Work from Home เทรนด์การทำงานยุคใหม่ที่ทุกบริษัทต้องรู้

ปัจจุบันเรื่องของการ Work form Home ถือเป็นรูปแบบการทำงานที่หลาย ๆ องค์กรและที่ทำงานยอมรับ เป็นความปกติใหม่ ตั้งแต่ตอนที่โลกประสบกับวิกฤตการณ์แพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ทำให้ต้องมีการล็อกดาวน์ (Lockdown) 

และเมื่อผ่านพ้นวิกฤตไปแล้ว พฤติกรรมของคนทำงานก็เปลี่ยน และลาย ๆ องค์กรก็เริ่มชินกับรูปแบบการทำงานแบบ Work From Home มากขึ้น รวมไปถึงมีการทำสำรวจแล้วพบว่า การ WFH ยังช่วยให้คนทำงานมี Productivity เพิ่มขึ้นถึง 14% อีกด้วย

จึงไม่น่าแปลกใจว่า ทำไมการ WFH ถึงเป็นเทรนด์ที่มาแรงสุด ๆ ในกลุ่มบริษัทรุ่นใหม่และสตาร์ตอัป และทุกบริษัทเองก็ไม่ควรมองข้ามเช่นกัน

Work From Home คืออะไร

Work From Home หรือ WFH  คือ รูปแบบการทำงานจากที่บ้าน ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศหรือสถานที่ทำงาน แต่ใช้เทคโนโลยีในการเชื่อมต่อคนทำงานเข้าด้วยกัน ทั้งเครื่องมือสื่อสาร ระบบอินเทอร์เน็ต และการส่งไฟล์และงานเข้าไว้ในระบบคลาวด์ 

รูปแบบการทำงานแบบ Work From Home เริ่มเป็นเทรนด์และถูกใช้อย่างจริงจังไปทั่วโลก เมื่อปี 2020 เมื่อโลกประสบกับวิกฤตการณ์โควิด-19 ทำให้แต่ละประเทศต้องออกมาตรการล้อกดาวน์ (Lockdown) ขอความร่วมมือไม่ให้ออกจากที่อยู่อาศัย ซึ่งรวมการออกไปทำงานข้างนอกบ้านด้วย ด้วยความจำเป็นในข้อนี้ จึงทำให้บริษัทต้องมีมาตรการ WFH ให้คนทำงานจากที่บ้านได้ และใช้เทคโนโลยีเข้ามาเชื่อมต่อการทำงานด้วยกัน เช่น Zoom, Google Meet, Slack, Drop Box, Asana ฯลฯ

ตัวอย่างเครื่องมือยอดนิยมที่ใช้ในการทำงานแบบ Work From Home

ที่มารูปภาพ blog.businesswire.com

และจากการที่คนทำงาน ทำงานในรูปแบบ WFH กันมาแรมปี ทำให้เกิดความเคยชินกับรูปแบบการทำงานที่ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ ไม่ว่าจะทำงานที่ไหน พวกเขาก็สามารถทำงานได้ขอเพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต จนเกิดกระแส “Remote Working” และ “Work from Anywhere” ขึ้น 

คนรุ่นใหม่ให้ความสำคัญกับการใช้ชีวิตมากขึ้น และเริ่มมองหาที่ทำงานที่ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ เพื่อพวกเขาจะได้ใช้ชีวิตและไปอยู่ในที่ที่ตนชื่นชอบ มองหาสถานที่ทำงานที่ให้ความสำคัญกับ “ผลสำเร็จ” ของงาน มากกว่าการชั่วโมงการทำงานที่เคร่งครัดอย่างแต่ก่อน 

