่ผ่านมา ได้กลายเป็น “Buzzword” หรือคำที่มีคนพูดถึงจำนวนมากไปแล้ว โดยเฉพาะในช่วงล็อกดาวน์ (Lockdown) ป้องกันการแพร่ระบาดโควิด-19 ที่บริษัทต่าง ๆ ปรับรูปแบบมาเป็นการทำงานแบบ WFH: Work From Home และ Remote Working กันมากขึ้น 

การทำงานที่บ้านหรือ WFH มีข้อดีมากมาย แต่ก็มีข้อกังวลเรื่องของ Productivity ในการทำงาน เพราะการทำงานที่บ้านอาจมีปัจจัยต่าง ๆ ที่รบกวนการจดจ่อกับงานลงได้ ในช่วงนี้ จึงมักมีบทความที่ให้เกี่ยวกับการทำงานอย่างมีผลิตภาพให้กับเหล่าคนทำงาน จนกลายเป็นเหมือนว่า การทำงานแบบ Productive เป็นความรับผิดชอบของคนทำงานฝ่ายเดียว แต่ในความเป็นจริงแล้ว บริษัทหรือองค์กรก็มีส่วนสำคัญในการส่งเสริมการทำงานอย่างมีผลิตภาพได้เช่นกัน

บทความนี้ จะช่วยมาแจกแจงถึงความหมาย ปัจจัยต่าง ๆ ที่ส่งผลต่อ Producivity และแนวทางที่บริษัทหรือองค์กรสามารถช่วยให้พนักงานทำให้งานได้อย่างเต็มที่และมีผลิตภาพ

Productivity จริง ๆ แล้ว หมายถึงอะไร

Productivity แปลเป็นภาษาไทยว่า “ผลิตภาพ” หมายถึง ตัวชี้วัดความสำเร็จและในการบริหารและทำงานในระบบการผลิตของอุตสาหกรรม ซึ่งมีตัวชี้วัดที่วัดเป็นตัวเลขได้ชัดเจน เช่น จำนวนชิ้นที่ผลิตได้ต่อระยะเวลา แต่ในปัจจุบัน คำว่า “Productivity” ถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย หมายถึง ความสามารถในการทำงานให้ได้ผลลัพธ์คุ้มค่าหรือมากกว่าต้นทุนทั้งเวลา วัตถุดิบ และทรัพยากรบุคคลที่ใช้ 

ผลิตภาพ (Productivity) กับ ประสิทธิภาพ (Efficiency) ต่างกันยังไง

เมื่อกล่าวถึงคำว่า “Productivity” หรือ “ผลิตภาพ” ก็มีอีกคำหนึ่งที่ตามมาคู่กันที่อาจเกิดความเข้าใจสับสนหรือคลาดเคลื่อนได้ นั่นคือคำว่า “ประสิทธิภาพ” หรือ “Efficiency” 

ลองดูคำนิยามโดยคร่าว ๆ ของทั้งสองคำนี้ ในบริบทการทำงาน

1. Efficiency หรือ ประสิทธิภาพ หมายถึง ความสามารถในการผลิตหรือการทำงานที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่มีคุณภาพเกินความมาตรฐาน อาจหมายถึง ได้งานที่ถูกต้องเรียบร้อย สวยงาม มีความประณีตสูง สร้างผลลัพธ์โดดเด่น ใช้กล่าวถึง “คุณภาพ”

ยกตัวอย่างเช่น พนักงานชงกาแฟสามารถชงกาแฟขายได้โดยไม่ผิดพลาด กาแฟมีรสชาติดี ได้มาตรฐานเหมือนกันทั้งหมด เรียกว่า “ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ”

2. Productivity หรือ ผลิตภาพ หมายถึง ตัวชี้วัดหรือความสามารถในการผลิตหรือทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งนำปัจจัยต่าง ๆ เข้ามาคำนึงถึงด้วย เช่น ความเร็วในการผลิต/ทำงาน การลดต้นทุนการผลิต หรือทำแล้วได้ผลลัพธ์มากกว่ามาตรฐานหรือที่ควรจะได้ เป็นการวัดว่าใช้ต้นทุน (Input) ไปเท่านี้ สามารถสร้างผลลัพธ์ (Output) ออกมาได้มากแค่นั้น

