จัดประชุมอย่างไรให้ดีต่อกายใจ
- 24/11/23
พ.อ. หญิง พญ. สิรกานต์ เตชะวณิช
โรงพยาบาลพระมงกุฎเกล้า
ช่วงวัยทำงาน คือ ช่วงอายุ 18-59 ปี คิดเป็นช่วงเวลาประมาณ 40 ปี ซึ่งกินเวลากว่าครึ่งหนึ่งของอายุขัย ซึ่งเป็นเวลานานพอที่พฤติกรรมสุขภาพในช่วงอายุนี้จะส่งผลต่อสุขภาพในภาพรวมเมื่อเข้าสู่วัยสูงอายุ
วัยทำงานถือว่าเป็นช่วงวัยที่มีอัตราตายจากโรคไม่ติดต่อเรื้อรัง (non-communicable diseases, NCDs) สูงที่สุด และยังเป็นวัยที่มีความเครียดสูงที่สุดเมื่อเทียบกับวัยอื่น และกิจกรรมที่เกิดขึ้นเป็นประจำในคนทำงานทุกระดับ คือ การประชุม โดยข้อมูลจาก HREX.asia พบว่าคนวัยทำงานส่วนใหญ่ใช้เวลาร้อยละ 40 ของชั่วโมงทำงานไปกับการประชุม และถ้าคิดเป็นรายปีจะพบว่าคนวัยทำงานใช้เวลาในการประชุมไปถึงปีละ 75 ชั่วโมง
การนั่งประชุมต่อเนื่องเป็นเวลานานถือเป็นพฤติกรรมเนือยนิ่ง ส่งเสริมให้เกิดโรค NCDs การสร้างวัฒนธรรมการประชุมที่มีองค์ประกอบการประชุมที่่ส่งเสริมสุขภาพย่อมมีส่วนส่งเสริมวิถีชีวิตที่ดีต่อสุขภาพในสถานที่ทำงาน ช่วยให้คนวัยทำงานมีสุขภาพกายและสุขภาพจิตที่ดี อีกทั้งยังได้ผลลัพธ์การประชุมที่มีประสิทธิภาพ
ลักษณะการประชุมแบ่งได้กี่ประเภท
การประชุม คือ การสื่อสารระหว่างบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมนั้น มาร่วมปรึกษาหารือ หรือร่วมกันคิดอย่างมีวัตถุประสงค์ มีระเบียบวิธี และเป็นไปตามเวลาที่กําหนดการประชุมสามารถแบ่งตามวัตถุประสงค์การประชุมเป็น 4 ประเภทใหญ่ ได้แก่
1.การประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ
2.การประชุมเพื่อขอความคิดเห็น
3.การประชุมเพื่อหาข้อตกลงร่วมกัน
4.การประชุมเพื่อหาข้อยุติหรือเพื่อแก้ปัญหา
ซึ่งอาจเป็นได้ทั้งการประชุมภายในหรือระหว่างองค์กร การประชุมขนาดเล็กหรือการประชุมขนาดใหญ่ และมีการใช้ระยะเวลาในการประชุมที่แตกต่างกัน การประชุมแต่ละครั้งนั้นต้องกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน เพื่อให้การประชุมเกิดประสิทธิภาพสูงสุดและได้ผลลัพธ์ที่ชัดเจน รวมทั้งทีมงานที่จัดประชุมจะได้จัดเตรียมองค์ประกอบอื่นๆ ของการประชุมที่เอื้อต่อวัตถุประสงค์ของการประชุม เช่น กำหนดการ (agenda), กลุ่มผู้ร่วมประชุม, ระยะเวลาประชุม, บุคคลหรือทีมที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการประชุม (facilitator), สิ่งแวดล้อมในการประชุม เป็นต้น
จัดการประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
ข้อมูลจาก HREX.asia พบว่าประมาณครึ่งหนึ่งของพนักงานในองค์กรรู้สึกว่าการประชุมส่วนใหญ่ไม่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ร้อยละ 90 ของพนักงานยอมรับว่าคิดเรื่องอื่นๆ ในขณะที่ประชุม ขณะที่ร้อยละ 73 ของพนักงานทำงานอื่นไปด้วยขณะประชุม และร้อยละ 25 ของพนักงานพบว่ามีการพูดคุยในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม ซึ่งทั้งหมดนี้ส่งผลให้การประชุมยืดเยื้อ เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมไม่ให้ความสนใจ ผลลัพธ์การประชุมไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง และไม่คุ้มค่ากับเวลาที่สูญเสียไปในการประชุม
การประชุมให้มีประสิทธิภาพนั้นต้องอาศัยปัจจัยที่เกี่ยวข้องหลายปัจจัย แนวทางการปรับปรุงการประชุมให้มีสิทธิภาพเพิ่มขึ้นมีดังนี้
