จัดประชุมอย่างไรให้ดีต่อกายใจ
- 24/11/23
พ.อ. หญิง พญ. สิรกานต์ เตชะวณิช
โรงพยาบาลพระมงกุฎเกล้า
ช่วงวัยทำงาน คือ ช่วงอายุ 18-59 ปี คิดเป็นช่วงเวลาประมาณ 40 ปี ซึ่งกินเวลากว่าครึ่งหนึ่งของอายุขัย ซึ่งเป็นเวลานานพอที่พฤติกรรมสุขภาพในช่วงอายุนี้จะส่งผลต่อสุขภาพในภาพรวมเมื่อเข้าสู่วัยสูงอายุ
วัยทำงานถือว่าเป็นช่วงวัยที่มีอัตราตายจากโรคไม่ติดต่อเรื้อรัง (non-communicable diseases, NCDs) สูงที่สุด และยังเป็นวัยที่มีความเครียดสูงที่สุดเมื่อเทียบกับวัยอื่น และกิจกรรมที่เกิดขึ้นเป็นประจำในคนทำงานทุกระดับ คือ การประชุม โดยข้อมูลจาก HREX.asia พบว่าคนวัยทำงานส่วนใหญ่ใช้เวลาร้อยละ 40 ของชั่วโมงทำงานไปกับการประชุม และถ้าคิดเป็นรายปีจะพบว่าคนวัยทำงานใช้เวลาในการประชุมไปถึงปีละ 75 ชั่วโมง
การนั่งประชุมต่อเนื่องเป็นเวลานานถือเป็นพฤติกรรมเนือยนิ่ง ส่งเสริมให้เกิดโรค NCDs การสร้างวัฒนธรรมการประชุมที่มีองค์ประกอบการประชุมที่่ส่งเสริมสุขภาพย่อมมีส่วนส่งเสริมวิถีชีวิตที่ดีต่อสุขภาพในสถานที่ทำงาน ช่วยให้คนวัยทำงานมีสุขภาพกายและสุขภาพจิตที่ดี อีกทั้งยังได้ผลลัพธ์การประชุมที่มีประสิทธิภาพ
ลักษณะการประชุมแบ่งได้กี่ประเภท
การประชุม คือ การสื่อสารระหว่างบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมนั้น มาร่วมปรึกษาหารือ หรือร่วมกันคิดอย่างมีวัตถุประสงค์ มีระเบียบวิธี และเป็นไปตามเวลาที่กําหนดการประชุมสามารถแบ่งตามวัตถุประสงค์การประชุมเป็น 4 ประเภทใหญ่ ได้แก่
1.การประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ
2.การประชุมเพื่อขอความคิดเห็น
3.การประชุมเพื่อหาข้อตกลงร่วมกัน
4.การประชุมเพื่อหาข้อยุติหรือเพื่อแก้ปัญหา
ซึ่งอาจเป็นได้ทั้งการประชุมภายในหรือระหว่างองค์กร การประชุมขนาดเล็กหรือการประชุมขนาดใหญ่ และมีการใช้ระยะเวลาในการประชุมที่แตกต่างกัน การประชุมแต่ละครั้งนั้นต้องกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน เพื่อให้การประชุมเกิดประสิทธิภาพสูงสุดและได้ผลลัพธ์ที่ชัดเจน รวมทั้งทีมงานที่จัดประชุมจะได้จัดเตรียมองค์ประกอบอื่นๆ ของการประชุมที่เอื้อต่อวัตถุประสงค์ของการประชุม เช่น กำหนดการ (agenda), กลุ่มผู้ร่วมประชุม, ระยะเวลาประชุม, บุคคลหรือทีมที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการประชุม (facilitator), สิ่งแวดล้อมในการประชุม เป็นต้น
จัดการประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
ข้อมูลจาก HREX.asia พบว่าประมาณครึ่งหนึ่งของพนักงานในองค์กรรู้สึกว่าการประชุมส่วนใหญ่ไม่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ร้อยละ 90 ของพนักงานยอมรับว่าคิดเรื่องอื่นๆ ในขณะที่ประชุม ขณะที่ร้อยละ 73 ของพนักงานทำงานอื่นไปด้วยขณะประชุม และร้อยละ 25 ของพนักงานพบว่ามีการพูดคุยในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม ซึ่งทั้งหมดนี้ส่งผลให้การประชุมยืดเยื้อ เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมไม่ให้ความสนใจ ผลลัพธ์การประชุมไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง และไม่คุ้มค่ากับเวลาที่สูญเสียไปในการประชุม
การประชุมให้มีประสิทธิภาพนั้นต้องอาศัยปัจจัยที่เกี่ยวข้องหลายปัจจัย แนวทางการปรับปรุงการประชุมให้มีสิทธิภาพเพิ่มขึ้นมีดังนี้