ยกตัวอย่างเช่น พนักงานชงกาแฟหาวิธีปรับปรุงการทำงานและมีเครื่องชงกาแฟสำหรับ 2 แก้ว ที่สามารถชง 2 แก้วพร้อมกันได้ ทำให้สามารถชงกาแฟได้เร็วขึ้น ทำให้ชงกาแฟได้เร็วขึ้น 2 เท่า ด้วยเวลาเท่าเดิม 

หากพูดถึงเรื่อง การเพิ่ม Productivity จึงหมายถึง การใช้ต้นทุนหรือ Input เท่าเดิมหรือน้อยลง เพื่อสร้างผลลัพธ์หรือ Output ที่มากกว่าเดิมได้

ทำไมองค์กรต่าง ๆ  ถึงอยากเพิ่ม Productivity ในการทำงาน

การที่บริษัทหรือธุรกิจมี Productivity มากขึ้น นั่นหมายถึง ศักยภาพในการผลิตที่มากขึ้นซึ่งมาพร้อมกับกำไรที่มากขึ้นและต้นทุนที่ลดลง 

เมื่อบริษัทสามารถผลิตงานและส่งมอบงานให้กับตลาดหรือลูกค้าได้เร็วขึ้น มีเวลาเพิ่มขึ้นในการทำงานชิ้นต่อไป จึงไม่น่าแปลกใจว่า ทำไมบริษัทต่าง ๆ ถึง ต้องการให้พนักงานเพิ่ม Productivity ขึ้น

ทั้งนี้ การเพิ่มผลิตภาพในการทำงาน ไม่ใช่แค่เรื่องของพนักงานที่ต้องปรับปรุงวิธีการทำงานเท่านั้น แต่เป็นเรื่องที่องค์กรหรือบริษัทก็มีส่วนสำคัญในการสร้างสภาพแวดล้อม ออกแบบระบบการทำงาน การสร้างแรงจูงใจ และบทบาทอื่น ๆ ที่ช่วยทำให้คนทำงานสามารถทำงานได้อย่างเต็มที่และมีผลิตภาพ 

Productivity ที่มาจากการร่วมมือทั้งพนักงานและองค์กรจะช่วยผลักดันให้คนทำงานมีแรงจูงใจเชิงบวกในการทำงาน ส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ และช่วยให้พวกเขาได้พัฒนาทักษะความสามารถอีกด้วย การเพิ่มผลิตภาพในองค์กรในรูปแบบนี้จึงถือว่า เป็นการเพิ่ม Productivity ของจริง ที่ให้ประโยชน์ทั้งกับองค์กรและคนทำงาน

Employee Satisfaction และ Firm Performance

Productivity หรือผลิตภาพในการทำงานสอดคล้องกับเรื่องของความพึงพอใจของพนักงาน (Employee Satisfaction) อย่างมีนัยสำคัญ จากบทความวิชาการ Employee Well-being, Productivity, and Firm Performance: Evidence and Case Studies ที่เก็บข้อมูลและทำวิจัยกับพนักงานถึงกว่า 1,882,131 คน จากองค์กรต่าง ๆกว่า 73 ประเทศทั่วโลก ได้ข้อค้นพบว่า

บริษัทที่พนักงานมีความพึงพอใจสูงจะส่งผลดีต่อประสิทธิภาพของบริษัท (Firm Performance) ได้แก่ ความภักดีของลูกค้า (Customer Loyalty) ผลิตภาพการทำงาน (Employee Productivity) กำไร (Profitability) และอัตราการเปลี่ยนงาน (Staff Turnover)

โดยความพึงพอใจในงานวิจัยมาจากแบบสอบถามความคิดเห็นและความรู้สึก ครอบคลุมเรื่องของสุขภาวะของพนักงานทั้งกายและใจ (Employee Well-being) เป็นหลัก 

จากข้อค้นพบนี้ บริษัทหรือองค์กรที่ต้องการเพิ่ม Productivity ในการทำงาน จึงมองข้ามไม่ได้ว่า บริษัทมีบทบาทสำคัญในการส่งเสริมให้คนทำงานมีผลิตภาพการทำงานที่สูงขึ้น 