1.ไม่จัดประชุมบ่อยเกินความจำเป็น ลดความซ้ำซ้อนของการประชุมต่างๆ ไม่เช่นนั้นอาจทำให้เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้นด้วย
2.กำหนดวัตถุประสงค์การประชุมที่ชัดเจน ซึ่งเป็นเหมือนเข็มทิศนำทางการประชุม
3.มีการนัดประชุมล่วงหน้า กำหนดกรอบเวลาการประชุมที่ไม่นานเกินไป และวาระการประชุมที่ชัดเจน
4.เริ่มและเลิกประชุมตามกำหนดเวลา หากการประชุมต่อเนื่องนานกว่า 1 ชั่วโมงควรมีการพักเบรค
5.กำหนดผู้เข้าร่วมประชุมที่เกี่ยวข้องจริงๆ
6.แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้าถึงหัวข้อหรือคำถามที่ต้องมีการแสดงความคิดเห็นระหว่างการประชุม และทำให้แน่ใจว่าเข้าร่วมประชุมทุกคนได้รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับการประชุม และข้อมูลที่ต้องเตรียมล่วงหน้า
7.เลือกเทคนิคและเทคโนโลยีให้เหมาะสมกับการประชุม
8.สร้างพื้นที่ปลอดภัยสำหรับทุกคน เพื่อให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น
9.มีการสรุปการประชุมทุกครั้ง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน
รับมืออย่างไรกับมนุษย์การประชุมแต่ละประเภท
ผู้เข้าร่วมประชุมอาจมีบุคลิกหลายรูปแบบ เช่น บางคนชอบฟังเงียบๆ บางคนชอบแสดงความคิดเห็นในทุกสถานการณ์ บางคนมักคล้อยตามความคิดของผู้อื่น เป็นต้น ตัวอย่างแนวทางที่ทำให้เรารับมือกับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละประเภท เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมมีดังนี้
1.หากผู้เข้าร่วมประชุม ไม่ได้รู้จักกันเป็นอย่างดีมาก่อน ก่อนเริ่มประชุมควรมีการละลายพฤติกรรมก่อนเริ่มการประชุม เช่น การชักชวนพูดคุยเรื่องอื่น การทำกิจกรรมเล็กๆน้อยๆ เพื่อไม่ให้การประชุมตึงเครียดเกินไป และสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลาย
2.สร้างพื้นที่ปลอดภัยให้ทุกคน เปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วมในแสดงความคิดเห็นอย่างจริงใจ หลีกเลี่ยงการตำหนิกันต่อหน้าที่ประชุม เพื่อให้ทุกคนรู้สึกปลอดภัยและกล้าแสดงความเห็น
3.กำหนดผู้ที่ทำหน้าที่เป็น Facilitator ซึ่งจะช่วยอำนวยความสะดวกในการประชุม นำสู่วาระ ตั้งคำถามและกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมซึ่งอาจมีบุคลิกแตกต่างกัน มีส่วนร่วมในการประชุม ช่วยกำหนดจังหวะ และอารมณ์ร่วมของที่ประชุม และช่วยสรุปและทบทวนสิ่งที่ที่ประชุมเสนอออกมา ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นอาจเป็นประธาน เลขานุการที่ประชุม หรือเป็นผู้ที่รับผิดชอบจัดการประชุมก็ได้
ประชุมอย่างไรให้ดีต่อสุขภาพกายใจ
องค์ประกอบที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพดี มักทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีสุขภาพจิตที่ดีไปด้วย เช่น การตรงต่อเวลา การหยุดพักเบรกเมื่อมีระยะเวลาประชุมต่อเนื่องกันเป็นเวลานาน
ปัจจุบันมีองค์กรด้านสุขภาพมากมายทั้งระดับโลกและระดับภูมิภาคให้ความสำคัญกับการส่งเสริมสุขภาพในองค์กร องค์กรอนามัยโลกและองค์กรอื่นๆ ที่สนับสนุนการประชุมที่ส่งเสริมสุขภาพแนะนำ องค์ประกอบ 6 ด้านในการจัดประชุมที่ดีต่อสุขภาพกายและสุขภาพใจ ดังนี้
1.สถานที่ประชุมปลอดบุหรี่
2.สถานที่ประชุมปลอดเครื่องดื่มแอลกอฮอล์
3.มีการส่งเสริมกิจกรรมทางกายและลดพฤติกรรมเนือยนิ่งในระหว่างการประชุม เช่น อาจมีบริการโต๊ะยืนประชุม มีกิจกรรม exercise break ที่หลากหลายประมาณ 10 นาที ก่อนและคั่นระหว่างการประชุม เป็นต้น