1.ไม่จัดประชุมบ่อยเกินความจำเป็น ลดความซ้ำซ้อนของการประชุมต่างๆ ไม่เช่นนั้นอาจทำให้เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้นด้วย
2.กำหนดวัตถุประสงค์การประชุมที่ชัดเจน ซึ่งเป็นเหมือนเข็มทิศนำทางการประชุม
3.มีการนัดประชุมล่วงหน้า กำหนดกรอบเวลาการประชุมที่ไม่นานเกินไป และวาระการประชุมที่ชัดเจน
4.เริ่มและเลิกประชุมตามกำหนดเวลา หากการประชุมต่อเนื่องนานกว่า 1 ชั่วโมงควรมีการพักเบรค
5.กำหนดผู้เข้าร่วมประชุมที่เกี่ยวข้องจริงๆ
6.แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้าถึงหัวข้อหรือคำถามที่ต้องมีการแสดงความคิดเห็นระหว่างการประชุม และทำให้แน่ใจว่าเข้าร่วมประชุมทุกคนได้รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับการประชุม และข้อมูลที่ต้องเตรียมล่วงหน้า
7.เลือกเทคนิคและเทคโนโลยีให้เหมาะสมกับการประชุม
8.สร้างพื้นที่ปลอดภัยสำหรับทุกคน เพื่อให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น
9.มีการสรุปการประชุมทุกครั้ง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน
รับมืออย่างไรกับมนุษย์การประชุมแต่ละประเภท
ผู้เข้าร่วมประชุมอาจมีบุคลิกหลายรูปแบบ เช่น บางคนชอบฟังเงียบๆ บางคนชอบแสดงความคิดเห็นในทุกสถานการณ์ บางคนมักคล้อยตามความคิดของผู้อื่น เป็นต้น ตัวอย่างแนวทางที่ทำให้เรารับมือกับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละประเภท เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมมีดังนี้
1.หากผู้เข้าร่วมประชุม ไม่ได้รู้จักกันเป็นอย่างดีมาก่อน ก่อนเริ่มประชุมควรมีการละลายพฤติกรรมก่อนเริ่มการประชุม เช่น การชักชวนพูดคุยเรื่องอื่น การทำกิจกรรมเล็กๆน้อยๆ เพื่อไม่ให้การประชุมตึงเครียดเกินไป และสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลาย
2.สร้างพื้นที่ปลอดภัยให้ทุกคน เปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วมในแสดงความคิดเห็นอย่างจริงใจ หลีกเลี่ยงการตำหนิกันต่อหน้าที่ประชุม เพื่อให้ทุกคนรู้สึกปลอดภัยและกล้าแสดงความเห็น
3.กำหนดผู้ที่ทำหน้าที่เป็น Facilitator ซึ่งจะช่วยอำนวยความสะดวกในการประชุม นำสู่วาระ ตั้งคำถามและกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมซึ่งอาจมีบุคลิกแตกต่างกัน มีส่วนร่วมในการประชุม ช่วยกำหนดจังหวะ และอารมณ์ร่วมของที่ประชุม และช่วยสรุปและทบทวนสิ่งที่ที่ประชุมเสนอออกมา ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นอาจเป็นประธาน เลขานุการที่ประชุม หรือเป็นผู้ที่รับผิดชอบจัดการประชุมก็ได้
ประชุมอย่างไรให้ดีต่อสุขภาพกายใจ
องค์ประกอบที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพดี มักทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีสุขภาพจิตที่ดีไปด้วย เช่น การตรงต่อเวลา การหยุดพักเบรกเมื่อมีระยะเวลาประชุมต่อเนื่องกันเป็นเวลานาน
ปัจจุบันมีองค์กรด้านสุขภาพมากมายทั้งระดับโลกและระดับภูมิภาคให้ความสำคัญกับการส่งเสริมสุขภาพในองค์กร องค์กรอนามัยโลกและองค์กรอื่นๆ ที่สนับสนุนการประชุมที่ส่งเสริมสุขภาพแนะนำ องค์ประกอบ 6 ด้านในการจัดประชุมที่ดีต่อสุขภาพกายและสุขภาพใจ ดังนี้
1.สถานที่ประชุมปลอดบุหรี่
2.สถานที่ประชุมปลอดเครื่องดื่มแอลกอฮอล์
3.มีการส่งเสริมกิจกรรมทางกายและลดพฤติกรรมเนือยนิ่งในระหว่างการประชุม เช่น อาจมีบริการโต๊ะยืนประชุม มีกิจกรรม exercise break ที่หลากหลายประมาณ 10 นาที ก่อนและคั่นระหว่างการประชุม เป็นต้น