ข้อดี-ข้อเสียของการ Work From Home

ข้อดีของการ WFH

– ลดเวลาเดินทาง ช่วยพนักงานประหยัดค่าเดินทาง

– พนักงานมีความสุขมากขึ้น มีเวลาส่วนตัวมากขึ้น

– บางคนจดจ่อกับงานได้มากขึ้น Productivity เพิ่มขึ้นถึง 14%

– อัตราการลาป่วยลดลง โดยเฉพาะสุขภาพที่ไม่พร้อมสำหรับการเดินทาง

– การลาออกลดลง เพราะพนักงานมีความสุขในการทำงานมากขึ้น มีเวลามากขึ้น

– บริษัทสามารถจ้างคนเก่ง ๆ จากที่ไหนก็ได้ หากวางนโยบาย Work From Home อย่างชัดเจน

ข้อเสียของการ WFH

– คนทำงานอาจเจอกับสิ่งรบกวน สถานที่การทำงานที่บ้านไม่พร้อม

– ความเครียดและการทำงานที่มากเกินไป เพราะเส้นแบ่งงาน-ชีวิตหายไป

– Productivity ของบริษัทอาจลดลง หากวางระบบหรือนโยบายการทำงานได้ไม่ดี ซึ่งอาจมาจากสถานที่และบรรยากาศการทำงานที่บ้านไม่เอื้ออำนวย เช่น คนที่บ้านเรียก การแชร์พื้นที่ทำกิจกรรมอื่น ๆ ของคนในครอบครัว การรบกวนจากลูก ฯลฯ

Work from Home บริษัทควรจัดยังไงให้ ‘เวิร์ก’ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การ Work From Home ก็มีทั้งข้อดีและข้อเสียต่าง ๆ แต่สำหรับข้อเสียแล้ว บริษัทหรือองค์กรสามารถวางมาตรการ วางระบบการทำงานแบบ Remote Working เพื่อลดอุปสรรคและสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีได้ 

เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลงไป จากที่บริษัทมีพนักงานนั่งอยู่ในออฟฟิศด้วยกัน การจะเรียกประชุม การติดตามงาน การปรึกษา จากที่ทำได้ง่าย ๆ เมื่อเป็นการ WFH สิ่งเหล่านี้ ที่เคยทำก็ต้องเปลี่ยนรูปแบบไป ปฏิเสธไม่ได้ว่า บริษัทและคนในทีมอาจเกิดความไม่ไว้วางใจการทำงาน เกิดอุปสรรคในการสื่อสาร และการติดตามงาน

เมื่อบริษัทต้องการทำ WFH จึงควรตกลงและวางนโยบายบริษัทให้เอื้อกับการทำงานแบบ WFH ด้วย

1. มีแผนงานและกระจายภาระงานให้ชัดเจน

การ Work From Home เราไม่สามารถทวงถามหรือติดตามงานกันได้ด้วยการเดินไปหาเหมือนการทำงานที่ออฟฟิศ หรือเมื่อมีงานอะไรที่หัวหน้าต้องการมอบหมายแล้วสามารถเดินไปพูดคุยได้ทันที ดังนั้น ในช่วง Work Form Home งานทุกชิ้นควรมีแผนงานที่ชัดเจน อธิบายความรับผิดชอบตั้งแต่ต้น

บริษัทควรจัดประชุมแผนงานอย่างสม่ำเสมอและก่อนการมอบหมายงานทุกครั้ง เช่น การประชุมแผนงานประจำสัปดาห์ ประจำเดือน หรือการทำ Check-in เพื่ออัปเดตงานกัน 

ตัวอย่าง Kanban Board ของ Asana ที่ใช้ติดตามความเคลื่อนไหวของงาน

ที่มารูปภาพ asana.com

นอกจากนี้ ควรมีตารางแผนงานและไทม์ไลน์ของงานอย่างชัดเจน หรือใช้เครื่องมือจัดการงาน (Productivity Tool) เช่น Asana, Trello, Google Sheet, Monday, Click-up ฯลฯ ในการมอบหมายงาน ติดตามงาน และกำหนดวันส่งงาน (Due Date) ที่ชัดเจน เห็นตรงกัน