บริษัทที่ต้องการเพิ่ม Productivity จึงต้องใส่ใจกับความพึงพอใจในการทำงานของพวกเขา บริษัทอาจทำแบบสอบถามเรื่องความพึงพอใจและความรู้สึกในแต่ละวัน โดยเครื่องมือที่แนะนำ คือ การใช้ Employee Assistence Program หรือ Health Application ที่คอยสอบถามความรู้สึกในการมาทำงานแต่ละวัน เช่น SAKID Application เพื่อที่บริษัทจะได้รู้ความรู้สึกและสุขภาพของพนักงาน (ที่ส่งผลโดยตรงกับผลิตภาพการทำงาน) เพื่อนำคิดหาวิธีส่งเสริมความพึงพอใจและสุขภาวะที่ดีขึ้นให้กับคนทำงาน

4 ปัจจัยสำคัญที่เกี่ยวข้องกับ Employee Satisfaction และ Productivity 

ปัจจัยสำคัญทั้ง 4 ข้อนี้ คือ ปัจจัยที่ส่งผลต่อความพึงพอใจและผลิตภาพการทำงานของพนักงาน ซึ่งบริษัทและองค์กรสามารถปรับปรุงและส่งเสริมได้

1. สภาพแวดล้อมการทำงาน (Work Environment)

ตัวอย่างออฟฟิศของ Google ที่อัมสเตอร์ดัม, ประเทศเนเธอร์แลนด์

ที่มารูปภาพ archdaily.com

ลองนึกจินตนาการดูว่า หากต้องนั่งทำงานในห้องที่อากาศร้อน อากาศไม่ถ่ายเทปลอดโปร่ง มีข้าวของวางระเกะระกะ โต๊ะ-เก้าอี้ที่นั่งทำงานนั่งไม่สบาย บรรยากาศการทำงานมีเสียงโทรศัพท์ดังรบกวนตลอดเวลา สภาพแวดล้อมการทำงานแบบนี้ คงไม่เป็นผลดีต่อการจดจ่อทำงานแน่ บริษัทชั้นนำจึงให้ความสำคัญกับการออกแบบและตกแต่งออฟฟิศ

ยกตัวอย่างเช่น ออฟฟิศของ Google ที่ขึ้นชื่อเรื่องบรรยากาศการทำงานที่โดดเด่น มีความเป็นกันเอง ส่งเสริมการร่วมมือกันและความคิดสร้างสรรค์ ออฟฟิศจึงเต็มไปด้วยสีสันและองค์ประกอบต่าง ๆ ที่ดูสนุกสนาน

2. กระบวนการทำงาน (Processes)

กระบวนการทำงาน หมายถึงลำดับขั้นตอนในการทำงานงานหนึ่งให้สำเร็จลุล่วง หากวางแผนและลำดับความสำคัญของการทำงานชิ้นย่อย ๆ แต่ละชิ้นได้เป็นอย่างดี ก็จะช่วยลดระยะเวลาในการรอหรือความลังเลในการตัดสินใจลงมือทำ

บริษัทหรือองค์กรที่ต้องการมีผลิตภาพการทำงานที่สูงจึงมักหาทางปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดียิ่งขึ้นอยู่เสมอ ไม่ว่าจะหาและลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น จัดสรรทรัพยากรการทำงานใหม่ เช่น จ้างคนอื่นทำงาน (Outsourcing) ลำดับขั้นตอนใหม่ หรือการทำเทคโนโลยี เช่น Collaboration tools หรือ Productivity tools มาใช้เพื่อให้กระบวนการทำงานทั้งหมดสั้นที่สุดและงานสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว

3. สุขภาวะที่ดีของพนักงาน (Employee Wellness)

สุขภาวะของพนักงานส่งผลโดยตรงต่อความรู้สึกพึงพอใจและผลิตภาพการทำงาน โดยจากงานวิจัย Forrester’s Q3 2022  US Future of Work Survey  พบว่า บริษัทที่พนักงานมีสุขภาพกายและใจที่ดีกว่า มีความรู้สึกและทัศนคติที่ดีต่อการทำงานมากกว่า 2 ถึง 3 เท่า 

หากต้องการเพิ่ม Productivity และ Employee Satisfaction บริษัทจึงควรให้ความสำคัญกับการดูแลและส่งเสริมสุขภาพพนักงาน ไม่ว่าจะผ่านนโยบาย สวัสดิการ กิจกรรมส่งเสริมสุขภาพต่าง ๆ หรือใช้เครื่องมือ/แอปที่ช่วยส่งเสริมสุขภาพ

4. วัฒนธรรมการทำงาน (Work Culture)

วัฒนธรรมการทำงาน หมายถึง รูปแบบ ธรรมเนียมปฏิบัติ หรือสิ่งที่ตกลง/เข้าใจว่า อะไรควรทำ ไม่ควรทำ ซึ่งวัฒนธรรมการทำงานที่ดี (Positive Working Culture) เช่น การส่งเสริมการเรียนรู้ ลองผิดลองถูก วัฒนธรรมการเข้าอกเข้าใจ การส่งเสริมจิตสำนึกความเป็นเจ้าของ (Ownership) ฯลฯ ส่งผลสำคัญต่อทัศนคติและผลิตภาพการทำงานของพนักงาน

ถ้าอยากเพิ่ม Productivity ให้องค์กร ทำยังไงได้บ้าง?

1. ทบทวนกระบวนการทำงานและปรับปรุง 

ทบทวนกระบวนการทำงานว่ามีกระบวนการไหนที่ไม่จำเป็นและควรตัดออก ทบทวนระบบการส่งงาน-ตรวจงาน-ลำดับการอนุมัติ ว่าสามารถลดขั้นตอนไหนลงได้บ้าง ทบทวนลำดับการทำงานต่าง ๆ ว่า งานชิ้นไหนที่ควรทำเสร็จก่อนเพื่อให้งานทั้งโปรเจกต์ไหลลื่น หรือพิจารณาเลือกจ้างคนภายนอก/ผู้เชี่ยวชาญให้ทำงานให้ (Outsourcing) 

2. ปรับปรุงวัฒนธรรมการทำงาน 

ส่งเสริมวัฒนธรรมเชิงบวกในการทำงาน เช่น การชื่นชมความทุ่มเทพยายาม ส่งเสริมความเป็นทีม ส่งเสริมวัฒนธรรมการสื่อสารโดยตรง สร้างวัฒนธรรมการให้ฟีดแบกหรือข้อคิดเห็น ให้โอกาสคนทำงานได้ลองผิดลองถูก ฯลฯ 

3. ส่งเสริมจิตสำนึกความเป็นเจ้าของ (Ownership) 

การสร้างความรู้สึก “เป็นเจ้าข้าวเจ้าของ” จะช่วยให้พนักงานรู้สึกว่า สิ่งนี้คือผลงานของเขาที่ต้องรับผิดชอบ ช่วยให้พวกเขาอยากจะทำได้ดี ซึ่งการส่งเสริมความรู้สึกนี้ บริษัทสามารถช่วยส่งเสริมได้ผ่านการแบ่งปันเป้าหมาย วิสัยทัศน์ ให้อำนาจและอิสระในการทำงาน 

4. ปรับสภาพแวดล้อมการทำงาน 

จัดระเบียนสถานที่ทำงานให้ปลอดโปร่งผ่านหลักการ 5 ส. มีแสงสว่างเพียงพอ อากาศถ่ายเท ปรับอากาศให้ไม่ร้อนหรือหนาว มีมาตรการควบคุมการใช้เสียง รวมไปถึงการจัดที่นั่งทำงานให้ถูกหลักสรีรศาสตร์ โต๊ะทำงานได้ความสูงที่พอดี เลือกใช้เก้าอี้ Ergonomic

5. ส่งเสริมสุขภาพกายและใจ 

ส่งเสริมสุขภาพพนักงานด้วย SAKID
แอป Employee Assistance Program

บริษัทส่งเสริมให้พนักงานมีสุขภาพกายและใจที่ดี ผ่านนโยบายของบริษัท การออกแบบสวัสดิการพนักงานที่ส่งเสริมสุขภาพ เช่น สิทธิตรวจสุขภาพประจำปี มีประกันสุขภาพ ออกแบบกิจกรรมส่งเสริมสุขภาพภายในองค์กร หรือสวัสดิการที่ช่วยให้พนักงานดูแลตัวเองได้ดีขึ้นอย่าง SAKID แอปส่งเสริมสุขภาพให้กับพนักงานที่คอย “สะกิด” ให้พนักงานหันมาดูแลใส่ใจสุขภาพ พร้อมกับมีนักจิตวิทยา นักควบคุมอาหาร และนักวิทยาศาสตร์การกีฬา ที่พนักงานสามารถทักไปขอคำแนะนำส่วนตัวได้อีกด้วย (ดูฟีเจอร์ทั้งหมดของ SAKID)

6. เทรนนิ่งและการฝึกอบรม เสริมความรู้การทำงาน

การเพิ่มทักษะให้กับคนทำงานเป็นอีกวิธีที่ช่วยเพิ่ม Productivity ในการทำงานได้ บริษัทสามารถส่งเสริมให้พัฒนาทักษะความสามารถได้ผ่านการจัดการอบรวมหรือเทรนนิ่งเพื่อเพิ่มความรู้ความสามารถให้ดียิ่งขึ้น รวมไปถึง การมีงบประมาณอบรม (Training Budget) สำหรับให้พวกเขาไปลงทุนเรียนรู้และพัฒนาทักษะที่พวกเขาสนใจ เมื่อคนทำงานได้เทคนิคหรือวิธีการทำงานที่ดียิ่งขึ้น ก็ย่อมนำมาซึ่งผลิตภาพการทำงานที่สูงขึ้น

7. นำเทคโนโลยีเข้ามาช่วย

วางแผนและมอบหมายงานผ่าน Productivity Tool อย่าง Asana

พิจารณาเลือกโปรแกรม เครื่องมือ หรือซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้สามารถทำงานได้คล่องตัวหรือไหลลื่นยิ่งขึ้น ยกตัวอย่างเช่น เครื่องมือสำหรับการสื่อสารอย่าง Slack แทนการใช้ LINE เพราะสามารถส่งและเก็บไฟล์ในระบบได้ตลอด ใช้โปรแกรมวางแผนงานหรือ Productivity Tools อย่าง Asana วางแผนและมอบหมายงานได้สะดวกและชัดเจน หรือเลือกใช้โปรแกรมส่งงานที่สามารถคอมเมนต์หรือส่งให้รีวิวแบบเรียลไทม์ได้ 

สรุป 

การเพิ่ม Productivity ไม่ใช่แค่เรื่องของพนักงานที่ต้องขวนขวายพัฒนาศักยภาพการทำงานของตัวเองเท่านั้น แต่เป็นสิ่งที่บริษัท/องค์กรสามารถเอง ก็มีบทบาทสำคัญในการช่วยให้สิ่งนี้เกิดขึ้น 

อย่างไรก็ตาม การมุ่งเพิ่มผลิตภาพการทำงานของบริษัท อาจเป็นผลเสียต่อการทำงานได้ หากไม่ระวังให้ดี ไม่ว่าจะเป็นการกดดันให้ทำงานให้เสร็จรวดเร็วหรือหนักเกินกว่าปกติ การใช้ระบบการวัดผลลัพธ์ การตั้งเป้าหมายที่สูงเกินความจำเป็นเพื่อผลักดันพนักงาน ฯลฯ สิ่งเหล่านี้อาจส่งลบต่อความพึงพอใจและความภาคภูมิใจในภายหลัง 

วิธีที่ดีกว่าคือ การส่งเสริมผลิตภาพผ่านการสร้างวัฒนธรรมองค์กร การจัดสภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยให้ทำงานได้อย่างเต็มที่ และการดูแลสุขภาพกายและใจของพนักงานให้มีพลังเต็มเปี่ยมในการทำงาน ซึ่งบริษัทสามารถเริ่มต้นดูแลสุขภาวะอย่างรอบด้านทั้ง อาหาร การออกกำลังกาย อารมณ์ และสังคม ให้พวกเขาได้ ผ่านนวัตกรรมการดูแลสุขภาพ SAKID ที่คอยช่วยสอบถามความรู้สึกและส่งเสริมสุขภาพให้กับพนักงาน เป็นการส่งเสริม Productivity ผ่านการที่บริษัทใส่ใจดูแลคนทำงาน