4.จัดอาหารว่างและเครื่องดื่มที่ดีต่อสุขภาพบริการระหว่างการประชุม กล่าวคือ จัดอาหารว่างที่ดีต่อสุขภาพและพลังงานต่ำ เช่น ผลไม้ นมและผลิตภัณฑ์จากนมไขมันต่ำ น้ำเปล่า หรือเครื่องดื่มพลังงานต่ำ เป็นต้น เพื่อลดความเสี่ยงต่อการเกิดภาวะน้ำหนักเกินและโรคอ้วน จากการกินอาหารพลังงานสูงร่วมกับการมีพฤติกรรมเนือยนิ่ง ทั้งนี้ในการประชุมที่ใช้เวลาไม่นาน อาจไม่จำเป็นต้องเสิร์ฟอาหารว่าง
5.ส่งเสริมสุขภาพจิตที่ดีระหว่างการประชุม เช่น การตรงต่อเวลา การสร้างบรรยากาศให้มีการเสนอความคิดเห็นได้อย่างปลอดภัย การจัดมุมพักผ่อน เพื่อผ่อนคลายขณะพักเบรก เป็นต้น
6.ส่งเสริมความยั่งยืนและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม เช่น เลือกการจัดประชุมออนไลน์ เพื่อลดมลพิษจากการเดินทาง ลดเอกสารการประชุมที่เป็นกระดาษโดยเลือกใช้แบบอิเล็กทรอนิกส์แทน การจัดอาหารให้พอดีกับผู้เข้าร่วมประชุม ไม่เหลือทิ้งเป็นขยะ ใช้อุปกรณ์ที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ในการประชุมครั้งต่อไปได้ เป็นต้น
การจัดประชุมให้ผู้ร่วมประชุมอยากเข้ามามีส่วนร่วม จัดได้ไม่ยาก เพียงวางแผนหัวข้อการประชุม และรูปแบบให้มีประสิทธิภาพ และอย่าลืมมองเรื่องสุขภาวะกายและใจด้วย เพื่อให้เป็นการประชุม healthy meeting ซึ่งเป็น 1 ใน 6 ของ Healthy Organization ที่จะช่วยส่งเสริมสุขภาพของพนักงาน แต่หากไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร ปรึกษา SAKID ได้ เพราะเรามีทั้งบริการ Healthy snack box, Healthy canteen และ Healthy tournament ด้วยนวัตกรรม SAKID application
แหล่งอ้างอิง
-ประชุมสำคัญอย่างไร ? ควรประชุมบ่อยแค่ไหน. Available form: https://th.hrnote.asia/tips/the-importance-of-meeting-01312022/
-Techsauce Knowledge Sharing Platform. 15 วิธีที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ. [Internet]. 2023. Available form:https://techsauce.co/culture-transformation/how-to-make-effective-meeting-with-15-rules
-National Alliance for Nutrition and Activity. Healthy Meeting Toolkit. [Internet]. Available from:
https://www.cspinet.org/sites/default/files/attachment/Final%20Healthy%20Meeting%20Toolkit.pdf.
-Thailand Convention and Exhibition Bureau (TCEB). แนวทางปฏิบัติเบื้องต้นสำหรับการจัดงานอย่างยั่งยืน [Internet]. 2018. Available from: https://rfs.businesseventsthailand.com/criteria/domestic-conventions.aspx.
-World Health Organization. Planning healthy and sustainable meetings: a practical guide. 3rd edition [Internet]. [cited 2023 Aug 1]. Available from: https://apps.who.int/iris/bitstream/handle/10665/344739/WHO-EURO-2021-3190-42948-60005-eng.pdf?sequence=1&isAllowed=y.
-World Health Organization. Regional Office for South-East Asia. (2021). Decisions – RC74. World Health Organization. Regional Office for South-East Asia. Available from: https://apps.who.int/iris/handle/10665/345273
-กลุ่มส่งเสริมโภชนาการวัยทำงานและผู้สูงอายุสำนักโภชนาการ กรมอนามัย กระทรวงสาธารณสุข. ประชุมได้ผล คนได้สุขภาพ. ปทุมธานี: มินนี่ กรุ๊ป; 2566. ISBN 978-616-11-5023-5.