2. การประชุมและเครื่องมือที่ใช้

ทำข้อตกลงในการประชุมและการนัดหมายประชุม เช่น ควรนัดก่อนการประชุมกี่วัน แจ้งผ่านช่องทางไหน กำหนดเครื่องมือที่ใช้ในการประชุม เช่น Zoom, LINE, Discort, Google Meet ฯลฯ นอกจากนี้ ในทุก ๆ การประชุม โดยเฉพาะการประชุมออนไลน์ ควรจะทำสรุปรายงานการประชุมหรือ Minutes of Meeting ทุกครั้ง โดยสรุปประเด็นที่พูดคุย สิ่งที่ตกลง สิ่งที่ต้องดำเนินการ ใครรับผิดชอบอะไร

3. กำหนดวิธีการสื่อสารและเครื่องมือ

เรื่องของการสื่อสารในช่วง Work Form Home เป็นเรื่องสำคัญมาก ๆ เพราะเราไม่สามารถเดินไปพูดคุยกันได้ตลอดเวลาเหมือนตอนนั่งทำงานด้วยกันในออฟฟิศ

บริษัทหรือทีมงานควรตกลงร่วมกันว่า จะใช้เครื่องมืออะไรในการสื่อสารบ้าง เช่น Slack, LINE, อีเมล, โทรศัพท์ ฯลฯ โดยกำหนดว่าเรื่องไหน ด่วนไม่ด่วน ควรใช้เครื่องมืออะไรในการสื่อสาร ยกตัวอย่างเช่น ส่งงานหรือมอบหมายงานให้ใช้อีเมล พูดคุยทั่วไปให้ใช้ Slack หรือ LINE Group เรื่องด่วนให้ใช้โทรศัพท์

และนอกจากเรื่องของเครื่องมือแล้ว ควรกำหนดเวลาในการติดต่อสื่อสาร หรือพูดคุยเรื่องงาน เพื่อรักษาเส้นแบ่งระหว่างการงานและชีวิต เช่น ทุกคนต้องพร้อมสื่อสาร หรือตอบแชทในช่วง 9.00 น. – 18.00 น. ไม่ทักหรือคุยเรื่องงานหลัง 19.00 น.

4. กำหนดตำแหน่งและลำดับการส่งงาน รีวิว และอนุมัติ

อีกเรื่องที่อาจเป็นปัญหาในการ Work From Home หากไม่ได้ตกลงกันไว้ก่อน นั่นคือ กระบวนการในการอนุมัติและลำดับการส่ง-รีวิวงาน 

ควรตกลงกันให้เข้าใจตรงกันว่า งานไหนควรส่งใคร ใครที่มีอำนาจในการตัดสินใจ เรื่องไหนควรปรึกษาใคร ซึ่งเครื่องมืออย่าง RACI Chart อาจช่วยได้ ด้วยการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ (Role & Responsibility) ให้ชัดเจน เรื่องใดใครต้องรับรู้บ้าง เรื่องไหนต้องปรึกษาใคร 

ตัวอย่าง RACI Chart ในการแบ่งบทบาทและความรับผิดชอบ

https://www.teamgantt.com/blog/raci-chart-definition-tips-and-example

นอกจากนี้ ควรกำหนดเครื่องมือสำหรับใช้ส่งงานและรีวิวผลงานเพื่อความสะดวกในการคอมเมนต์ เช่น Google Doc สำหรับคอมเมนต์งานเอกสาร บทความ ฯลฯ 

5. การสร้างความสัมพันธ์ในองค์กรและอื่น ๆ

นอกจากเรื่องของการทำงานที่ถือเป็นความท้าทายในการ Work From Home แล้ว ยังมีเรื่องของ Teamwork ความเป็นหนึ่งเดียวขององค์กร หรือการมีส่วนร่วมของพนักงานงาน การทำงานจากคนละที่หรือไม่ค่อยได้เจอกัน ทำให้การสร้างสัมพันธ์ระหว่างทีมงานและการสร้างทีมเป็นเรื่องยากขึ้น 