4.จัดอาหารว่างและเครื่องดื่มที่ดีต่อสุขภาพบริการระหว่างการประชุม กล่าวคือ จัดอาหารว่างที่ดีต่อสุขภาพและพลังงานต่ำ เช่น ผลไม้ นมและผลิตภัณฑ์จากนมไขมันต่ำ น้ำเปล่า หรือเครื่องดื่มพลังงานต่ำ เป็นต้น เพื่อลดความเสี่ยงต่อการเกิดภาวะน้ำหนักเกินและโรคอ้วน จากการกินอาหารพลังงานสูงร่วมกับการมีพฤติกรรมเนือยนิ่ง ทั้งนี้ในการประชุมที่ใช้เวลาไม่นาน อาจไม่จำเป็นต้องเสิร์ฟอาหารว่าง
5.ส่งเสริมสุขภาพจิตที่ดีระหว่างการประชุม เช่น การตรงต่อเวลา การสร้างบรรยากาศให้มีการเสนอความคิดเห็นได้อย่างปลอดภัย การจัดมุมพักผ่อน เพื่อผ่อนคลายขณะพักเบรก เป็นต้น
6.ส่งเสริมความยั่งยืนและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม เช่น เลือกการจัดประชุมออนไลน์ เพื่อลดมลพิษจากการเดินทาง ลดเอกสารการประชุมที่เป็นกระดาษโดยเลือกใช้แบบอิเล็กทรอนิกส์แทน การจัดอาหารให้พอดีกับผู้เข้าร่วมประชุม ไม่เหลือทิ้งเป็นขยะ ใช้อุปกรณ์ที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ในการประชุมครั้งต่อไปได้ เป็นต้น
การจัดประชุมให้ผู้ร่วมประชุมอยากเข้ามามีส่วนร่วม จัดได้ไม่ยาก เพียงวางแผนหัวข้อการประชุม และรูปแบบให้มีประสิทธิภาพ และอย่าลืมมองเรื่องสุขภาวะกายและใจด้วย เพื่อให้เป็นการประชุม healthy meeting ซึ่งเป็น 1 ใน 6 ของ Healthy Organization ที่จะช่วยส่งเสริมสุขภาพของพนักงาน แต่หากไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร ปรึกษา SAKID ได้ เพราะเรามีทั้งบริการ Healthy snack box, Healthy canteen และ Healthy tournament ด้วยนวัตกรรม SAKID application
แหล่งอ้างอิง
-ประชุมสำคัญอย่างไร ? ควรประชุมบ่อยแค่ไหน. Available form: https://th.hrnote.asia/tips/the-importance-of-meeting-01312022/
-Techsauce Knowledge Sharing Platform. 15 วิธีที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ. [Internet]. 2023. Available form:https://techsauce.co/culture-transformation/how-to-make-effective-meeting-with-15-rules
-National Alliance for Nutrition and Activity. Healthy Meeting Toolkit. [Internet]. Available from:
https://www.cspinet.org/sites/default/files/attachment/Final%20Healthy%20Meeting%20Toolkit.pdf.
-Thailand Convention and Exhibition Bureau (TCEB). แนวทางปฏิบัติเบื้องต้นสำหรับการจัดงานอย่างยั่งยืน [Internet]. 2018. Available from: https://rfs.businesseventsthailand.com/criteria/domestic-conventions.aspx.
-World Health Organization. Planning healthy and sustainable meetings: a practical guide. 3rd edition [Internet]. [cited 2023 Aug 1]. Available from: https://apps.who.int/iris/bitstream/handle/10665/344739/WHO-EURO-2021-3190-42948-60005-eng.pdf?sequence=1&isAllowed=y.
-World Health Organization. Regional Office for South-East Asia. (2021). Decisions – RC74. World Health Organization. Regional Office for South-East Asia. Available from: https://apps.who.int/iris/handle/10665/345273
-กลุ่มส่งเสริมโภชนาการวัยทำงานและผู้สูงอายุสำนักโภชนาการ กรมอนามัย กระทรวงสาธารณสุข. ประชุมได้ผล คนได้สุขภาพ. ปทุมธานี: มินนี่ กรุ๊ป; 2566. ISBN 978-616-11-5023-5.