บทความที่น่าสนใจ
สัญญาณเตือนพนักงานเสี่ยง คาโรชิซินโดรม โรคเสียชีวิตจากงานหนัก
คาโรชิซินโดรม (Karoshi Syndrome) หรือ โรคเสียชีวิตจากงานหนัก มีจุดเริ่มต้นในประเทศญี่ปุ่นตั้งแต่ทศวรรษ 1970 เมื่อมีพนักงานเสียชีวิตกะทันหันจากโรคหัวใจและหลอดเลือดที่สัมพันธ์กับการทำงานหนักเกินไป องค์การอนามัยโลก (WHO) ได้ระบุว่า “การทำงานเกิน 55 ชั่วโมงต่อสัปดาห์” เพิ่มความเสี่ยงต่อโรคหัวใจและหลอดเลือดสมองถึง 35% เมื่อเทียบกับผู้ที่ทำงานในชั่วโมงมาตรฐาน
สวัสดิการพนักงาน สายเฮลตี้ พนักงานสุขภาพดีมีอะไรบ้าง
ในยุคที่ “สุขภาพ” กลายเป็นหัวใจของชีวิตการทำงาน การให้ สวัสดิการพนักงาน (Employee Benefits) ที่ตอบโจทย์เพียงแค่เงินเดือนหรือโบนัสอาจไม่เพียงพออีกต่อไป องค์กรยุคใหม่จึงเริ่มหันมาพัฒนา “สวัสดิการสายเฮลตี้ (Healthy Employee Benefits)” เพื่อดูแลสุขภาพทั้งกายและใจของพนักงานอย่างรอบด้าน สวัสดิการลักษณะนี้ไม่ได้เป็นเพียง “ของแถม” แต่คือกลยุทธ์สำคัญในการสร้าง องค์กรสุขภาพดี (Healthy Organization) ที่มีพนักงานสุขภาพดี มีแรงบันดาลใจ
WORKSHOP เริ่มต้นสุขภาพดี กับ SAKID
กิจกรรม Workshop “คลาสโยคะ”
ตั้งแต่วันที่ 20 กรกฎาคม 2566 – 21 กันยายน 2566 SAKID ได้จัดกิจกรรม Workshop “คลาสโยคะ ” กันทุกสัปดาห์เป็นสวัสดิการที่เสริมสร้างร่างกายให้แข้งแรง โดยนักวิทยาศาสตร์การกีฬามาเป็นครูสอนโยคะที่จะพาพนักงานบริษัท ROCHE มายืดเหยียดร่างกายให้ผ่อนคลายเมื่อยจากการนั่งทำงานและเสริมสร้างกล้ามเนื้อให้มีความยืดหยุ่นอีกด้วย
Workshop Stress and work life balance
วันที่ 25 มิถุนายน 2568 SAKID ได้จัดกิจกรรมWorkshop stress and work life balance ที่บริษัท ภิรัชออฟฟิศ แอท เอ็มควอเทียร์ โดยนักจจิตวิทยามาร่วมพูคุยและให้ความรู้ เพื่อให้พนักงานรู้ว่าตัวเองตอนนี้กำลังเผชิญกับความเครียดอยู่หรือไม่ เคล็ดลับการจัดการความเครียดและการสื่อสารต่อเพื่อนร่วมงานและพัฒนาทักษะการสื่อสารเพื่อปฏิสัมพันธ์ที่ดียิ่งขึ้นกับลูกค้า เทคนิคการจัดการความเครียดเรื่องการจัดการภาระงาน
Health Activity จัดแบบไหนได้บ้าง?
ในช่วงต้นปีแบบนี้ หลายบริษัทอาจกำลังมองหากิจกรรมที่ทำร่วมกับพนักงาน ซึ่งกิจกรรมก็เป็นได้หลากหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ขององค์กร หรือความต้องการพนักงาน ไม่ว่าจะเป็น กิจกรรมเสริมสร้างความสัมพันธ์ในองค์กร กิจกรรม CSR เพื่อสังคม กิจกรรมด้านอบรมเพิ่มศักยภาพพนักงาน หรือแม้แต่กิจกรรมที่ช่วยดูแลสุขภาพ หรือ happy workplace ให้แก่พนักงาน ซึ่งขอแนะนำตัวอย่างการจัดกิจกรรมด้าน Health ไว้เป็นไอเดียไปจัดกิจกรรม
Workshop สายออฟฟิศ
Workshop สายพนักงานออฟฟิศ ที่นั่งทำงานหน้าคอมนานๆ ไม่ลุกไปไหนย่อมมีผลต่อสุขภาพแน่นอน การเสริมความรู้ด้านสุขภาพจากผู้เชี่ยวชาญเป็นกลุ่มเป็นสิ่งที่จำเป็นแก่พนักงานเพื่อที่จะได้มีสุขภาพแข็งแรง