ตัวอย่างการสร้างออฟฟิศเสมือนบน Gather 

บริษัทจะต้องคำนึงว่า จะทำอย่างไรให้พนักงานไม่รู้สึกขาด Connection กัน ไม่รู้สึกโดดเดี่ยวในการทำงาน บริษัทอาจจัดกิจกรรมออนไลน์ร่วมกันตามวาระโอกาสหรือการสร้างห้องพูดคุย อย่าง Gather หรือ Discort ขึ้น หรือมีการเข้าไปเข้าร่วมกิจกรรมในโลกเสมือน เช่น เล่นเกม Animal Crossing ด้วยกัน 

รวมไปถึง เรื่องสำคัญอื่น ๆ อย่างเช่น เรื่องการจัดการเอกสารที่จำเป็นจะต้องมีการเซ็น จะสามารถทำอย่างไรได้บ้าง การส่งเอกสารฉบับจริง หรือเรื่องของสวัสดิการพนักงานที่บริษัทควรจะมีให้ แม้จะพนักงานจะไม่ได้มาทำงานที่ออฟฟิศก็ตาม เช่น การมีโปรแกรมช่วยเหลือพนักงาน (EAP) อย่าง SAKID, การมอบ Gift Voucher แทนสวัสดิการที่ได้ในออฟฟิศ​ ช่วยสร้างกำลังใจ, เงินสนับสนุนค่าไฟฟ้าและอินเทอร์เน็ต ฯลฯ  

Work From Home เวิร์กแบบไหนให้สุขภาพกาย-ใจยังดี

ปฏิเสธไม่ได้ว่า ในมุมด้านกลับของ Work From Home  ก็ทำให้เส้นแบ่งเวลาระหว่างชีวิตและการทำงานเลือนราง ส่งผลต่อสุขภาพใจเป็นพิเศษ ทำให้เกิดอาการหมดไฟหรือ Burnout ได้ง่าย ซึ่งเรื่องนี้ ต้องจัดการร่วมกันจาก 2 ฝ่าย ทั้งบริษัทและคนทำงาน 

– นโยบายหรือสวัสดิการแบบไหนที่บริษัทควรมีในช่วง WFH ควรอำนวยความสะดวกเรื่องเครื่องมือและโปรแกรมช่วยทำงาน มีอุปกรณ์ให้ รวมไปถึงอินเทอร์เน็ต เพื่อให้ทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ มีสวัสดิการด้านสุขภาพที่ช่วยดูแลเรื่องจิตใจ เช่น Health Program หรือ Employee Assistance Program ยกตัวอย่างเช่น แอปพลิเคชัน SAKID ที่มีฟีเจอร์ติดตามความรู้สึกและใช้พูดคุยปรึกษานักจิตวิทยาได้

– คนทำงานจะ ‘เวิร์ก’ ยังไงให้ชีวิตไม่เสียสมดุล สร้างบรรยากาศทำงาน จัดที่ทำงาน เปิดเพลง วางแผนการทำงานและจัดตารางเวลาทำงานให้ชัดเจน ขีดเส้นแบ่งระหว่างพื้นที่และเวลาทำงานกับพื้นที่และเวลาส่วนตัว ต้องมีเวลาพัก ควรตั้งเวลาพัก ยืดเส้นยืดสาย หรือลุกเดิน

สรุป

Work From Home จะไม่ใช่แค่เพียงเทรนด์รูปแบบการทำงานเท่านั้น แต่จะกลายเป็นความปกติใหม่ เป็นรูปแบบการทำงานหรือสวัสดิการบริษัทที่พนักงานมองหา ซึ่งการ WFH ในมุมของบริษัทก็มีทั้งข้อดีและข้อเสีย หรือมีอุปสรรคต่าง ๆ ในการนำนโยบายนี้มาใช้ แต่หากบริษัทวางระบบการทำงานให้ดี ก็สามารถทำให้การทำงานแบบ Work From Home หรือ Remote Working เป็นการทำงานที่มีประสิทธิภาพเหมือนหรือเหนือกว่าการทำงานในออฟฟิศได้เช่นกัน