บทความที่น่าสนใจ
บูธประชาสัมพันธ์แอพสะกิด ที่การไฟฟ้านครหลวง เขตบางนา
บูธประชาสัมพันธ์แอพสะกิด ที่การไฟฟ้านครหลวง เขตบางนา
เมื่อวันที่ 23 มิถุนายน 2566 Sakid ได้ออกบูธประชาสัมพันธ์แอพสะกิดให้กับการไฟฟ้านครหลวง เขตบางนา ในกิจกรรม Fun for Fit เพื่อแนะนำการเข้าร่วมโครงการ “MEA เบิร์นเกินร้อย” เปิดศึกการแข่งกันระหว่างทีมเพิ่มการเผาผลาญแคลอรี ด้วยการส่งภารกิจสุขภาพผ่านแอพสะกิด และลุ้นรับของรางวัลในแต่ละเดือน
การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในโลก VUCA สำคัญอย่างไร? แนะนำวิธีวางแผนเบื้องต้น
วางแผนพัฒนาทรัพยการมนุษย์อย่างไรให้ได้ผลในโลกของ VUCA ที่ผันผวนและไม่แน่นอน ผ่านการทำความเข้าใจและให้เทคนิคที่เอาไปใช้ต่อได้ไม่ยาก นั่นก็คือ…
Ergonomics คืออะไร รู้จักกับการยศาสตร์เพื่อสุขภาพที่ดีในการทำงาน
ออฟฟิศไหนกำลังประสบปัญหาปวดหลังกันทั้งออฟฟิศโปรดมาทางนี้! ชวนมาทำความรู้จัก Ergonomics หรือ การยศาสตร์ ศาสตร์แห่งการทำงานที่ช่วยให้พนักงานมีสุขภาพดีด้วย…
องค์กรแห่งความสุข ฉบับคนทำงาน: 10 เคล็ดลับสร้างสถานที่ทำงานแห่งความสุข
คุณเคยสงสัยไหมว่าทำไมบางองค์กรถึงประสบความสำเร็จอย่างสูง ในขณะที่บางองค์กรกลับล้มเหลว คำตอบอยู่ที่ความสุขของพนักงาน งานวิจัยมากมายชี้ให้เห็นว่าพนักงานที่มีความสุขนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นสำหรับองค์กร ไม่ว่าจะเป็นผลผลิตที่เพิ่มขึ้น ความคิดสร้างสรรค์ที่มากขึ้น อัตราการลาออกที่ลดลง และการให้บริการลูกค้าที่ดีขึ้น
การดูแลพนักงานเจนใหม่ Gen Z ด้วยแนวทางจิตวิทยา
ในยุคปัจจุบัน พนักงานกลุ่ม Gen Z และ Millennials กลายเป็นกำลังสำคัญขององค์กรทั่วโลก ด้วยความที่ทั้งสองกลุ่มเติบโตมาในยุคที่เทคโนโลยีและการเปลี่ยนแปลงทางสังคมมีบทบาทสำคัญ พวกเขามีมุมมองต่อชีวิต การทำงาน และความสำเร็จที่แตกต่างจากคนรุ่นก่อน การจัดการคนกลุ่มนี้จึงจำเป็นต้องเข้าใจจิตวิทยาและพฤติกรรมเฉพาะตัวของพวกเขา เพื่อสร้างความผูกพันและดึงศักยภาพออกมาให้ได้มากที่สุด
8 ทริคดื่มน้ำให้ครบ 8 แก้ว
การดื่มน้ำเป็นสิ่งที่หลายคนมักมองข้าม ทั้งๆ ที่น้ำคือหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ทำให้ร่างกายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะร่างกายของเราประกอบด้วยน้ำถึง 60% การดื่มน้ำให้เพียงพอในแต่ละวันไม่เพียงแค่ช่วยให้ทำงานของระบบต่างๆ ในร่างกาย เช่น สมอง หัวใจ และกล้ามเนื้อ ทำงานได้อย่างปกติ แต่ยังช่วยให้เรารู้สึกสดชื่น ผิวฉ่ำ ปากชุ่มชื้นตลอดทั้งวัน ในทางกลับกัน หากเราดื่มน้ำน้อยเกินไป อาจส่งผลให้ท้องผูก ปวดหัว สมองทำงานช้าลง เหนื่อยล้า โฟกัสกับการทำงานได้ลดลง ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง
